浅析我国流动人员人事档案管理现状与对策

包玉鹤

摘 要：流动人员人事档案管理是社会主义市场经济不断发展进程中的新产物，当前各行业各领域人才流动的现象已显得越来越突出，流动人员人事档案在现阶段和今后一个相当长的一段时间内，无论对国家、单位，还是个人都有着不可替代的作用。流动人员人事档案管理也已成为当今社会发展过程中的重要工作之一。针对流动人员档案管理现状进行分析，研究了其中存在的主要问题，分析问题出现的原因，提出必须正确认识、改革传统流动人员人事档案管理体制、加大资金投入、推进现代化的管理、重视团队建设，使档案管理更加的规范化、合理化等措施。

关键词：流动人员；人事档案；现状与对策

1 我国流动人员人事档案管理现状和存在的问题

1.1 存在严重的“弃档”现象

“弃档”是指流动人员将本人的人事档案存放在人才资源交流中心或人才市场并一次性缴纳存档费后，不在续交存档费，也不与存档管理单位联系时间达3年以上。流动人员的档案管理意识比较淡薄，对人事档案的价值认识不到位。不少流动人员尤其是大中专毕业生对人事制度和人事档案的管理缺乏了解，在毕业之后，都是进入一些私企工作，认为“要不要人事档案都无所谓”，只要能调动、管理、考核工作就可以，而把档案弃之一边不管不问。据调查显示，在2005年人事部全国人才流动中心及各个省份的人才流动中心的不完全统计得出，全国共有人才交流中心15.4万个，（各个单位代为保管的三四百万册的人事档案中至少有六分之一的档案找不到人认领，这些无人问津的档案成为死档。

1.2 存在多头管理现象

当前，流动人员的人事档案管理多是多头管理，第一种情形，人事档案管理主要是由政府的人事部门、部分地区的劳动部门、以及待业职工的管理部门等部门保管；另外，各自行业所成立的人力资源中心都在一定的程度上保管了部分流动人员的人事档案；此外还有一些私企违规保管着员工的人事档案；最后部分流动人员的人事档案由自己保管。第二种情形，流动人员的完整档案应该保管在一个人才中心，结果确保管在多个人才中心。这两种多头管理现象的存在主要是因为人力资源管理机构在开展人事管理的业务活动时，并没有对流动人员的人事档案管理形成专门的管理制度。此外，人事档案的材料收集方面存在缺失，不能够准确无误的保证档案材料的真实可信性。

1.3 流动人员的人事档案管理信息难以搜集

现如今，人档分离的现象越来越严重，流动人员的人事档案信息搜集比较困难，并且对遗漏信息的后期补充更加的困难。而且流动人员自身对档案管理的重要性缺乏足够的重视，对于一些私人单位来说，他们只是过分的重视员工创造的经济效益而忽视员工在工作过程中所形成的业务材料的收集和建档的工作。如果遇到员工辞职，员工的个人价值得不到任何的体现，其个人的简历还是一纸空白。这些私人单位为追逐私利会造成员工在以后找工作中带来不必要的麻烦。

2 加强我国流动人员档案管理的策略

2.1 加强领导，规范管理制度

各级领导要加强指导监管，做好档案政策宣传，精心组织，推进流动人员人事档案管理工作深入开展。严肃查处违法违规行为，一旦有不良的行为出现，必须给予一定的处罚。充分调动工作人员的工作热情，确保相关工作人员认真履行职责，严格照章办事。规范制度，认真做好档案材料的收集鉴别、整理保管及接收转递的工作，强化基本公共服务。全面收集和鉴别档案材料，补充完善存档人员的档案信息，组织企业人事代理人员为存档人员及时补充档案中缺少的职称、学历、劳动合同书、等方面的材料，确保档案信息的真实性、可靠性及完整性。严把技术质量关，对流动人员档案材料进行加工，准确做好目录，完善服务标准，满足服务对象的基本需求。

2.2 加强队伍建设，提高工作人员素质

在管理实践中，不断完善档案管理人员培训机制，改善现有人才队伍的年龄结构，为工作人员提供专业的业务培训，弥补人才的不足，使培训工作常态化。大力支持工作人员学习业务知识和技能，进一步提高工作人员的综合能力，不断开展思想教育活动，研究新的发展思路，促使工作人员全面掌握档案业务工作的管理方法。档案管理人员应掌握计算机操作技术，不断学习新政策、新技术，进一步推进传统档案管理模式向现代化模式的转变。提高人员的各种待遇，激发工作人员的工作积极性，保证工作顺利开展。

2.3 建立流动人员人事档案的社会化公共管理模式

新时期在对流动人员的人事化管理过程中，以人事代理制度为契机，建立流动人员人事档案管理的新模式。人事代理制度主要是指代理机构按照国家有关的要求，并受单位和个人的委托，以社会化的服务方式，代理有关的人事业务。人事代理可以有效地把人事管理与人员的选拔相分离，这种流动人员的人事档案的管理模式不同于过去的人事档案管理，它摆脱了传统档案管理的分散与露（漏）缺，使得流动人员的人事档案管理面向现代化、社会化与公开化。

2.4 明确流动人员的人事档案管理目标

确立流动人员的人事档案管理的目标方向首先应该在接收档案时，确保档案的完整性和准确性。并且对每份档案进行的真实性认真的核实，对于发现错误或者漏洞的人事档案应及时向档案的来源出索要正确的信息（材料）。此外，还应该提高档案管理人员的业务素质，并从综合能力的考察上对档案管理人员进行严格的要求。实行档案管理人员持证上岗，不仅要明确各个管理人员的工作分工还应该对管理人员进行定期的考核。

2.5 推动档案管理的信息化建设

随着现代社会网络的飞速发展，流动人员人事档案管理的信息化管理已经屡见不鲜。人事档案的信息化建设管理对流动人员人事档案管理来说具有划时代的意义，它彻底的改变了以往的人事档案管理的方法，使得人事档案管理能够与时俱进并且适应新时代的需求。档案的信息化建设能够使得全国各地的人力资源中心建立一个通用的且有标准化、现代化的流动人员的人事档案管理信息库，使得流动人员通过网络寻找到自己的档案。针对人员流动频繁这一现象，将流动人员的人事档案制作成电子档案，交一份给流动人员自己保管，方便流动人员在以后的应聘中能够给应聘单位一个参考。同时，还应该保留纸质档案的备份，以防电子档案遭到破坏后不能使用。

3 结束语

综上所述，新时期人才流动速度加快，人才流动逐渐成为常态，从而产生越来越严重的流动人员人事档案管理问题，甚至产生了许多废弃档案，不但阻碍了档案管理工作的发展，还会给个人的发展带来不利影响。面对新问题和新挑战，我们必须提高重视程度，认真分析原因，采取有效的措施不断完善我国流动人口档案管理工作。面对人力资源配置日趋市场化，必须改变人事档案管理意识淡薄的问题，加强组织和宣传，增加人事档案的实用内容，创新档案信息化管理。转变用人观念，为企业人事部门选拔人才提供必要的依据，优化分配社会资源。规范人事档案的管理，适应新时期人力资源管理需要，促进人才队伍的合理流动，推进社会经济建设的健康发展。

参考文献

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