优化高校档案馆馆藏的分析与思考

■陈 鸿／浙江大学档案馆

高校档案馆既是学校档案工作的职能管理部门，又是学校永久保存和提供利用本校档案信息资源的科学文化事业机构。高校档案是学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。近年来，随着我国高等教育事业的蓬勃发展，各类材料、文件不断增多，随之而出现的现象是各类高校档案馆逐渐扩大了档案接收范围，馆藏量与日俱增。高校档案馆的核心在于馆藏，因此对于馆藏状况加以分析，发现其中存在的问题，并提出相应的改进方法就显得迫在眉睫，尤为重要。这样不仅能更好的优化高校档案馆馆藏，对于学校、社会各界的档案利用也将提供更好的服务支撑。本文从四个方面阐述高校档案馆馆藏存在的问题，并对之提出相应的解决对策，希望能够在一定程度上优化高校档案馆馆藏，提升馆藏质量。

一、高校档案馆馆藏的状况

（1）档案材料归档范围把握不明确，该归档的材料没有归，不需要归档的材料却大量涌入档案馆。普通高等学校档案管理办法虽有明确规定归档范围，但是实际工作中部分高校档案管理人员由于诸多原因无法准确把握，导致案卷的质量令人堪忧，无用、不需要的、毫无价值的档案材料充斥着高校的档案库房，占据空间。

（2）到期档案的鉴定销毁无法完成。按照规定，到期档案需由档案部门和有关部门组成鉴定小组，按照分工，集体审查，提出意见，登记造册后方可销毁，但是由于档案工作人员无法准确把握哪些材料该销毁，哪些材料不该销毁，导致档案材料积累的越来越多。大量增长的档案材料和库房面积的矛盾日益突出，鉴定销毁到期、无价值、劣质的档案显得刻不容缓。

（3）数字化程度低。21世纪是一个信息的时代，档案也是信息时代的重要组成部分，而数字化是档案信息化的重要手段，这就要求档案工作能够在各方面做出调整，能够更好地去适应时代的发展，实现信息化。高校档案馆由于诸多原因，档案材料大部分仍然仅以纸质材料呈现，在查阅利用的过程中，往往需要调出实体档案，不仅耗费大量的时间精力，档案调出次数、翻阅次数的增加，对于档案的完整性也构成了一定的挑战。当然有些高校也已经开始在做数字化的工作，但是每年数量巨大的增量档案的进馆使这样的一种工作必须持续的推进，否则将会前功尽弃。

（4）档案类别相对单一，丰富性、全面性有待加强。每年新增的全校档案材料中，绝大多数集中在党群、行政、教学、科研等常规档案，而对于一些名人档案、实物档案的收集进馆则显得捉襟见肘。有些高校档案馆可能觉得日常档案的收集已经耗费了大量的人力物力，根本没有时间再去顾及常规档案之外的档案材料的收集进馆，再者对于名人档案、实物档案等专门档案的收集比常规档案收集难度更大，时间耗费也更多，由于这些现象的存在导致了高校档案馆的馆藏档案类别显得相对单一、不够丰富。

二、优化高校档案馆馆藏的具体措施

（1）首先，要加强全校各立卷部门兼职档案员的培训，提高各兼职档案员的档案业务知识，使之能在业务前端就做到准确辨别哪些材料必须归档，哪些材料不需要归档。其次，档案馆工作人员需要加强与各兼职档案员的联系，紧密配合，对移交档案进行严格鉴别，在源头上做好把控。

（2）逐步开展档案鉴定销毁工作，针对当前库房面积和档案增量日益突出的矛盾，思想上树立意识，成立档案鉴定小组，制定鉴定工作标准，对于没有价值或即将失去价值的档案材料进行鉴别，稳扎稳打，确保销毁的档案材料不再有保存价值。鉴定销毁工作不仅能缓解库房不足的压力，更有助于馆藏档案质量的提升。

（3）加强档案的信息化，推进馆藏档案数字化。对既有馆藏档案逐步推进数字化项目的同时，对于每年新进馆的馆藏档案也进行相应的数字化扫描，两头一起进展，逐步提升馆藏档案的数字化率，提升档案利用的效率，减少对档案材料的移动、翻阅，提高其完整性。

（4）在做好常规档案归档进馆的同时，加强专门档案的收集进馆，如与学校关系密切的名人档案材料、实物档案材料等，发掘找寻与其他高校档案馆的不同之处，凸出自身档案馆的特色。同时可以在现有馆藏档案的基础上，对既有档案加以编研利用，推出好的编研成果，进一步巩固档案的丰富性。

三、结语

综上所述，高校档案馆在优化档案馆馆藏的工作中还有许多问题亟待解决，要做到应归尽归，应收尽收，杜绝不必要的档案材料进馆；同时加快档案鉴别销毁，剔除毫无价值的档案材料；逐步推进档案馆馆藏的数字化、信息化；与此同时在常规档案收集的基础上拓宽收集渠道，加大名人档案的征集力度，只有这样，才能逐步优化馆藏，提升馆藏质量，更好的为学校、为全社会提供强有力的服务支撑。

参考文献：

［1］汪琳.优化高校档案馆馆藏刍议［J］.四川档案，2005（04）:26～27.

［2］王际宁.高校档案馆馆藏优化问题的思考［J］.金陵科技学院学报（社会科学版），2006（20）.

［3］刘宁娟.优化高校档案馆馆藏的探讨［J］.兰台世界，2011（12）:94～95.