新时期烟草企业档案管理的重要性及策略

闫青

摘 要：近年来我国烟草行业发展速度越来越快，如何完善烟草企业管理模式是我们需要引起注意的问题，特别是当前烟草行业生产设备加快了更新换代步伐，市场竞争变得越来越激烈，烟草企业要想提升决策的科学性与有效性，需要加强烟草档案管理工作，做到高效、及时和安全。当前我国烟草企业档案管理水平也不断提升，但是也存在很多不足之处，必须在档案管理理念、内容和方法上作出改进。本文将简述烟草企业档案管理的重要性，并就烟草企业档案管理存在的问题提出了切实可行的解决策略。

关键词：新时期；烟草企业；档案管理

烟草企业做好档案管理工作，能够完整、真实的将自身改革发展历程反映出来，特别是在各项经营管理活动中会形成大量资料，这些档案具有较高的保存价值，是烟草企业开展工作的基础。当前烟草行业档案管理相关硬件设施实现了升级，电子信息档案管理模式也得到了充分应用，也让档案管理工作变得更加复杂。为了更好的发挥出档案服务企业的作用，这要求我们提高重视程度，积极创新与实践，解决新时期出现的新情况和新问题，促使烟草企业档案管理工作再上新台阶。

1 烟草企业档案管理的重要性

烟草企业做好档案管理工作意义重大，第一，档案对一个企业的成长与发展至关重要，在企业发展壮大的过程中，档案发挥着巨大的作用。对烟草企业来说，档案承载着其各个时期的发展情况，包括企业成立时间、盈利水平、扩张情况、战略目标、重大会议以及改革改制等内容。烟草企业必须将档案管理好，最大限度发挥出档案的作用，确保各项经营活动在档案支持下得以顺利开展。第二，是烟草企业宣传的资料库。烟草企业只有提升档案管理水平，才能在需要宣传时直接从档案室调取相关资料，保证工作的有序、正常进行，减少人力、物力和财力的浪费，为宣传与扩大烟草企业创造更有利条件[1]。第三，为烟草企业决策制定提供依据。烟草企业在制定决策与方案的时候，一般需要查找烟草历史数据，若是缺少了档案，则无法作出同比分析和方案对比。可见档案发挥着巨大作用，能够为烟草企业制定科学合理的决策提供可靠依据，为烟草企业的长远稳定发展奠定良好基础。

2 烟草企业档案管理存在的问题

在烟草企业快速发展的过程中，档案的种类与数量越来越多，主要由行政类执法文书、卷烟零售户档案、日常工作的痕迹资料、党务工作文件以及行政机关公文等。由于烟草公司对档案管理工作的重视程还有待提升，没有将所需硬件设施配置齐全，且档案管理方法落后，效率不高。当前很多烟草企业还没有设置专门的档案室，重要的文书档案资料缺乏安全存放场所，且在档案收集、整理和归档等方面，各部门独立进行，缺乏有力配合与协调[2]。同时烟草企业档案管理人员安排不足，综合素质与专业能力还有待提升，且不注重对信息技术的应用，不利于档案资源的开发与利用，不能体现出档案的真正价值。虽然也有的烟草企业配置了专门的档案室，但是大多数档案管理人员都身兼数职，至今仍然采取手工的方式管理档案，无法发挥出信息化管理方法的作用，为后期的查询与利用带来了不便。

3 烟草企业加强档案管理的对策

3.1 完善烟草档案管理制度

烟草企业档案管理是一项复杂的工作，涉及方方面面的内容，提升档案管理质量将有利于发挥出企业生产潜力，提升科技水平，推动企业文化建设，在社会上有更高的知名度，为烟草企业发展壮大带来积极影响。烟草企业不仅要严格执行现行《档案法》相关规定，还要结合实际情况建立完善的档案管理工作，真正做到有法可依、有章可循，解决档案管理工作人治化问题，将档案对服务烟草企业的作用体现出来。烟草企业要从实际工作情况出发，明确档案管理工作职责，在档案归档、整理、保管和借阅等方面制定完善的档案管理制度。要合理制定档案业务工作标准，提升归档、接收、整理、鉴定和保管等工作的规范性。通过制度能够将档案工作程序、手续、责任和义务等确定下来，让烟草档案工作走标准化、制度化、法制化和程序化发展道路，通过对档案的集中管理，促使其利用率得到大幅度提升。

3.2 将烟草档案管理设备配置齐全

烟草公司档案管理工作涉及事项想多，每天都需要处理大量的信息，为了提升档案管理的效率与质量，需要注重对先进设备仪器的应用。从现阶段烟草公司档案管理设备来看，大多都比较落后与陈旧，很大程度上忽视了对网络信息技术的利用，如很多档案管理仍然采取手工作业的方式，不利于共享档案信息，也为档案整理工作造成了诸多不便，且手工的方式会降低档案管理工作综合处理能力，无法将档案参考价值有效发挥出来[3]。对此烟草公司要为档案管理工作提供更多支持，注重将先进管理设备配置齐全，通过对网络信息技术的应用，实现电子档案联网，让档案资源得到共享，能够提升其价值。同时还要设置电子档案室，应用先进的档案管理系统，让烟草公司档案管理工作现代化水平得到提升。

3.3 创新烟草档案管理方法

要想提升烟草档案管理质量，需要不断对管理方法进行改进，针对当前烟草档案管理中出现的形式单一等问题，导致档案管理效率和质量长时间不能得到提升，且经常出现档案丢失、资料损坏等问题，导致烟草档案显得不够完整。对此烟草公司在档案管理中需要采取以下方法：第一，对档案种类进行丰富，要发挥出电子信息档案存储量大、保存便捷等优势，及时做好档案备份工作，避免出现丢失与损坏的问题。第二，运用科学分类归纳法，结合实际与档案类型作出整理，录入到电子档案内，为今后查询利用提供方便。要健全纸质档案借阅制度，加强对不可备份档案的保护工作，提升档案资料的安全性与齐全性。第三，要严格实行档案管理考核制度，及时对档案管理设备仪器开展保养维修工作，确保烟草档案管理工作不受到影响。

3.4 培养高素质档案管理人才

新时期烟草公司档案管理工作出现了很多新的情况与问题，对档案管理人员提出了更高的要求，尤其是在信息网络时代下，要求档案管理人员加强学习，学习先进技术，满足烟草档案管理工作要求。烟草公司要定期开展对档案管理人员的培养交流工作，让他们学习专业档案管理知识，能够熟练操作各种先进的设备仪器，能够解决档案管理中出现的问题[4]。还要注重对档案管理人员的教育，让他们的职业道德得到提升，能够认真开展档案管理工作，做好档案服务工作。对档案管理人员来说，自身也要意识到学习的重要性，确保能够跟上时代发展步伐，通过提升自己的素质与能力，更好的满足新时期档案管理工作要求。

4 結语

总之，档案管理工作效率与水平的高低，直接关系着烟草企业的长远与稳定发展，对此需要我们提高重视程度，认真开展档案管理工作，确保将烟草档案的价值充分体现出来。烟草企业要认清形势，从以往档案管理工作存在的问题出发，深入分析其原因，不断改进档案管理工作方法，尤其是要注重引入先进的信息技术，严格落实各项档案管理制度，提升档案管理人员素质。这样才能为档案管理工作的高效开展奠定良好基础，提升档案管理质量，促使烟草企业真正实现可持续发展的目标。

参考文献

[1]徐康瑞.基层烟草商业企业如何做好数字档案管理[N].东方烟草报，2017-11-02（003）.

[2]曹俪娟.新形势下加强烟草商业企业档案管理工作对策分析[J].湖南烟草，2017，（03）：46-47.

[3]王琳.新形势下烟草行业档案管理信息化发展研究[J].人力资源管理，2017，（01）：227-228.

[4]赵钰.探讨烟草企业档案管理存在问题的新思考[J].办公室业务，2014，（09）：237.