探讨医院人事档案实施信息化管理的优势

文/龙岩市妇幼保健院 廖庆珍

从医疗事业的发展现状能够看出，医院人事档案主要是记录医务人员经历和社会实践的重要文件，能够全面反映出医务人员的工作表现、专业能力等，是一种重要的人事信息资源。因此医院领导层需要正确认识人事档案管理工作的重要性，并且能够充分应用信息化技术提升档案管理效果，充分发挥出人事档案信息管理优势，优化配置人力资源，改革和完善人事制度。

一、医院人事档案管理现状分析

（一）无法保障安全性。在管理期间为了防止档案查询人员随意涂改和销毁人事档案，需要选择专业人员与查询人员一同查阅档案。然而由于管理人员在监督期间无法全面避免查询人员随意修改人事档案内容，若医院人事档案出现销毁情况，并且没有做好备份，将会严重影响人事档案管理的安全性。

（二）检索效率低。当前，我国大部分医院中的人事档案主要存储在各个科室，因此在查询和归档人事档案时往往需要较大的工作量。医院人事档案管理人员在调取档案时需要多次往返档案管理库和各科室部门。某些人事档案资料有上百页，因此为了保证人事档案的完整性，需要在调取之后核对页码和内容，会降低查询效率。

（三）管理难度大。医院人事档案大多都是整卷归档处理，因此在查阅期间仅能够查阅一部分内容，但是由于人事调动或者其他原因需要调取所有档案内容，此时就会显著增加工作量。当前人事档案大多为纸质版文件，因此在登记时只能够利用手工方式完成，加大了医院人事档案管理难度，无法有效提升人事档案的管理效率。

（四）归档难度大。医院人事档案常常会由于年度考核或者学历变更等出现变动情况，并且会出现同时查询档案资料的情况，会在一定程度上影响归档正确性。如果医院人事档案无法有效归档，将会直接影响医院人事档案的管理效果，导致在实际管理期间出现较多问题。

二、人事档案实施信息化管理的优势

（一）实施网络化档案管理机制。按照医院人事档案中的原始数据资料，充分应用信息维护系统，将医院人事档案信息输入到计算机系统中，建立医院人事档案信息平台，在此期间需要合理分类和处理档案信息数据，实现档案管理数据化。医院档案管理部门建立数据库能够方便档案调取、检索和整理，全面提升计算机工作效率和精度，扩大信息存储量，及时有效地为医院决策层提供数据信息，全面做好人事档案信息化管理。

（二）建立和完善电子文档归档。医院管理人员需要注重建立电子文档归档制度，注重培训人事档案管理人员，确保其能够充分了解档案信息化管理的基础知识和操作技能，能够高效完成电子文档归档工作。由于电子文档涉及较多范围，因此医院档案部门无法独立完成电子文档归档工作，需要与医院管理科室、电子文档科室等共同完成电子档案归档工作，实现资源共享机制。与此同时，医院各个部门需要全面发挥出自身优势，并且在电子文档归档中建立整体机制，全面改善建档归档期间的问题。

（三）建立和完善档案信息管理系统。医院内部管理机制会直接影响人力资源需求量。因此为了确保人事档案管理和科学性，需要保障医院人力资源适应医院改革发展要求。医院人事管理部门需要全面做好人力资源建设工作，并且分析人才档案信息与人事档案管理之间的关系。为了全面满足现代化档案管理工作需求，需要全面提升医院人力资源管理和开发水平，完善信息化管理系统。使医院内部人员能够实施信息化检索，确保医院职称晋升、干部聘用和人才培养的合理性和有效性。

三、人事档案信息化管理措施

（一）招纳专业计算机应用人才。医院在档案管理人员招聘期间需要添加计算机应用技术审核标准，确保档案管理人员具备一定的计算机知识和技术，从根本上提升档案管理人员的计算机水平。在此期间还可以招收计算机应用指导员，对现有档案管理人员实施培训。医院可以合理划分人事档案管理人员，以老员工和新员工交互方式提升老员工计算机使用能力，提升新员工档案管理方法。

（二）借助计算机技术整理档案信息。现阶段，医院各个方面都已经渗透信息化技术，也出现了较多无纸化、网络化服务。档案管理部门需要注重信息化系统的硬件设施建设，投资建设信息化设备，研发人事档案管理软件，实现档案管理电子化和无纸化，缩短档案调取时间，从根本上提升档案管理效率。医院需要选拔具备计算机专业技术知识的人员整理和存储人事档案信息。在完成档案存储之后需要实施保密处理，注重档案信息的保密管理。比如人事信息保障体系或者人员查询系统，全面加强人事档案信息的保密等级，可以通过以下方式实现：第一，为档案管理系统所处电脑设置密码保护以及登录权限，医务人员需要利用工号和密码进入管理系统。第二，注重计算机系统的安全防护，做好数据资料备份，安装杀毒软件，并且使用医院内部网络，以免遭受到病毒和黑客攻击，丢失相关资料信息。

四、结束语

综上所述，医院人事档案实施信息化管理，不仅能够充分调动医院人事资源信息，还能够有效提升档案管理人员的工作效率，加强人事档案信息的保密度和规范性，从根本上处理人事档案管理问题，实现真正意义上的合理化管理，促进医院长久稳定发展。