新形势下油田档案管理信息化建设研究

文/新疆油田公司档案中心 朱荣

在新形势下，企业对于信息化的具体应用决定着企业综合发展的速度。档案管理信息化即是企业应对信息化时代的具体改变。油田企业的档案资料数量巨大且种类繁多，而且数量逐渐递增。企业内部查询、使用、管理都非常艰难，如何将油田档案实现信息化是本文重点研究的主要问题。

一、我国整体油田档案管理近况

以往，我国油田企业的档案管理模式以人工管理为主。当需要查阅相关档案资料时，先去查阅档案管理目录，从目录中查找到相关档案，之后再依据具体特征去档案室翻阅。整体过程繁琐复杂，消耗巨量的时间与精力，工作效率极低。且实体档案具有唯一性，外借查阅之后他人无法再使用，如若丢失或造成损坏则无法弥补。这种档案管理模式弊端明显，管理人员工作量过大，借阅查询资料整体过程繁琐，很大程度上限制了整体档案资料的价值发挥，内部人员工作效率低下，进而导致企业日常运行受到一定的阻碍。

二、新形势下油田档案管理信息化发展对策

（一）强化领导建设信息化档案管理模式意识。为保证实现建设档案管理信息化，首先让企业领导意识到油田档案管理从人工模式转向信息化模式的必要性和积极作用。这也就要求油田企业的各级领导时常提升自身知识储备与综合能力，对于信息化知识具备一定了解，是推动油田档案信息化的第一步。企业内部也应注重档案管理人员的培训，培养其具备熟练的信息化管理综合技能。

（二）加大对于管理设施的投入。在新形势下，实现档案管理信息化已然成为必然趋势。而我国油田企业的档案库房条件严重落后且存在一定的安全隐患，绝大多数库房建设不符合规范，基础设备设施老化严重，甚至个别库房都没有搭建监控系统。依靠现有的基础设施想实现信息化建设根本不可能，油田企业必须加大资金投入，购买相应的硬件软件设施，为整体档案信息化打下良好的物质基础。进行专业软件的购置时，让软件开发者针对企业自身的实际情况研发专用的管理软件，满足日常管理的所有特定需求，保证档案管理信息化的长期稳定发展。制定严格的部门职责与设备使用管理制度，责任细化至个人，强化管理人员的责任感；定期为设备进行检修维护，保障档案管理部门的正常运作。

（三）积极完善档案管理人才队伍建设。档案管理人员年龄比例失调，老龄化问题严重，整体队伍知识缺乏，能力不足，专业化程度不够等问题异常明显。据相关统计，某局档案馆一共有22名员工，50岁以上人员15人，3年内退休人数7人，达到队伍总数的三分之一。能熟练使用电脑者寥寥无几，对于电子档案、声像档案、外部市场档案和实物档案的管理准则不熟悉，整体工作运行已十分艰难，急迫需要完善管理人员队伍建设。针对于此，油田企业应选择专业院校引进档案管理专业的毕业生，充实管理人员队伍。在入职前进行高强度的专业培训，使其具备一定的档案管理能力与经验。挑选其中能力较强者担任小组组长，管理各自组员。形成部门干部领导各小组，小组组长带领岗位人员的多层结构模式。对于内部表现良好的年轻干部，定期参加综合业务的培训课程，致力于建设一支高能力、高素质的档案管理人才队伍。注重培养档案管理人员的综合素质，促进其具备良好的责任意识和服务意识。唯有如此，才能在工作实践中更好地完成岗位工作任务，最大程度地发挥档案资料的作用，为企业内部员工提供便捷，加快整体工作的进展，促进企业的发展进步。

（四）提高档案整体的安全性。油田档案的安全性问题与信息化建设紧密相连，对于企业内部关键绝密档案的存储，日常使用时的安全问题必须高度重视。不少油田企业档案馆甚至没有监控设备，责任划分不明确，日常使用制度不完善。对于办公室终端设立识别设备，确保打开档案系统的是管理人员或有权限的部门领导；设立门禁系统，对于出入档案馆人员严格把控；完善档案馆监控设施，保证内外部监控地点无死角、无盲区。进而杜绝档案丢失、盗窃等安全问题的发生，提高档案整体的安全性。

三、结论

全面建设信息化的油田档案管理模式是实现油田企业的长期稳定发展的重要核心，但实现档案管理信息化并非一朝一夕可以完成的。首先各级领导对于档案信息化的重要性有着深刻的认知，肯定并实践具体行为，企业内部从上至下对档案信息化建设具有较强的执行力，为全面建设现代化档案管理体系奠定了坚实的基础。加大资金的投入，购置相应的软件、硬件设备，完善企业档案馆的整体建设。积极引进并培养企业档案管理人员，建立一支高能力高素质的人才队伍，构筑多层次管理结构模式，满足企业对于管理人员的需求。提高企业内部档案的安全性，保证企业资源不外泄，不丢失。进而提高企业档案管理水平，促进信息化管理的早日实现，为企业发展运行打下坚实的基础。