高校评估中教学档案管理的重要性探析

刘谨

摘 要 教学档案是高校教学评估的基础，因此加强教学档案管理是提高评估效果的必然选择。基于此，本文从高校评估入手，结合评估与档案的关系，探索档案在评估中如何发挥不可替代的作用；同时根据目前高校教学评估中档案管理方面的问题，结合实际对传统档案工作从观念和管理方式方法进行创新，进而满足高校评估的需要，促进高校教育教学工作的有效开展。

关键词 高校评估 教学档案管理 重要性 对策

1 高校评估中教学档案管理的重要性

高校评估是推动高校建设发展的重要手段。教育部确定的高校教学评估的方针中指出评估的目的与过程应“以评促建，以评促改，以评促管，评管结合，重在建设”。而在具体工作中，高校评估的范围有办学理念、师资力量、教学效果、办学特色、教学改革、教学管理等。这些评估内容最主要的体现方式就是档案资料，因此，相关部门根据档案资料为基础，对高校的教育教学各环节进行综合评价则成为当前教学发展的必然要求。

在分析档案管理在教学评估中的重要性的时候，我们应该从二者相互依存、相互促进的关系入手，这样才能全面展现综合评估的目的，以及档案管理的作用。首先从高校评估的目的来看，教育是推动社会发展的主要动力，高校是社会人才的培养基地，因此，教育部应该定期组织专业团队对高校的办学效果进行检验，以明确其对教育方针的贯彻落实情况，并督促学校针对评估中的问题做出及时的调整与改进，从而真正发挥其服务社会的作用。其次，教学评估能够有效地推动学校馆藏资源的丰富与完善，高校为了迎接专家组的评估，为了全面展现学校的教育特色和办学成果，会将原本学缺乏一定科学管理体系的资料进行进一步整理，如原本散落在各学院、各部门的资料进行回收，并进行分类整理，将学校珍贵的馆藏资源进行汇编归档，而这一档案管理热潮能够强化各部门的档案管理意识，从加强对馆藏资源的保护，提高其应用价值。第三，推动了档案管理的良性循环，在传统教学实践中，学校的档案管理工作主要是为了应对上级检查，其在日常管理中缺乏一定的科学流程，因此，在管理中甚至会存在资料造假、档案缺失等问题，而为了迎接教学评估，学校的档案部门会在外力下形成管理的积极性，尤其是在信息化档案管理的背景下，构建新的档案管理体系，优化管理流程，进而提高档案质量，为评估提供充分可靠的依据。第四，从档案性质来看，其在评估工作中发挥着基础性作用。档案是关于学校发展历程的全面资料，它不仅记录着学校教育教学工作的点滴，更是学校实现教学反思与改进的基本依据，因此，在教学评估中，专家组可以根据相关的档案资料进行检查、评价，如为评价高校的师资力量，专家组可以根据学校的高层次专家人数、专职教师和研究人员数量，具有博士学位的教师和研究人员比例、教师与学生数量比、学科交流和对外合作情况等信息确定教师的教学力量和科研力量，而这些教师的档案以及科研工作成果都必须通过档案加以呈现。第五，档案资料为高校的自评提供了依据，专家组需要通过查、看、听等工作实现高校的整体评估，而在工作中，对学校自我评估报告的监督与检查则是重点，专家组可以根据相应的反馈报告对自评报告给出意见，进而给出更加公正、客观的评价结果。最后，档案能够在评估中发挥宣传的作用。档案资料就是学校发展历史、教学实力的具体体现，在评估中，学校可以将自己最具特色、最具优势的专业学科展现出来，并获得权威的评价结果，这不仅有利于学校获得更加广泛的社会肯定，还能够提高其知名度，进而为办学发展获取更多的社会资源。

2 高校评估中教学档案管理方面存在的问题

从上文的分析中我们可以明确档案是反映高校教学管理水平和教学质量的重要标志之一，也是支持教學评价的基本凭证，因此，加强档案管理，则成为了高校教育教学发展工作中的重点。但是从目前高校的档案管理情况来看，许多学校的教学档案质量有待提高，尤其是在档案管理信息化日趋明显的背景下，学校教学档案管理中的问题更加凸显。

2.1 教学档案管理不规范的问题比较突出

高校教学档案不仅涉及到每一个专业学院的教学工作内容，还涉及到相关的教学工作人员，因此一旦缺乏制度规范，必然会影响资料收集效果。目前高校档案管理不规范的问题主要体现在以下几个方面：其一，一些项目虎头蛇尾，缺乏有效的书面记录，如专业院系每年都会召开工作学习计划，但是这些计划渗透在后续的工作环节中，缺乏相应的记录，使得许多工作只有开始，而没有过程和结果的记录；其二，由于管理者的忽视，许多教学档案只是存在简单的存档资料，而没有系统地整理归档，这些资料在评价中只能作为基本的信息，而难以形成系统的、有价值的参考资料；其三，资料整理的模式化严重，不同专业院系、不同的教职人员、不同的工作项目几乎都采用相同的档案记录模式，难以体现学校的办学特色；其四，数量充足，质量无法保证，现代教学活动日益频繁，工作记录内容也十分庞杂，但是有评估价值的信息也十分有限。

2.2 教学档案的开发利用效率有待提高

高校的教学档案不仅是对学校教育教学情况的真实记录，还是教学发展的反馈信息，因此，除了在评估中为专家组提供有效的信息，还能够为学校的自我反思提供信息支持。但是一些高校的目前的教学档案管理中，将工作的重点都放在了资料的收集、归档、整理上，大量有价值的数据信息被束之高阁，而难以发挥其实用价值，从而影响了档案的质量，影响了教学评估结果。

2.3 教学档案管理人员的专业素养不足

在高校的教学管理中，一直将专业的教学工作作为核心工作，而档案管理只是细枝末节，这样的工作理念使得其在教学档案管理中的投入必然不足，而档案管理者也难以从中获得体现个人价值的机会，导致其工作热情不足。目前在高校教学档案管理中，管理人员素质的问题一方面体现在专业性不强，缺乏科学系统的管理理论指导，只能完成信息收集功能，难以体现使用价值；另一方面缺乏责任感，在工作中敷衍，资料收集整理不及时，归档混乱等问题严重影响了资料的完整性和实用性。

3 提高高校评估中教学档案管理效果的对策

3.1 加强教育宣传，提高学校教学档案管理意识

教学档案管理工作时间跨度大、涉及的院系人员众多、信息收集内容复杂，单纯依靠档案管理部门是很难完成工作的，因此，开展全校动员，提高档案管理意识，积极参与管理则成为保证档案质量的关键。在教学档案管理中，学校一方面要扭转片面重视专业教学，忽视档案管理的现状，在工作计划中强调档案管理的重要性，以实现对教学工作过程、效果的全方面跟踪与记录；另一方面还应该通过多途径实现对档案管理工作的宣传，加强对档案管理工作的专业指导，以保证档案资料的综合性与实用性。

3.2 健全教学档案归档制度，实现档案管理的制度化

归档是教学档案管理的第一步，因此，将庞杂的信息资料进行有效归档是实现信息筛选，提高其应用价值的关键。在完善归档制度的过程中，首先要重视人员管理，利用责任制，将归档工作落实到个人，以保证档案的有效收集，以奠定归档的基础；其次，建立完善的归档制度，高校应该根据自身办学特色，将档案进行分类整理，不仅要保证档案的完整，更要保证后期检索的便利；最后，重视日常资料管理，无论是教研室、专业院系还是普通教师，在工作中，都应该将已形成的文件资料进行整理，并交给档案管理部门归档，从而保证信息收集的及时性和完整性。

3.3 注重专业人才培养，提高教学档案管理素质

工作人员的综合素质直接决定着教学档案管理工作的质量，因此，在实践中，高校应该根据档案管理的重要性出发，加强对工作人员的培养。在实践中工作人员的素质培养主要体现在两个方面：其一，注重其专业素质的培养，在传统档案管理中，工作人员多数都不具备专业素养，而根据经验而形成的档案管理工作很难适应信息化的发展要求，以及高校教学评估的需要，因此，学校应该加强对人员专业技能的培训，在职业培养中，增加档案管理内容，尤其是信息时代的档案管理内容，以推动档案的信息化进程；另一方面还应该注重对其责任心的培养，枯燥单调的档案管理工作，微薄的工资让许多工作人员失去工作的动力，难以将档案工作的重要性与当前的工作现状相对应，因此，学校不仅要利用职业道德培养，提高其责任感，还应该调整薪酬机制，调动其工作热情。

3.4 注重管理投入，推进档案管理信息化进程

信息化是当前高校教学档案管理工作的主要趋势。在传统工作环境下，纸质档案是管理的主要类型。这种档案类型不仅规模庞大，存储困难，也很容易出现人工失误，造成档案失真，而在信息技术的支持下，多数高校已经建立了相对完善的信息平台，以实现数字化的档案管理。从教学评估的角度讲，高校教学档案的信息化管理能够确保工作的准确与效率。高校在目前的档案管理中应该主动适应这一发展趋势，一方面积极增加信息化平台建设的物质投入，更新设备，优化工作环境；另一方面还应该重视对档案资料安全性的管理，利用分层管理、设置权限、信息检查等方式确保学校教学档案的安全完整，进而提高其使用效率。

4 结束语

总之，高校评估是国家行政部门对高校实行监督和考核的主要形式，是国家判定一所高校是否合格以及选定重点高校重点学科的重要标准。而档案则是评估过程中的主要参考依据，因此学校应该针对当前教学评估的需要，积极推进档案的升级与整理工作的有效开展，以保证资料齐全、管理规范，这样才能完整地体现高校教育工作过程，进而为高校完善教学设施，提高教学质量，提升办学水平和管理水平提供巨大的动力。

参考文献

[1] 徐桂荣.基于新建高校教学评估谈档案管理工作的重要性[J].高教学刊，2016（22）：164-165.

[2] 田绍敏.高校评估中教学档案管理的重要性及工作创新[J].黑龙江史志，2015（5）：127.

[3] 韩媛媛.高校评估中教学档案及其管理的重要性[J].石家庄职业技术学院学报，2011.23（2）：18-19.

[4] 周虹.教務档案管理在高校教学评估工作中的重要性[J].陕西档案，2011（1）：29+28.