浅论优抚对象的民政档案管理与利用

文/渠县光荣院 陈东

自1956年我国优抚制度确立以来，优抚对象人数不断增加。优抚对象的管理工作也受到各级民政部门的高度重视。优抚对象民政档案管理是管理工作中的重要环节。因此，加强优抚对象的民政档案管理和利用是值得探讨的课题。

一、优抚对象的民政档案管理

（一）不断完善档案管理制度。要想实现档案管理的效率，首先必须具备完善的优抚档案管理制度来规范日常行为。因此，坚持与时俱进，建立动态的档案管理机制，将民政中的优抚对象纳入统一的管理和审核，确保制度到位、精准识别，定期了解优抚对象的生活状况，适当的时候做好精准退出工作。所以，各民政部门要积极改变自身的管理模式，促进档案管理系统化、规范化发展。

（二）实现电子档案和纸质档案有机结合。通过信息化建设，将优抚档案纳入电子系统，但是日常管理中必须坚持和纸质的档案管理结合起来。这对于具体的工作人员要求很高，需要档案管理人员能够从思想上重视，清晰明确地掌握电子归档和纸质归档两种不同的形式。在具体工作中，遇到优抚对象填写电子档案有困难的时候，工作人员要常怀爱民之心，帮助其完成电子归档。

（三）实现优抚档案信息高度整合。在档案管理工作中要不断加强优抚档案具体信息的整合。因为优抚对象的信息和发展状况是随着时间变化而不断发展的。比如，有一些对象在审核的时候达不到优抚对象的标准，但是随着时间的推移和社会的变迁，在之后能够达到优抚的标准。再如，有的对象在审核中达到了优抚对象的标准，但是经过社会经济的发展已经不再符合优抚对象的标准了。如果不及时整合优抚信息，可能导致在优抚人群精准不到位，一部分对象无法享受优抚政策。因此，各级民政部门要加强优抚对象的档案管理工作，实现优抚对象电子信息管理，将对象有效划分等级，做好精准识别、精准退出工作。

（四）强化优抚档案安全管理。在档案管理过程中，要不断完善优抚对象档案管理中的安全管理措施，强化档案安全。严格按照《档案管理办法》，设置档案室，并且配置空气除尘、除湿、升降温设备，保证档案保持在通风、恒定的温度、湿度环境中。同时做好电子档案管理安全工作，配置扫描仪、扫码器等档案管理录入设备，确保档案能够有效录入计算机。根据网络风险，购置安全防护软件，并且在日常管理中不断更新升级，确保优抚档案的网络安全。

二、优抚对象的民政档案利用

（一）不断完善优抚档案的利用制度。优抚档案管理是为了更好地落实优抚制度，方便人员管理。因此在优抚档案的利用中必须坚持档案管理基本原则。因此，各级民政部门必须不断完善优抚档案的利用制度，规范档案利用流程。笔者认为，优抚档案未经允许不能外借，要必须确保优抚对象的信息安全，防止信息丢失导致对象权益受损。在档案信息管理中，严格制定网络档案管理办法，及时更新档案管理密码、采取局域网的工作模式、提升网络安全密级，确保在利用过程中的网络信息安全。总的来讲，在档案的利用过程中，操作人员要严格遵守档案利用制度，对于违反制度的行为必须给予一定的行政处罚。

（二）不断规范优抚档案管理的利用方法。在优抚对象档案利用过程中，要不断规范利用方法，确保民政档案信息的安全。实际利用过程中，严格按照程序实现档案管理不外借原则。具体来讲体现在以下两个方面：一是实现优抚档案利用效率，通过对优抚对象的管理，实现对象的精确管理，保障优抚对象政策享受到位。二是实现优抚档案系统管理。通过档案信息化，明确地区靶向，将优抚对象纳入统一的管理中去。根据对象的实际情况，实现政策倾斜。

（三）不断完善电子优抚档案的利用途径。电子档案的利用能够提高民政工作效率，提升档案管理的效率。在电子档案的利用过程中，本文认为可以从以下三个方面实现利用途径：一是电子档案拷贝利用的途径。电子档案的拷贝利用是电子档案利用中独具优势的形式，能够将电子档案最大化保留，实现档案的利用效率最大化。因此，在实际的利用途径中我们要优先考虑“拷贝利用”的形式。二是信息的传输途径。这种形式方便、快捷，是档案利用的重要途径之一。只要有网络的地方，就能实现档案的信息传输，因此这种途径运用得比较广泛。但是值得注意的是，在网络途径下，有可能会导致网络风险的存在，因此对于不适宜在网络传输的信息，依然采取拷贝的形式。三是档案的现场利用。这种途径使用是最广泛的，民政部门可以通过直接查询的方式，实现档案信息现场查阅，当然，优抚对象也可以在档案管理现场查阅到自己的信息。

三、结语

优抚对象的档案管理和利用是我国民政部门加强优抚对象管理的重要途径，因此不断完善档案管理和利用是保证档案安全、提升工作效率，保障优抚政策落地生根的重要手段。所以我国各级民政部门要不断完善优抚对象档案管理制度，加强优抚对象的管理，确保档案管理工作更好地为民服务，让更多符合条件的优抚对象纳入保障中。