浅析高校人事档案信息化管理

■赵子叶／西安医学院

一、实现档案信息化管理的重要性

所谓人事档案信息化，是指通过计算机、大数据、网络等先进技术手段，将纸质档案材料数字化，并将数字化档案信息资源优化后整合，建成档案数据库，在保密技术支持下，通过计算机搜素查询，便可高效地查阅需要的各类人事档案信息，大大提高档案管理的准确性及高效性。

（一）纸质档案的保存会更加容易

传统人事档案管理模式，不仅效率低下，档案经过经常性的翻阅、拆装，很容易造成纸质档案材料的丢失甚至损坏。而实现人事档案信息化管理，就可以以数字化设备为载体，加以适当的保密措施，大大提高档案的安全性。信息化档案具有保存简便、查阅方便、安全性强等一系列特点，这对人事档案管理工作的可持续性奠定了坚实的基础。

（二）可以提高档案管理工作效率

传统的档案管理模式，管档人员需花费大量的时间对不同的档案进行分类、规整，工作量不但距大并且效率低下，还极易出现错误。而实现人事档案信息化管理，利用计算机及网络技术取代传统的管理模式，一方面提升了检索和查询的速度，另一方面以网络为桥梁将档案管理加入共享平台，大大提高了档案资源的利用效率。

二、档案信息化建设目前的主要问题

（一）档案管理人员业务素质亟待提高

实现档案信息化管理，对业务人员的综合素质提出了更高的要求。就目前现状，高校档案管理人员缺乏“专业性”。部分业务人员专业不对口，以兼职为主的现象也不在少数。人事档案管理不受重视、经费有限等原因也使得相关人员无法进一步得到培训。然而这一切也在制约着档案信息化管理前进的步伐。

（二）档案信息化建设不受重视

由于人事档案管理的安全性及保密性，使得这项工作注定不能吸人眼球，同样的问题也存在于高校人事档案管理工作中。这项工作在整个社会公众的认知度较低，部分高校领导也忽视了档案工作，在这种大环境下，导致一些档案从业者在工作也潜移默化的开始轻视，种种不利因素使得领导和档案管理员慢慢忽视了对档案管理工作的创新和改进，这严重阻碍了高校人事档案管理水平的全面提升。

三、高校实现人事档案信息化建设的可行路径

（一）完善体制，统一规划，统一标准

第一，将管理机构进行统一。以往的档案管理存在分散管理的情况，容易造成人事档案管理的混乱。作为顶层设计者，国家理应对高校人事档案的管理范畴及管理权限进行统一，从而来解决档案管理目前较为混乱的情况。第二，制定合适的人事档案管理制度。高校领导可依据国家人事档案管理规定以及学校情况，综合考虑制定合适本校情况的人事档案管理制度，并且需要不断修订与完善，从而可以顺利推进高校人事档案信息化建设。因此，需要将技术标准统一，逐步使人事档案信息化有条不紊推进。

（二）提高档案从业人员的业务能力

实现人事档案信息化管理，对档案管理人员的综合水平有较高的要求。目前现状是高校大部分档案管理人员并非档案管理专业，综合专业能力并无优势。对于目前存在的现状，高校应当建立起长效的培训机制。与此同时，高校可以针对学校需求定向引进具有相关专业背景的毕业生，经过系统培训后，会更加从容的投入到人事档案管理工作中，为人事档案信息化的实现奠定基础。

（三）建立建全人事档案信息的安全保障体系

人事档案信息化必须建立建全安全保障体系，对于档案信息的资源的共享，需要有严格的访问权限，可以采取更严格的身份鉴别、访问条件、加密技术等安全保密措施，将个人信息的泄露风险降至最低。第二，强化网络技术保障，提高硬件软件技术，降低信息被窃取盗用的风险。

四、结语

高校人事档案信息化是一次巨大的变革与创新，也是顺应时代进步的必要要求。实现了人事档案信息化管理，将传统的手工收集、整理、归档等一系列复杂的环节简单化，与此同时也对相关人员进行档案借阅、查询等功能提供的大大的便捷，提高了档案管理部门作为服务部门的工作效率，满足新时代对人事档案管理的新要求。