基层法院档案管理工作的问题与对策初探

徐祗勇 王保岭

摘 要：法院档案包含着当地审判活动的记录和结果，是国家档案的重要内容。基层法院档案记录着一些历史性的重要时刻，更是后期研究的重要材料，而档案管理工作的重要性也是不言而喻的。但现阶段，基层法院档案管理工作显露出了许多问题，解决问题刻不容缓。本文就从现存问题入手，提出了几点问题的解决对策，望有助于我国法院档案管理工作水平的进一步提升。

关键词：基层法院；档案管理工作；问题；对策

法院档案包括审判的相关信息，诉讼文书、行政文书和会计档案等，具有极强的专业性甚至保密性，必须妥善保管，方便后期的查阅，保护档案中涉及当事人的秘密信息，如有遗失或损毁是很难补救的。因此，对于基层法院档案管理工作必须加强重视，进一步完善工作条例，确保管理工作有条不紊的展开，解决现存问题。

1 基层法院档案管理工作存在的问题及原因

1.1 档案数量庞大

如今，我国公民的法律意识正在逐渐增强，在遇到问题时学会了用法律的武器来维护自身权益。因而基层法院审理的案件每年都在增多，随之也导致了档案量的增多。如今，基層法院的档案数量庞大，为档案管理工作带来了更大的挑战。

1.2 人员配备不足且流动频繁

尽管档案数量正在不断激增，但负责档案管理的工作人员数量却没有因此而增加。一般基层地区法院负责档案管理的工作人员只有1到2人，且工作人员的流动性较大，档案管理工作很难顺利进行[1]。

1.3 档案管理的现代化程度不高

如今，基层地区法院也配备了完善的现代化办公设备，电脑、打印机、扫描仪更是已经成为了必备的基础设备。这些现代化设备能够大大提高档案管理工的质量和效率。但从实际工作情况来看，受到档案管理工作人员个人信息化水平等因素的制约，目前档案信息的现代化管理程度还不高，许多档案仍以纸质的形式保存着，导致后期的查阅难度极大，工作量也无疑提升了许多。尤其是一些陈旧的档案，没有及时将内容录入到电子系统中，一些陈旧的档案信息已经出现了损毁的问题。

1.4 声像档案管理混乱

除一些纸质的档案资料外，法院中还有大量的声像档案，包括录音、录像等，对于这类档案资料，管理人员的重视度不足，没有当做珍贵资料保存整理，随意的处理，导致一些珍贵的资料信息丢失，或最终落到了报社等部门或拍摄者个人的手中。

1.5 管理规定滞后

《人民法院档案管理办法》是最高人民法院于1991制定的。随着社会经济的迅速发展，该管理办法与审判工作实际不相适应。如《办法》规定“经济合同纠纷案件诉讼标的在十五万元以上的，保管期限为永久，诉讼标的在五万元以上十五万元以下的，保管期限为长

期。[2]”但实际工作中，诉讼标的数十万元甚至百万元的案件大量出现，各地基层法院可以受理标的标准不断提高；若仍旧以十五万元的标的作为永久保存的标准，必将导致档案库存量过大。

2 基层法院档案管理工作问题的解决对策

2.1 加强组织领导，规范档案管理

按照《档案法》和《人民法院诉讼档案管理办法》规定，制定严格的归档、保管、鉴定、借阅等工作规程。严格归档限期，严格案结卷归，确保诉讼案卷的各类证据全面归档并数字输入。严格案卷移交手续，做到归档及时、材料齐全、规范。做到一案办结，纸质档案和数字输入的电子档案一同完毕。坚持档案评查制度，对审判庭归档数量、质量情况进行通报[3]。

2.2 设立专职管理，加强业务培训

有计划选召专业人员作为专职档案员，通过多种渠道，进行不同层次的业务培训，提高计算机操作技术、基础网络知识、电子数据库管理知识。同时加强对各部门书记员、内勤、特别是法院综合信息网络管理员进行档案归档、整理等方面知识的业务指导，提高档案数字录入技能，健全档案管理工作。

2.3 加快纸质档案数字化进程

一是要提高对原始纸质档案的录入速度，将档案信息输入计算机，制作成现代化软件档案，实现其信息与载体的有机分离，将很重要的卷宗材料作为原始凭证以备查证、核对，保证档案原始性的公正与权威，使其具有高效、实用、快捷、方便的特点，大大地节省时间和空间。二是要实现档案管理设施的升级，包括：档案库房、档案橱（柜、架）、吸尘器、空调、去湿机、杀毒灭菌机、计算机、防火、防盗系统装置等设施的升级，对档案库房及档案管理设施进行定期检修和更新换代，科学地管理好新型档案材料。三是要规范电子档案的归档管理。电子档案不同于纸质的档案，在收集、归档、储存的方法上都是不同的，例如，电子文书档案一般应以一个年度为限，将电子文件的最终版本刻录到光盘等存储载体上；对网络环境下生成的大量的业务电子文件，宜采用备份的方法，在网上进行，但不宜将备份文件和原电子文件存放在同一台服务器上；为确保电子文件的真实性，便于保管和利用，一般以保存两套同版本的电子文件为宜，一套由档案管理部门统一保管，另一套由相关业务部门异地保管。

2.4 加强制度建设，规范档案管理

一要规范工作规程，依据《档案法》、《人民法院诉讼档案管理办法》等要求，严格制定归档、保管、鉴定、借阅等各项操作规范和工作规程；二要实行报结案审查制度，报结案的同时应将案卷材料整理装订后送审判监督庭或审判管理办公室审查；三要确定归档限期制度，严格办理诉讼案卷移交手续，编制归档目录，做到归档及时、归档文件材料齐全、完整、规范；四是要严格实行借卷登记审批制度，制定一些借阅、查阅档案规定，严格诉讼档案的管理，对所借档案由专人负责及时将借档人姓名、单位、时间、内容、件数等信息进行

登记。

2.5 提高编研、开发档案信息资源的能力

一是要编制较为详细的检索工具，改变单纯以案号为唯一检索方式的工作方法，归档时在案号、案由、原被告等信息的基础上辅以关键词，以方便各种信息的检索、查询，提高档案利用效率。二是要组织人员坚持编写登记台账、全宗介绍、组织沿革、大事记、发文汇编或专题汇编等，提高档案管理水平。三是要加强统计分析工作，对既往的诉讼案件进行认真的调查研究，为立法、司法监督等工作提供第一手资料。四是要组织审判人员和调研、审监部门通过查阅既往的诉讼档案从中总结审判经验教训，改进审判方式，编写审判案例，提高审判能力和水平[4]。

3 结语

法院档案管理工作是司法政务管理的重要方面，是见证一个国家法制进程的活化石。只有加强对法院档案硬件和软件建设的投入，加强制度化管理，加强人员专业化、制度科学化、操作规范化、利用便捷化，才能建立具有法院特色的档案管理工作体系，才能充分开发利用法院档案资源，拓展和延伸服务领域，更好地推动法院各项工作的顺利开展。

参考文献

[1]王述寅，张良.浅谈如何做好档案管理工作[J].中国管理信息化.2014.24：98-99.

[2]王茂法.档案管理理论与实践[J].浙江工商大学出版社，2013.

[3]岳秋萍.浅谈禄平县法院诉讼档案管理中存在的问题及对策[J].云南法院网，2014（11）.

[4]黄小英.浅析档案管理工作的规范化[J].经济与社会发展研究.2014.07：79.