关于加强社区档案管理工作质量的有效策略探析

文/洮南市人力资源和社会保障局团结街道劳动保障事务所 孙佳尧

社区档案管理主要包括的内容有：老龄档案管理、人口和计划生育工作管理、卫生、文化以及社区的服务管理等，可以说是涵盖了社区内的所有内容和事项，是一项比较全面的管理工作。

一、社区档案管理的现状

（一）管理制度。现阶段，社区内已经建立了相应的档案管理制度，完善了档案管理的相应流程，提升了档案管理的安全，这为提升社区档案管理的质量奠定了坚实的基础。同时，一些社区还对档案管理工作的相应各项职责进行了明确的划分，并根据管理的内容制定了有效的管理方式。不过从综合管理工作的情况来看，社区档案管理制度还存在着一些弊端，比如档案销毁制度以及工作交接制度等，还存在着一定的漏洞，进而影响了档案管理工作的开展。另外还有些单位，档案管理人员自身的认知能力较差，对制度的实施力度也较低，进而使得档案管理工作停留在表面，无法进行深入地开展。再加上制度的建立与国家的标准规定存在一定的空隙，导致资金以及设备还存在很多的不足之处，影响了社区档案管理工作的运行。

（二）硬件设施。社区档案管理中存在的普遍现象是硬件设施较差，一些单位的档案管理设备还以铁皮柜为主，这导致档案丢失现象频发，加之一些单位内配设备不齐全，缺乏相应的监控设备，从而加大了档案损毁的可能性。另外，信息技术的应用水平较低，也使得档案保存还停留在纸质材料上，这会大大降低档案管理工作的水平，增加了管理的难度。

（三）管理体系。部分社区已经在档案内管理工作中制定了一套较为完善的管理体系，管理工作的效率有了明显的提高，不过还是有一些部门在档案管理工作中存在问题，比如说管理体系的不完善、运行的效率较低等，严重影响了档案管理工作的开展。还有些单位在档案管理过程中，出现业务部门过多干涉管理部门事务的情况，这使得档案管理工作无法按照相应的规范实施，影响了管理工作的效率和质量。

二、提升社区档案管理工作质量的对策

（一）创新管理模式。1.完善档案管理机制的构建。为了保证档案管理工作的正常开展，除要提升管理的水平外，还应加强与其他各部门之间的联系，完善档案管理机制，对档案管理工作进行科学的规划。同时还要加强政府等部门对档案管理工作的监督和检查作用，及时发现管理中存在的问题并加以改善，以提升管理的效果。2.合理规划档案管理工作。从实际出发，根据社区现有的软硬件条件对档案管理工作的内容进行管理，并提升资源的共享效率，完善档案管理中所需的相应设施，有效解决档案管理工作中存在的问题。同时还要加强档案管理工作的监督和管理力度，提升管理工作的效率，保证档案管理工作的质量，促进管理工作的快速发展。3.加强网络管理体系的构建。信息技术的不断完善，为各行业工作效率的提高起到了重要的推动作用，因此在进行档案管理过程中，我们也应合理的利用现今的信息技术能力，加强网络管理平台的构建，从而促进各部门之间进行有效的连接，合理的优化资源配置，提升档案管理工作的水平，满足居民档案使用的需求。

（二）构建数字化档案管理模式。1.扩建档案范围。扩建档案范围对满足居民使用档案的需求提供了便利。范围的扩建可以帮助管理人员更好地掌握住户的档案信息，完善住户的档案内容，从而掌握住户的生活所需，之后管理人员可以通过这些收集的资料，进行相应信息的收集和整体工作，并利用网络信息平台定期进行公布，以满足住户的需求，提升档案管理的服务质量。2.提升管理水平。建立完善的档案管理体系，完善软硬件设施的建设工作，并加强档案管理人员数字化培训的力度，以减少档案管理过程中问题产生的频率，提升管理工作的水平，保证数字化档案管理工作的开展。

（三）构建完善的服务体系。1.提升个性化服务质量。首先，对原始资料进行深入挖掘，并实现原始资料的信息化，保证其价值的充分展现；其次，加强文献的服务质量，根据资料的内容将住户的生活情况进行合理的展现，从而提升档案管理工作的实效性。2.提升资源服务的质量。提升资源服务的质量，有针对性地构建完善的管理服务体系，解决档案管理中存在的问题，提升档案管理工作的质量。首先，要明确档案使用人员的需求，并结合已经发展建设的社区信息化档案管理系统，实现对档案数据信息的电子化有效传输。其次，由专业人员辅助社区居民办理好具体业务，以满足不同用户对不同类型档案的需求。

三、结束语

总而言之，为了保证社区档案管理工作的顺利开展，就需要我们结合实际情况，制定合理的管理模式，并利用信息技术提升管理工作的水平，完善管理体系的构建，保证社区档案管理工作的有效性。