浅析加强会计档案管理的重要环节

张玉红

【摘要】会计档案既是单位经济活动的历史记录，又是单位档案的重要组成部分，是重要的信息资源。单位会计档案的收集、归档、保管、借阅水平，都将直接影响到单位会计档案管理的质量，做好会计档案管理应重点把握四个环节。

【关键词】会计档案室；四个环节

一、要做好会计资料的记录和收集工作

会计资料的记录和收集要以会计业务为主线，凡具有保管价值的所有会计事项、核算资料、财务管理类的资料，涉及到的文件、规定、通知等都应及时记录和收集，不得遗漏，如借出导致资料残损，应及时向有关的当事人追回或采取必要的补救措施，以确保会计档案资料的完整性。依据《会计档案管理办法》，会计档案资料主要包括如下几种：

（一）会计凭证类。包括外来和自制的各种原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表、其他会计凭证。常用的记账凭证有收款凭证、付款凭证、转账凭证。

（二）会计账簿类。包括总账、明细账、日记账、固定资产账、其他辅助性账簿。

（三）财务报告类。包括《会计制度》规定和主管部门临时通知编报的主要财务指标。分为月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注、文字说明及其他财务报告。

（四）其他会计资料类。包括银行对账单、银行存款余额调节表、纳税申报表、其他应当保存的会计核算专业资料。会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书等与会计资料紧密相关的由会计部门负责办理的有参考价值的数据资料，必须按规定归档。

二、要做好会计档案的整理和归档工作

对会计档案的整理和归档要根据《会计档案管理办法》的要求，制定科学规范的分类编号方法和归档时限，建立会计档案保管清册、移交清册、借阅登记单等，保证会计档案内容完整、整理归档及时、手续完备，并按会计档案分类编号规则整理会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料，合理确定摆放各类会计档案的位置，提高利用效率。

（一）会计月度终了。将会计凭证和所属的原始凭证按顺序排列、整理，按月立卷，按要求装订成册，正确填写记账凭证封面，填写并粘贴包角并盖好骑缝章。正确填写单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签字等。

（二）年度终了。将会计账簿、会计报表及其他资料（主要是银行存款余额调节表、银行对账单）按《会计档案管理办法》要求分类整理、编页码、装订成册，正确填写封面各项内容，填写并粘贴标签，填写会计档案账簿案卷目录、会计档案报表案卷目录及会计档案其他类案卷目录。对于上级、财政部门下达专项资金、部门预算指标等文书档案也应及时收集齐全，单独装订成卷一并交由单位档案部门整理归档。

三、要做好会计档案的保管、移交工作

单位应设立档案管理机构，指定专人管理，负责会计档案资料的管理人员应及时收集、立卷、整理、装订、保管。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由单位会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制会计档案移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。会计档案移交清册中应列明移交的会计档案名称、卷号、册数、起止时间和档案编号、应保管期限等内容。

四、要做好会计档案借阅、销毁工作

各单位保存的会计档案不得随意借出。在实际工作中，在业务主管部门检查时，审计部门或者出于司法需要，会计档案会被借出。须经本单位负责人批准，方可提供查阅或复制，并办理借阅、复制登记手续。查阅或复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。各单位应建立、健全会计档案借阅、复制登记制度。

根据《会计档案管理办法》规定，各单位保管期满的会计档案，应由本单位档案部门会同会计机构提出销毁意见，各单位应当成立档案鉴定委员会或小组，定期对已保管到期限的会计档案进行鉴定并形成会计档案鉴定销毁意见书，经鉴定，仍需继续保存的会计档案应重新划定保管期限，對保管期满确无保存价值的会计档案可以进行销毁。对销毁的会计档案应编制会计档案销毁清册，列明待销毁会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等。单位负责人必须在会计档案销毁清册上签署意见并签章。会计档案销毁时，应当由单位档案机构和会计机构共同派员参加。国家机关销毁会计档案时，应由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应由同级审计部门派员监销。监销人员在销毁会计档案前，应对照会计档案销毁清册上所列内容逐一清点核对，并在会计档案销毁清册上签字盖章。

总之，会计档案是单位在财务管理和会计核算过程中直接形成的会计凭证、会计账簿、会计报表及财务分析报告及具有保存价值的一系列文字资料等会计核算专业材料，是记录和反映单位财务活动的重要史料和证据。会计档案管理反映了单位综合管理水平的高低。因此，各单位应组织会计人员加强对档案法律、法规的学习，增强法制意识，不断学习有关会计档案管理知识，不断提高会计档案管理人员素质，规范会计档案管理，完善会计档案管理制度，确保单位会计档案的规范化、科学化，充分发挥会计档案的作用，为单位财务审计工作及领导决策提供服务。