企业秘书信息处理能力的建构与提升策略

■林忠原／长春师范大学文学院

一、目前企业秘书信息处理能力存在的问题

（一）信息收集不全面

在实际工作中秘书信息收集范围比较广泛，可是往往收集到的信息是冗杂的，不能依据自身所处企业的组织规范程度、规模大小、岗位职责来确定收集的重点。一方面，企业秘书的自身能力不到位，不够熟悉自己的上司，在日常工作中秘书不仅要了解自己的上司主管哪些问题，工作中又有什么新的打算。只有留心观察秘书才能把握自己收集信息的重点，当上司需要时候，就可以及时为上司提供相关信息。另一方面，秘书收集信息的渠道不广泛，从而导致收集而来的信息不全面，秘书做好信息工作的不仅光靠秘书一人，还需要争取各部门同事的积极配合。

（二）信息筛选不准确

作为一名负责信息处理的秘书，全面而完整的把握信息是其基本要求，否则在信息处理，特别是信息筛选中企业秘书就无法很好的进行筛选工作，例如，要围绕企业的需求来进行信息筛选，将企业所需要的信息全面并且准确的筛选出来，不能将错误而不准确的信息筛选出来，造成误解。并且，由于企业的领导的分工不同，其对于信息的要求也不同，企业秘书要根据其企业领导各自的职能，对他们所需要的信息进行筛选，提供对他们有效的信息。领导在其特定的时期有着特定的工作重心，这就要求企业秘书要围绕当前时期企业管理层的工作重心来进行信息筛选，筛选出来的信息要为其工作重心进行服务。之后，也要根据其当前工作中所遇到的瓶颈和难点，围绕其瓶颈与难点进行信息的筛选，要是企业秘书不能很好的对处理信息筛选，不但会严重阻碍企业工作的展开，甚至对整个企业都有举足轻重至关重要的影响，对此，企业秘书应该及时了解分析其难点，筛选与之相关的信息，围绕企业工作中所出现的重点难点集中解决。

（三）信息使用不及时

信息有其自身的时效性，只有那些及时传递出来并且适合需求者的信息才能给我们的生活和工作带来最大的影响。失去了时效性的信息便失去了它原有的价值。所以信息的要新，信息利用要讲究及时。可是现在企业秘书信息处理不够及时，导致造成严重损失，因此，深化对信息时效性和信息工作及时性的认识，是当前对企业秘书能力的一个要求。

企业秘书及时使用信息就是为了辅助企业管理者作出决定，即及时的提供围绕其企业发展的，可靠的信息，如果无法及时的提供信息供企业管理者决策，那么该信息就失去了时效性，对企业管理者做出决定时的效用大大降低。所以作为一个合格的企业秘书，将信息及时的传递给企业领导者以供决策是其基本的要求。

二、提升企业秘书处理信息能力的策略

（一）扩大信息渠道

信息是协助企业管理者了解情况、掌握动态的方式，其为制定决策、实施决策、加强领导服务起到了广泛而深远的作用。传统的企业秘书收集信息的主要渠道有：各种会议、机关公文、新闻媒体、调查研究等。但是在此基础上，新时期的企业秘书要想提高自身处理信息的能力，就必须扩大收集信息的渠道，要利用好信息网络。这不仅要求我们掌握新时期无纸化网络化办公，熟练的运用网络来进行资源的收集。除此之外，还要积极参加企业的各类会议，收集大量有价值的信息，做到信息处理最优化与全面化。

（二）提升沟通技巧

企业秘书是一个沟通上下级部门信息传递的纽带，不仅将上级的意见和工作安排准确无误的传递给执行的下级部门，还需要将下级部门员工工作的情况和对工作的意见反馈给上级，所以作为一名企业秘书，不仅需要有过硬的专业知识，还需要具备与他人良好沟通的能力，使得上下级沟通明了，工作可以顺利完成。如何与他人交谈，如何让他人在交谈中感到愉快，对于企业秘书来说都是一门必修课，所以，秘书人员需要提升沟通技巧，更好的传达信息，给企业带来更好的发展。

在与领导沟通时要认清自己的身份，做好份内的事，除此以外不能擅做主张。要维护好管理层内部的团结，在向领导汇报、请示、反映问题时，不发表有关领导个人的议论，不当传话筒，不说不利用于团结的话。对同事及下属，首先要做到尊重他人，随和待人。再者，要讲究诚信，宽容待人。由于企业秘书这个职位特殊，有效的沟通不仅能使工作环境变得轻松愉快，同时也是提升企业秘书信息处理能力的要求。

（三）个人与集体相结合

众所周知，信息处理的量十分庞大，单靠企业秘书是无法很好的完成的，企业是无法只靠一个人运转的，企业的每个成员要按照集体决定和分工，切实履行自己的职责，在各自的职权范围内，努力克服困难，完成分管的工作任务，这既是对其企业个人的要求，当然也是对企业秘书的要求。

综上所述，信息是当今社会的宝贵资源，世界著名未来学家阿尔温托夫勒预言：“谁掌握了信息，控制了网络，谁就掌握了世界。”企业在其发展经营的过程中，必须依托信息来及时准确的采取一系列措施来规划未来的发展前景。因此企业秘书信息处理能力的提升势在必行，这不仅是提高秘书个人素养的内在要求，也是一个企业蓬勃发展的必然趋势。

参考文献：

［1］宇正香.秘书理论与实务［M］.杭州:浙江大学出版社，2014.

［2］中国就业培训中心.秘书国家职业资格培训教程［M］.北京:中央广播电视大学出版社，2006.