对高校档案服务机制创新的思考

郑立梅

在新的时期，高校档案服务机制必须要跟上时代的发展脚步，做好相应的创新工作，在此基础上推动新形势下高校档案服务的现代化建设。对高校档案服务机制进行创新，也就意味要不断改革和创新高校传统的档案服务机制，建立适应当前高校各项事业发展的新机制。笔者结合自身的工作经验和理解，就高校档案服务机制的创新谈一谈自己的思考。

一、做好环境的创新工作

环境是一项事业和工作发展的必要条件，是吸引力、创造力和生产力，通常包括软环境和硬环境两个方面。软环境主要指高校的领导对于高校档案工作的重视和关心，档案工作人员自身的综合素质以及高校教职员工所具备的档案意识等；硬环境主要指高校档案管理的相关制度和具体方法、信息资源基础设施以及网络建设环境、先进的设施设备、档案服务场所条件以及档案建设投资等[1]。无论是软环境还是硬环境，与高校档案服务机制都存在着紧密的联系。因此，高校档案管理人员要想创新高校档案服务机制，首先要做好软环境和硬环境的创新工作。譬如，加大对高校档案服务机制重要性的宣传力度，尽可能获得学校领导更多的关注和支持；不断完善相关的档案管理制度，提高教职员工的档案意识；加大对档案管理人员综合素质的培训，使其掌握先进的、专业的档案服务知识和服务技能。除此之外，高校还要不断改善硬环境，加大资金的投入力度，购进先进的设施设备，注重对服务场所条件的改善，为高校档案服务机制的创新营造一个良好的外部环境[2]。

二、做好方式的创新工作

随着科学技术的发展，高校档案服务信息化和社会化也发生了一定的变化。传统单一的、手工的、被动的提供利用方式，将会逐渐被资源共享型、现代化、主动的服务方式所取代。高校档案服务人员要清楚认识到这一点，做好高校档案服务方式的创新工作。第一，变静态的管理为动态的管理。高校的档案资料处在一个隐性的状态，高校教育的改革也在一定程度上提高对档案信息的要求。档案管理人员要在存储的档案中将利用率比较频繁、非常重要的档案抽取出来，主动和行政部门、科研部门以及教学部门共同对有关项目进行研发，将静态的档案文件变成动态化的信息，有效拓宽高校档案服务的范围；第二，变被动的服务为主动的服务。在传统高校档案服务工作中，工作人员一般采取“坐等上门”的服务方式，地点和时间都具有固定性，提供的服务也比较被动。在新时期，高校档案管理部门工作人员要改变这种服务方式，根据老师和学生的不同需求，结合具体的情况提供上门服务，包括档案信息网上信息服务、预约服务、跟踪服务和咨询服务，在此基础上提供档案服务水平[3]。

三、做好内容的创新工作

一直以来，高校档案几乎都是为机关各个部门工作以及学校领导决策提供服务，真正为学生、科研和教学提供的服务相对来说要弱得多。在当前新形势下，无论是在方法上还是在理论上，高校档案服务工作都要和传统的工作有效区别开来。根据服务对象的不同要求，高校的档案馆应当不断丰富服务内容，拓宽服务范围，对决策、评价、凭证参与功能所造成的局限进行进一步的打破，将咨询、交流和教育等服务内容有效凸显出来。除此之外，还要对文化休闲功能以及信息传播功能进行进一步的创新，将之前单纯的储存和保管档案的场所打造成集档案开放利用、教育培训、科技研究以及档案信息加工、实体管理为一体的新型机构，从而达到促进高校档案服务机制的不断完善和发展的目的。

四、做好理念的创新工作

一直以来，高校档案服务工作都处在一种半封闭、全封闭的状态，档案管理人员将经验和传统视若珍宝，严格按照传统办事，墨守成规。这种不思进取、安于现状的传统观念无法适应当前的时代发展要求。鉴于此，高校档案管理工作人员要在整个档案工作中贯穿创新观念，克服经验主义和教条主义所带来的禁锢，突破经验思维和习惯思维，对开拓创新、紧跟时代的精神进行是大力弘扬，在此基础上逐步树立法律意识、科技意识、用户意识、竞争意识、市场意识和开放意识，为高校档案服务机制的创新奠定牢固的思想基础。

五、结语

综上所述，创新高校档案服务机制，可以为高校的各项工作提供多样化和全方位的服务，大幅度提升档案部门的工作效益和工作水平。高校领导以及档案管理人员要对此加以重视，从理念、方式、内容和环境等几个方面着手，做好高校档案服务机制的创新工作。

[1]张予宏.高校档案信息服务社会化之我见[J].郑州大学学报(哲学社会科学版),2007(05):43～44.

[2]陈妹.关于高校档案服务机制创新的思考[J].扬州大学学报(高教研究版),2006(05):12～13.

[3]周秀英.对高校档案服务创新的思考[J].绍兴文理学院学报(教育教学研究),2004(11):65～66.