企业办公室的公文管理与保密工作探讨

李雯

河南能源化工集团永煤公司陈四楼煤矿 476600

1 引言

公文是对企业运营管理和日常工作内容的记录，作为提供给日后查阅、利用的资料，是企业内部和企业之间进行交流和信息传递的重要依据，是企业管理中必不可少的环节。因此，做好公文管理与保密工作，能够为企业解决问题、加强企业内部、企业之间联系提供充足的动力，进而有利于实现企业的可持续发展。

2 企业办公室公文管理与保密工作的重要性及特点

2.1 公文管理与保密工作的重要性

公文主要是在企业工作中形成的一种文字式的材料，被广泛应用于当前企业的工作过程中。公文管理与保密工作是企业公文工作中非常重要的环节和内容，也是公文工作的关键和核心，在企业章程中发挥着规范作用，以书面的形式起着较强的指导作用，能够更好地实现企业之间以及企业内部的紧密联系，提高信息传达的有下行，更是企业制定规范的重要依据和载体。

2.2 公文管理与保密工作的特点

第一，法定性。企业办公室的公文管理与保密工作，必须遵循一定的法定形式，要有法定的效用，公文必须有合法的签章，符合文书的法定结构和形式。从公文的机密性来看，企业公文可以分为内部文件、保密文件和可公开文件，企业应当根据公文的保密性高低制定有针对性的保密措施，严格按照等级划分公文的保密类型，以提升公文管理与保密工作的质效。

第二，使用性。公文管理与保密工作是企业运行管理过程中的一项重要工作内容，因此，公文管理与保密工作已经渗透到企业运营管理的具体环节，是企业生存和发展中不可或缺的关键措施。

第三，规范性。从公文管理工作方面来说，企业必须具备完整、严格的规范体系。首先严格规范公文的撰写，准确把握实际，简要精炼地传递信息，及时对文件进行有效的收发，而且要达到规定的格式要求，在完成撰写之后，要按照严格的规定进行备案、传阅、整理、归档和检阅等开展工作。从公文保密工作方面来说，更要求公文具有严格的规范性。由于公文工作涉及到多个环节，泄密的可能性随着环节的增多而增加，因此，公文保密工作就应当具备更高的规范性，做好具体每一环节的保密，防止因企业重要信息的泄露而造成的损失。

3 企业办公室公文管理与保密工作现状分析

3.1 职责划分不明确

由于企业公文工作中涉及的环节众多，就在一定程度上形成了公文管理工作中的混乱局面，造成职责不明、滥用的现象，甚至有的管理环节需要多人负责，有的环节则无人负责，大大降低了企业办公室公文管理工作的质量和效率。如在某企业中，公文检查和监督环节存在严重的人员缺乏现象，员工可以随意翻阅文件，同时企业对在保密工作人员方面安排不到位，加大了保密信息泄露的风险。

3.2 公文管理体系不健全

公文管理体制主要是相互衔接和相互配合的工作程序的统一体，在公文形成和管理的整个过程中发挥着相当重要的作用。例如，在某企业中，公文管理工作主要包含了文件收发、分送、登记、整理、归档和调阅工作。

3.3 保密力度不够

在企业日常工作中形成的文件，保密程度不同，其中的秘密公文、保密公文和绝密公文都在严格保密的范围之内，只有企业内部的极少数人员可以查阅。在这些保密性公文中，涉及到企业的核心机密，一旦出现泄漏事故，就可能会给企业的发展带来严重的为好。但是很多企业对这些保密性文件的保密力度不足，没有严格划定文件阅读人员的范围，经常出现普通员工随意查阅的现象。

4 做好企业办公室公文管理与保密工作的有效路径

4.1 提高对公文管理与保密工作的重视

要想做好公文管理与保密工作，首先要做的就是提高企业和办公室人员对该项工作的重要性认识。这就需要企业在日常工作中加大公文管理与保密工作的宣传力度，提高员工做好该项工作的意识，并将这种正确的意识落实到具体的工作过程中。企业可以开设相关的培训课程，在培训中加大宣传力度，增强员工的管理和保密意识，在这种意识的指引下，自觉遵守具体的管理和保密规范，进而提高公文工作的质效。

4.2 提高公文工作人员的能力和素质

企业办公室中负责公文管理与保密工作的相关人员应当具备较高的专业素质和能力，只有这样才能切实做好该项工作。因此，企业应当重视优秀专业人员的培养和选拔，对这些人员提出更高的专业要求，从事公文管理和保密工作的人员应当具备专业的理论知识，并具有良好的专业素质，只有高素质的专业人员才能够保证公文的保密性。同时，企业应当注重培养专业人才，定期或者不定期地对这类人员开展培训，不断提升他们的工作能力，实现公文管理与保密工作向着良好的方向发展。

4.3 完善公文管理与保密工作体系

企业应当通过不断改革创新，建立完善的公文管理与保密工作体系，以促进公文工作效率的提高。首先，企业应当建立分工、职责明确的工作体制，从整体上领导公文管理与保密工作，保证具体每一个环节都有明确的责任人，保证每个环节都能实现合理分配、明确分工；其次，实现工作流程的规范化，从文件的收发直到文件的归档、整理和调阅，都应当遵守严格的工作流程，使各环节的工作人员各负其责；再者，建立先进的信息管理系统，实现公文管理与保密工作的信息化，如企业可以建立查阅卡和指纹解锁系统，运用现代科技手段确认查阅者的身份，最大限度地避免文件泄密。

5 结语

总之，公文管理与保密工作是实现企业内部、企业与企业之间合作交流和处理问题的重要前提，更是企业发展过程中的一项重要工作内容。因此，企业应当给予公文管理与保密工作足够的重视，通过建立完善的公文管理与保密工作体系、提升相关工作人员的能力和素质，来进一步提升企业办公室公文工作的质效。