大数据时代的企业档案信息化建设思路及发展方向

董文深

摘 要：大数据时代，档案工作的信息化建设也面临了提出了新的课题，档案资料不单单是要做到“数字化”，更重要的是要做到“数据化”。档案作为企业发展，历史见证的重要物证，其在公司日常精英管理与科研生产中的重要性愈发明显，加上信息化手段的发展和档案管理方式的转变，为档案管理的信息化建设提供了必要条件，这是大数据时代档案信息化发展的必然趋势，也是档案信息化建设工作的迫切需要。

关键词：档案信息化；大数据；档案管理

现代信息技术技术日新月异，大数据的概念应运而生，对于企业的发展同时带来了的挑战和机遇，在大数据时代，企业的档案管理工作不可忽略，同时也具有的重要功能和意义，身处大数据时代，档案的信息化建设同样也有别于现有的档案信息化工作。档案如何收集、档案如何查阅、如何从博物馆式的档案库中，实现知识挖掘以及如何实现档案服务思维创新，这一切的一切都将产生革命性变化。身处大数据时代，档案专业人员除了应着眼于档案的信息化推进，更要关注在信息化条件下的档案利用与开发工作，以确保档案信息的三性（完整性、安全性、正确性），推进和提升档案信息的利用率，更好地位公司服务。档案工作的信息化推进在这个新时代面临着巨大挑战的同时，也迎来了繁荣发展的全新机遇。

1 档案信息化建设的必要性

1.1 大数据时代信息化进程的必要性

大数据时代对档案管理的信息化建设提出了新的要求，档案资料不单单是要做到“数字化”，更重要的是要做到“数据化”。档案资源的数字化是趋势，数据信息就是资源，而档案是企业发展的文件载体，其在公司日常经营与科研生产中的重要性不言而喻，随着信息技术的日新月异和档案专业工作的转变，为档案工作的信息化建设提供了新的抓手，同时这也是大数据时代对于档案工作的新要求；

1.2 档案信息资源安全的必要性

档案信息化管理主要以计算机技术和互联网技术为支撑，改变了传统的以纸质承载重要信息的方法。檔案信息通过电子文件保存在计算机内，不仅能够为管理提供全面信息，还能有效避免信息的丢失，因此档案管理信息化建设对于保证档案信息的三性（完整性、安全性、正确性）、提高档案资源开发利用效率具有重要意义。

1.3 提升档案管理、借阅利用效率的必要性

纸质化档案在信息著录、资料收集、档案借阅利用等方面都存在诸多问题，利用信息化系统管理档案能够避免纸质实体档案管理中存在的诸多问题，可以通过档案信息化平台进行统一规范处理，档案管理人员按照档案系统设置相应的读写权限进行相应的操作即可；档案信息化建设可以使得档案管理效率大幅度提升，档案管理人员有充分的精力和时间对档案的真伪和正确进行辨别，而档案借阅利用流程，通过信息化技术手段，确定借阅人相关权限，对档案的借阅、复制拷贝等操作进行记录和赋权，省去了纸质流程的借阅手续，使得档案借阅利用整个过程更加便利和快捷。

2 档案信息化基础设施建设

2.1 软、硬件基础设施建设

企业的档案工作信息化建设推进过程中，档案部门应当配置一定规格的计算机设备、专业档案系统软件、缩微等档案专业设备。专业档案管理人员要具有专业档案知识、同时具备信息化专业技术，这样复合型的人才负责档案管理，形成管理体系。除此之外还须建立起大容量的档案信息资源数据库、大规模可同时允许大量用户的访问系统，配备高性能服务器。

企业的内网平台与外网平台实行物理隔离，形成互相独立不可传输数据的网络。档案系统只有在内网平台的用户才可以进行访问和档案业务处理。而在系统软件的建设方面，主要分为系统软件和应用软件两大类。常见的系统软件目前世界上流行的操作系统软件有：Windows、UNIX、LINUX等，目前大多数企业绝大部分员工使用的操作系统是Windows操作系统。企业使用的应用软件普遍是针对性很强的需求定制软件，如：OA办公系统软件、档案资源综合管理系统软件、财务合同管理软件等。

2.2 档案信息系统的建立

档案工作的信息化推进，就是将互联网技术运用到档案管理工作，通过互联网拓宽了档案信息数据资源收集的范围，建立一个便于业务人员与档案人员的档案信息系统。企业建立的档案信息化系统是一个实现了文件与档案的统一管理平台，包含了档案部门档案资源管理全流程。包括：前期的文件管理，文件归档和档案整理，档案信息资源的管理，系统中还增加针对各类数据诸如：各类期刊杂志等资料的管理。应该说，档案信息化系统是档案部门档案业务管理中的核心部分，实现档案信息数据的统一规范管理，是公司档案信息化建设进程中不可或缺的重要组成部分。

3 档案信息资源建设

3.1 档案目录数据库建设

档案信息数据的目录库建设是档案工作资源建设阶段的基础工作。档案信息数据的目录库建设要对原有纸质文件目录进行数字化，使其成为结构化的电子目录库的过程。公司应当积极推进各门类档案目录库的建设，逐步实现公司档案的目录检索。建立结构化的档案目录数据库，第一是确定著录文件的层次类别；第二是确定著录文件的字段信息；第三是确定著录字段在数据库中的格式。档案信息资源的目录库建设工作量大，仅靠档案馆自身力量来完成，周期长、效率低，必须依靠高效的组织实施，科学分解任务，档案部门应规定移交部门在移交档案的同时必须提交按规范化的机读档案目录。

企业各级档案部门应通过前期统筹规划，全面推进馆藏档案电子目录数据库的建设工作，基本实现数字化检索馆藏档案，提高服务质量的同时，也满足企业科研生产对档案信息的不同需求。

3.2 传统馆藏档案数字化

纸质档案的数字化是将传统的档案依据一定规范标准转化成数据库可以识别和处理的结构化信息，存储在计算机存储设备里，以便快速检索，提高档案信息利用率。需要档案部门使用数码相机、扫描仪、刻录机、缩微设备，通过拍摄、扫描、缩微、光盘刻录的方法，将全文或重点部分转换成数字信息，再通过计算机、打印机、网络将其显示、保存、打印、传输出来。设计胶片、胶卷、磁带等载体形式则需要通过一些专业设备进行转录、翻拍。馆藏档案的数字化，还需要大容量、高密度、高速度的存储设备，如硬盘、光盘、磁盘阵列等，防止人为或自然的损害。为了保证性能稳定，数据安全，还必须符合特定的需求，方便携带、运送和安装，经过数字化的传统档案信息资源可以通过光盘库、磁盘阵列借助局域网通过档案信息系统提供利用。

企业应通过数字化处理，将档案馆现存各种载体的档案实施数字化处理，并整合到相应的档案信息数据库中，处理编研成果、声像档案、项目档案、各类技术报告及全套的技术文件图纸，并且建立了相应的完整的数据库总目录。

3.3 接收各种形式的电子文件

互联网的广泛应用，大数据时代信息化战略的全面实施，使电子文件越来越多地成为文件生成的最初形态。档案信息系统通过存储设备拷贝传输和网络数据传输的方式，接收和征集电子档案和应归档电子文件及其元数据，在网络环境下，利用档案信息系统软件完成对电子档案的采集、整理、存储、检索、传递、保管、保护、利用、鉴定和统计等全过程，使电子档案成为档案馆可供利用的数字化信息资源。

企业应将档案信息化建设同时也纳入了企业信息化建设中，一同规划、一同发展，在建设各专业系统时，充分考虑档案部门的意见，把归档接口考虑进去，归档接口主要基于Web Services技术，具有安全、跨平台和可重用等优点，提高电子文件归档的效率，提升档案管理的水平。企业档案信息化系统建立与其他专业信息系统在线归档接口，技术文件平台接口、OA接口、财务系统接口、项目计划系统接口等，实现部分专业系统形成的电子文件实时在线归档。

4 档案信息化标准制度建设

档案信息化建设的法律保障是标准规范，是不可替代的重要条件。就目前而言，我国相关的档案信息化建设的标准还不是很明确，企业档案部门应当健全完善档案信息化建设的标准规范和档案工作制度。同时还要建立健全电子文件档案管理的规章制度，规范电子档案的格式、标准等，电子文件档案管理的规章制度可以使公司在进行档案管理工作时有章可据，使档案管理工作有条不紊地进行，避免在管理工作中出现档案混乱的现象，如果出现问题，也能根据相关的规章制度及时进行处理。新时期背景下，电子信息技术不断进步，以电子信息技术为载体的电子档案被摆到了前所未有的高度，企业应当依据实际情况，制定电子档案管理的相關管理办法，比如制定电子档案的收集制度、集中管理制度以及归档制度等。电子档案管理办法还应包括档案管理人员的绩效考核制度，加强对专业档案管理员的监督。在电子档案管理工作中，建立责任机制，明确档案管理员的职责。

5 档案信息化人才队伍建设

档案专业人才基础，同时也是档案工作信息化推进的基础。因此，企业的档案管理人员为了适应档案信息化建设的需要，应当转变观念，主动学习，提高自身的综合素质，重视对档案工作人员的继续教育，让档案人员掌握最先进的信息化管理技术，推进档案目录数据库、电子全文数据库、声像档案数据库建设，对馆藏档案、资料、声像档案进行目录著录和数字化处理。另外企业也应当加大资金的投入，建立一支以掌握多种技能人才为核心，同时兼顾管理能力的队伍来满足企业档案信息化建设的需求。

6 存在的问题

6.1 档案信息化重要性认识不够

大多数企业管理部门重业务、轻档案的思想依然存在。大部分企业档案信息化工作在年度考核中没有硬性规定，不能引起企业的高度重视。档案信息化建设相关的管理办法，仅在电子档案系统中作了粗线条的分类，缺乏科学性和可操作性，由此可见，对于档案信息化建设重视还远未达到预期。

6.2 专业人才相对缺乏

档案部门人员年龄结构老化，人员结构严重失衡。即使企业配备兼职档案员，但兼职档案员在部门往往是一人多岗，无法专注于档案工作。有的单位的专职档案员往往年龄偏大，且档案信息化知识不精、信息化管理理念滞后，在档案信息化的专业性、规范性方面有所欠缺。另外，对档案管理人员的再教育得不到保障，也限制了企业档案信息化管理工作的发展。

6.3 网络安全问题凸显

档案工作的信息化推进过程中，电子档案面临着很多安全隐患，这些安全隐患是包括档案信息系统在内许多利用网络建立起来的系统无法避免的问题，会威胁档案信息系统的数据安全。如果不提前设置安全防护措施，网络攻击者通过木马病毒程序向档案信息系统实施攻击，盗取企业内部有价值的档案信息，严重的情况下甚至可能造成档案信息系统的瘫痪。

7 档案信息化建设问题的应对措施

7.1 完善制度规范建设，强化档案信息化重要性认识

企业在推进档案信息化建设的同时，应当重视规范制度的建立，同时也要简历起公司档案信息化标准规范体系，集中力量研究电子文件归档、档案电子信息的收集和管理、档案信息安全保障、档案资源综合管理系统管理办法、档案信息网站维护与更新等一批企业档案信息化标准规范，推进企业档案信息化建设工作的开展，增强档案管理人员及兼职人员对于档案信息化的重要性认识。

7.2 加强人才队伍建设，提高专业素养

企业档案工作应牢固树立人才是第一生产力的思想。不断开展档案业务培训，加强档案队伍建设。根据档案工作发展的需要，采取内部培训和外请专家培训等多种形式对专、兼职档案人员进行培训，对新制定的档案管理制度进行宣贯，对修订的档案管理制度进行讲解。不断提高兼职档案员的档案整理能力和专职档案员的工作效率，在大力推进档案信息化建设工作的同时，努力打造一支政治素养强、业务能力精、共工作作风过硬的高素质档案队伍。

7.3 构建安全可靠的档案网络防御系统

企业要强化责任落实，专门指定信息化部门承担档案系统数据库安全保护责任，通过物理隔离确保档案信息系统安全、可靠。构建安全的网络防御系统，充分考虑有关系统安全性的各种影响因素，同时提高网络的安全保护墙的作用，在档案业务信息系统采取措施，由安全管理员对计算机用户授相应的信息读写或修改权限，并将用户的权限控制在一定范围之内。针对重要的档案信息资源，加强访问权限设置及保护，防止在数据传输过程中出现档案数据泄露。对于档案工作来说，安全建设是一项长期工作，要全面的、可持续的开展安全防御，只有安全警钟长鸣，才能有效保证档案信息资源数据的安全。

参考文献

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