人工时在核电项目文档管理中的创新应用

陆翼卉　井瑞霞

摘 要：人工成本控制是项目管理成本控制中的重要因素，人工时管理是人工成本控制的重要管理手段，也是最易受忽略的控制因素。随着信息化的发展，各项目工作逐渐从繁杂的手工处理转变成计算机自动化处理，本文以文档管理工作为例，介绍了文档管理人员人工时统计的方式方法，从而得出岗位人员匹配需求等数据分析报告，为今后核电项目文档管理中岗位设置和员工绩效考核提供了参考依据，也为人工时管理系统需求提供基础。

关键词：人工时标准；人工时统计；项目文档管理

1 人工时管理要求

1.1 人工时管理现状

人工时填报是人工时管理最重要的一个基础环节，很多公司都有类似人工时填报的工作要求，他们可能会专门开发一套人工时系统，包含人工时填报及报表分析功能。但由于每个专业的工作流程和环节不同，工作类型不会采取详细的工作分解，导致员工在填报时无法对应到各自的岗位工作，笔者所在单位的人工时系统主要填报要素有：

【工作类型】可选基础建设、休假、会议、培训、出差、业务工作

【公司/项目】可选公司或各项目部

【工时】自行填写，需满足每天8小时

【工作描述】自行填写

以上要素可实现按项目分类并统计所有员工的工作量，但缺点也非常明显，无法做到对员工填写的数据真实性进行核实。文档管理人员的工作无法进行分解细分，导致的结果就是每位员工的工作量都十分饱和，除了休假外，每天满足8小时，这就谈不上有效的人工时统计及管理了。

核电文档管理的特点是流程可固化，工作可分解，在实现文档管理系统电子化流程的前提下，可实现对每个流程节点进行统计。因此，针对文档管理，笔者采取了以下人工时统计的方法。

1.2 人工时标准的建立

1.2.1 人工时的定义

笔者使用以下统计单位对文档管理人员进行工时统计。这些数据可作为基础数据为日后的统计奠定基础。

总工时：指员工在某段时间内完成工作所需要的时间单位之和，以小时为计算单位。例如王某一月份的总工时是88小时；

工作日数量：指法定工作日数量。即，当月工作日数量=当月总天数-周末天数-法定假期天数。例如2017年1月的工作日数量是20天。

实际工作总天数：指工作日数量减去员工休假天数。

上岗人数：指正式招聘的岗位人员数量。

实际工作人数：以上岗人数为基础，除去休假人员作为实际工作的总人数（实际工作人数=实际工作总天数/工作日数量）。

正常所需人数：指员工为完成工作总量，参考每人每天工作6小时的工作标准，计算出的实际所需要的人数（正常所需人数=总工时/法定工作日数量/6）。

1.2.2 人工时标准的建立

一个成熟的文档管理系统的特点是能将文档管理工作的每个环节进行标准化固定。例如：文控阶段的收发函工作、文件编审批流程、文件分发流程；档案阶段的组卷、整理。在实现文档管理系统流程固化的基础上，可利用系统进行多人次的节点统计，从而得出每个节点所需的标准工时，对完成每个节点所需时间进行标准化固定。标准工时的建立是前期较为繁琐和关键的一个步骤，对后续统计每位员工的总工时起着非常重要的作用。例如完成线上信函取号并外发的工作需要5分钟。

人工时的统计按照文档管理人员的工作内容特点分为可量化统计和不可量化统计。

可量化统计指将单项工作按照流程节点划分，对每个节点所需要的时间进行标准化固定，通过对单项工作的数量统计自动计算出所需工作的工时（总工时=标准工时*工作数量）。该统计方法适用信函及文件处理流程等。可量化统计的工时提供的数据准确性和可参考性较高。

不可量化统计指无法形成标准时间的工作（总工时≈实际所需时间）。该统计方法适用参加培训会议，文件编制、检查、领导安排的其他工作等。不可量化统计的工时提供的数据准确性存在一定风险，但也是员工工作不可缺少的一部分。

1.2.3 人工时标准的维护

人工时标准的维护人员需要熟悉各板块工作流程，并长期确认数据准确性。工时标准的建立需要对工时统计结果进行统计并微调。笔者认为每位员工的工作效率有高低之分，工作效率高，需要完成的时间就少。板块经理应综合评估，长期观察得出合理的标准工时，这个合理的标准工时是考虑系统的各方面因素和个人工作效率后得出的。

人工时数据的收集统计是非常繁琐的工作，短期内看不到效益，但长期积淀下来的各种标准、模板是整个文档管理的宝贵财富，能够为文档管理的各种管理决策提供支持。这项工作需要得到部门全体员工、领导的大力支持，使之坚持不懈的开展下去。

2 人工时的创新应用

通过人工时统计可得出每月总工时、实际工作总人数、正常所需人数、平均人工时等相关数据报表。

人工时标准的建立可按照统计数据的需要，将业务类型划分为不同项目，或者增加党工团、会议等分类，利用各种分类统计出各类数据分析报表。在前端分类中做的越细，后端的数据分析越有参考性。

例如，通过下表曲线对比分析，可看出文档中心实际在岗人数和工作正常所需人数之差，人员在不同阶段的工作饱和程度也是显而易见。

人工时统计为部门员工绩效及考核提供了参考依据，为今后合理分配各个业务板块的岗位人数和掌握各板块的业务内容及员工的工作饱和度提供了有力的基础保障，为企业各项经营决策提供依据，但人工时管理的基础工作十分琐碎，数据的积累也需要较长的时间才能予以利用。坚持不懈的做好人工时管理各环节的工作，需要部門全体员工的共同支持与努力，才能将这项工作更好的开展下去。人工时管理从人工时标准的确定到人工时统计报表占据了一个兼职人员的部分工作量，倘若将这些分类数据、标准工时信息、报表计算方式方法通过信息化手段应用到人工时系统的开发中，将会对企业管理带来更高的效益。

参考文献

[1]尹振武.如何做好设计院人工时管理 [J]. 中国石油和化工标准与质量，2010（8月上）.

注释

1.合理的工时由一位合格的操作员工完成该工作所需要多少时间来定义，包括过程时间（包括系统操作速度影响和人工操作时间）和个人因素产生的时间（包括个人生理和心理疲劳等），因此笔者认为员工每天的工作标准为6小时就满足正常饱和状态。

作者简介

陆翼卉（1986-），女，汉，上海，国核工程有限公司，馆员，信息文档部主任助理

井瑞霞（1975-），女，汉，湖北，国核工程有限公司，工程师，信息文档部文控经理