机构编制档案实现档案信息化建设管理的发展初探

邹江伟

摘 要：机构编制部门的档案信息见证了各个时代各地方对社会治理的历史，更是我们解读了解一个地方社会发展历史和预判社会发展趋势的最佳资料。当社会正在信息时代高速发展的时代，快速的信息时代发展让传统档案管理也跟着不断变化，传统机构编制档案的管理模式已不能满足人们有效利益档案资源的需求，有效实现机构编制事项档案的信息化和在信息化建设中如何管理利用好档案已成为机构编制部门一个重要课题，档案信息化管理将成为当前机构编制部门档案管理的必然趋势，让我们在利用时更加方便。

关键词：档案信息；信息化建设；档案管理的发展；档案信息化管理

原始的档案信息主要是通过人工进行收集、撰写、纸质存储，最后存放在档案室，现在已经进入信息化时代，社会发展让档案信息化管理成为社会向前迈进的必然，快速的信息时代发展让传统档案管理也跟着不断变化，传统机构编制档案的管理模式已不能满足人们有效利益档案资源的需求，有效实现机构编制事项档案的信息化和在信息化建设中如何管理利用好档案已成为机构编制部门一个重要课题。本文主要探讨如何让机构编制事项的档案只需要通过以互联网为媒介，从而实现在相关网站、微信公众号、博客、腾讯、论坛、微博上寻找到相关数据，实现机构编制信息化。

1 机构编制事项的档案信息化构建

1.1 档案信息收集、整理

机构编制事项档案信息化建设初级的工作的开展相对是比较困难，首先遇到的问题就是数据收集。原始机构编制事项档案中的信息非常丰富，它包含着社会管理的各个领域，档案形成的各类附件，需要大家不断去整理挖掘，然后通过筛选、分类最后整理在一起。信息收集工作非常繁重，范围太广泛，筛选工作非常精细，需要经过不断“清洗”，分类整理，避免冗余，最后将按照文字、图片、语音等分类处理，方便后续数据处理。

1.2 档案信息存储、分析

传统的机构编制事项档案信息都是采用纸质保存，放在储存室里，而当前计算机技术逐渐强大，并且档案信息化处理之后 ，数据非常繁杂，内容众多，档案合理管理和储存成为首要问题，而当前出现的“云存储”，可扩充的容量，能够让不断更新的资料和繁杂的数据得到妥善处理。档案信息收集和存储就是为了后续数据的分析，最后加以利用。从大数据中分析得到的信息之间只有相对应关系，没有直接因果关系，能够帮助我们找到更加全面，准确的资料，能够辅助大家分析决策。

1.3 档案信息维护、保护

在机构编制档案信息化管理中，大家不仅需要对资料进行分析和利用，还要根据每年机构编制事项的业务整理档案不断更新自己数据库，这样才能保证组织或者个人等与时俱进。档案信息依托互联网技术得以发展，这就需要大家掌握一定计算机系统知识和网络安全防护知识，从而保证这些电子档案信息安全性。档案信息安全直接影响到现在新各行各业，若是相关信息泄露，被不法分子利用，将会当前社会造成巨大影响，从而阻碍人们向前迈进的脚步。

2 机构编制事项档案信息化发展趋势

2.1 必要性

机构编制事项档案见证了各个时代各地方对社会治理的历史，更是我们解读了解一个地方社会发展历史和预判社会发展趋势的最佳资料，使其拥有较大利用价值，在档案保存机构里占据着重要地位，若是不能将现在档案资料信息化，将会导致很多信息还需要我们从资料室逐一阅览，并且资料散乱，在整理和收集时非常困难。随着时间不断变迁，档案数量逐渐增加，这就会导致机构人员对档案管理工作量增加，并且传统机构档案采用纸质保存，所以它们所占的空间也会随之不断增加。如果实现机构编制档案信息化，通过信息技术将各种档案数据化、规范化，那将会在很大程度上减少档案管理中的人为工作量和档案利用率，提升机构编制事项的社会价值。

2.2 发展优势

机构编制档案原件一般都是纸质档案，在储存保存都要大量的人力和物力，给人们的工作量也是非常巨大。如果运动信息化技术管理，只需要将纸质件收集整理后转换为数字档案，运动数据库进行管理，档案管理者只需要在计算机中管理好自己的数据库，就能很好地保存档案资料，需要使用档案时直接从计算机存储在硬盘或者云盘中提取出来后，能够节约放置纸质档案空间和档案资料维护费用，同时，计算机数据库在查找和读取时也比传统的纸质档案方便。

3 机构编制事项档案信息化运用

3.1 对决策辅助分析

在机构编制事项原始档案进行信息化处理之后，就需要建立相对完善的检索系统，让人们在档案管理系统上能够通过关键词搜索到自己需要的资料。同时，可以将非涉密的机构编制系统放在机构编制部门的门户网站上，让普通网民和相关企业能够观测到相关资料下载，网页浏览量等数据，从而去优化在生产生活中的相关问题决策。同时，随着时间积累，机构编制事项涉及的数据、信息量逐渐增大，建立的数据库也就随之逐渐壮大，繁多的数据只有通过计算机不断计算和分析才能快速地得到在机构编制事项办理中想要的分析资料，从而减少因数据和信息不完整造成决策失误的可能性。

3.2 存在的问题

机构编制事项档案信息化在运用和实际操作中还存在着许多问题，比如有些机构编制事项档案信息涉及到国家秘密和国家安全，如何管理和利用好这些档案，就需要建立完善体制和防护措施保护机构编制事项档案资料，并提高管理人员自身素质才能相应保障，从而帮助大家提升工作效率。

4 总结

计算机技术的发展促进档案管理技术的提高，让传统机构编制事项档案管理进行改革是顺应时代的发展。如果实现机构编制事项档案信息化，能够提高这些资料的真实性、准确性、全面性，还能够更加高效利用档案数据和相关资料，提高利用价值。

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