试论信息时代档案管理工作面临的问题及对策

薛娜

摘 要：我国正处于信息时代，利用计算机、网络技术应用于档案管理，成为了当前档案管理的新趋势。尽管这种信息化档案管理模式提高了档案管理工作的效率，但也加大了信息泄露的风险。本文基于信息时代档案管理的角度，探讨这种档案管理模式下所面临的问题和解决对策。

关键词：信息时代；档案管理；标准化；安全性

我国已进入互联网时代，对于信息的传递和管理已经掌握较高的技术水平，为全面信息化档案管理提供了建设和应用环境。但是对于档案管理工作来说，其本身是庞大而复杂的工作，尽管利用信息技术进行档案管理能够提高工作效率，但同时带来较大的安全风险，存在信息泄露和丢失的可能性。在此之前我国档案管理单位仍使用传统的档案管理模式，在改变为信息化档案管理模式后，其实际应用的过程中还存在着各种各样的问题。

1 信息时代档案管理工作面临的问题

1.1 管理软件不兼容、通用

信息技术和计算机技术的不断发展，为信息时代的档案管理工作提供了良好的技术支持，各种档案管理软件应需求而生，各种功能也在不断丰富。但这些档案管理软件在实际应用过程中，不能很好地实现与电子政务系统、办公自动化系统的有效融合。此外，由于各大档案管理部门所使用的计算机型号不一、硬件规格各异，甚至计算机操作系统也不一样，造成各档案管理部门之间的档案数据不能相互协调通用，严重阻碍了档案信息共享，从而制约档案管理信息化、现代化进程。

1.2 缺乏标准化、规范化的档案管理工作程序

随着传统档案管理工作模式转向信息化档案管理，其工作模式和操作标准也因此随之改变。但是没有预先规范好信息化档案管理的操作标准，加之各档案管理部门所使用的硬件设备型号、规格各异，造成档案管理工作无法形成标准化、规范化的工作模式，加剧了各档案管理部门档案信息互不兼容、通用的情况[1]。

此外，档案管理部门系统软件可移植性差，在档案管理硬件升级时难以把档案管理软件移植到新平台；档案管理部门尚未形成统一的档案自动化标准，即使有也因为推广力度不够，使得各档案管理部门沿用各自的档案管理标准。正是因为各档案管理部门缺乏档案自动化的标准，严重阻碍了档案信息化管理。

1.3 档案安全性、保密性有待加强

为了加强档案信息对电子政务系统的信息资源支持，档案管理部门往往会和政府机关建立网络连接，实现档案信息的高效利用。但是电子档案具有易更改的特性，每一位使用电子档案的人都可能损害档案信息的完整性和安全性。不法分子利用网络技术侵入电子档案馆，对原信息进行篡改、窃取和删除，使得档案管理面临信息泄露和破坏的风险。同时，因电子档案存储方式多样，存储的硬件规格也不一样，很容易造成兼容性的瘫痪问题。

此外，假设电子档案管理部门能完全保证网络安全，也不能百分百保证内部不会出现信息泄露，特别是电子档案馆连接着电子政务系统，每一位政府机关工作人员都有可能检索这些档案信息。在身份识别认证措施未完善的情况下，不具备翻阅一定保密级别档案的工作人员，完全可以通过登录相应账号密码进行档案浏览和操作，档案管理部门不能有效识别账号登录者是否具备相应的权限[2]。

1.4 档案管理人员不具备信息化档案管理能力

大部分档案管理的工作人员，往往习惯于传统档案管理模式，在不对他们进行培训的情况下很难掌握信息化档案管理能力。档案管理人员是档案管理信息化的重要主导力量，尽管其具备专业的档案管理知识，却缺乏信息化档案管理应具备的素质，有些档案管理人员无法适应使用计算机工作环境和网络工作环境。信息化档案管理缺乏既懂计算机、网络、通讯技术，又要掌握专业档案管理知识的复合型人才，现如今档案管理人员偏低的综合素质，阻碍了档案管理信息化、现代化的进程。

2 信息时代档案管理问题的解决对策

2.1 加强档案资源信息化建设

信息化档案管理的建设目标，就是实现档案信息的有效共享，最大化发挥档案信息的价值。因此，要加强档案资源信息化建设，首先要采用先进的信息技术，实现档案信息自动化处理，一体化管理档案、文件，从而提高档案信息的检索速度和质量。

对不同储存载体的档案信息，如文字、照片和视频文件，实行数字化存储，并利用计算机技术，合并不同表现形式的档案信息，使数字化的档案信息量更大、信息价值更高，丰富档案信息的表现形式；借助网络技术，实现档案信息远距离传输和交流，从而进一步加强信息的有效共享，以此预防档案老化及人为损害现象。

2.2 建立起高质量档案数据库

利用信息技术和计算机技术，实现实体档案信息数字化，使檔案信息快速传递成为可能。数字档案信息具有与传统档案信息不同的特点，前者能够对数据进行删改，能够对证实的错误和数据进行修改，同时它还能够改变档案信息的呈现形式，使档案信息利用更灵活、高效。因此数字化档案信息，不是单纯地把纸质上或其他载体的档案信息，完全复制其表现形式到档案数据库。通过档案信息数字化，不仅能够高效地整理档案信息，还能对这些档案信息进行综合利用，实现各档案信息的内容互通互融。

通过建立档案信息的数据库，能够按照人们网络阅读习惯，对内容表现形式进行重新排版。数据库要符合网络传输标准、数据信息的读取标准，以此才能建立起高质量的档案数据库。

除此之外，还要充分考虑未来档案管理的发展情况，在软件选用要具有一定的前瞻性，为后续软硬件升级预留空间。同时要加强对数据库的运行维护管理工作，确保档案信息的安全和完整。

2.3 健全档案管理安全保障体系

在各类信息资源中，档案资源无疑是最为重要的信息资源，在我国政治、经济建设发挥着重要作用。随着档案管理信息化的进程加快，在提升档案管理工作效率的同时，安全问题也随之凸显，因此为了确保档案信息管理的安全性，要建立和完善档案管理安全保障体系。健全安全保障体系，要注意以下两个方面：档案信息的存储安全和档案信息的使用安全。

为了防范黑客侵入和病毒攻击，要经常对数据库进行备份，确保档案信息的存储安全；要加强对用户的身份认证，以密钥管理手段保护档案管理系统，加强对档案网络系统的监控，隔离内网和外网，确保档案信息的使用安全。

2.4 加大档案管理人才培养力度

信息化档案管理工作，需要档案管理人员不仅要了解和掌握档案管理知识，还要熟练使用计算机对档案数据库进行管理、维护、数据输入和网络管理等。除了这些基本要求，档案管理人员还要具备一定的信息资源开发能力，如此才能实现档案信息的有效共享和信息资源利用最大化，更好地服务现代化建设。

要加大档案管理人才的培养力度，采用有效措施不断提高档案管理工作人员综合素质和专业水平，从而推动档案管理信息化发展。

3 结论

总而言之，要想解决信息时代档案管理所面临的问题，要做好以下几个方面，首先要加强档案资源信息化建设，建立起高质量的档案信息数据库，健全档案管理安全保障体系，同时要加大档案管理人才培养力度，使档案管理人员具备信息化档案管理的综合素质和专业水平，实现档案管理信息化、现代化。

参考文献

[1]王学武，马迎秋，于长海.信息时代档案管理工作面临的问题及对策探析[J].中国卫生产业，2017，14（17）：65-66.

[2]张在奎，王丰霞.信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].中国集体经济，2017（12）：31-32.