加强基层机关档案管理工作的对策

黄琪琪

摘 要：本文主要根据基层机关档案管理中出现的问题采取有效的措施予以改进提升，不断推动基层机关档案管理工作，促使档案管理工作能够更加高效高质地开展。

关键词：基层机关；档案管理；对策

机关档案的管理工作作为机关办公室工作的一个重要组成部分，它是供给机关工作进行调差所提供的渠道、是提升机关工作效率的主要基础、是维护机关历史真实面貌的重要工作之一，同时又是档案事业发展的关键。只有不断的加强对基层机关档案管理的工作，才能够进一步提升机关工作的工作质量。

1 基层机关档案管理工作当中存在的问题

1.1 硬件设施不完善

根据当前基层机关档案管理现状来看，有很多的机关单位高层领导人并没有高度的重视档案管理工作，也没有在档案管理这一工作岗位当中投入大量的经费和时间，而档案管理工作由于经费的欠缺，让很多的硬件设施都没有跟随时代的进步而进步，最终造成了单位档案保管条件过差，而且有很多的机关档案管理工作都没有达到“八防”的基本要求，甚至在整齐、规范和统一的条件上都存在着一定的差异。由于档案保管的条件过差，有很多的档案室逐渐的划分成为了杂物室；由于基础设施过于老化，机关单位对档案室的安全意识也不是很强，而且设备的不到位，致使很多的档案资料都遭到乐破坏和丢失的现象[1]。

1.2 管理制度不完善不健全

构建档案管理工作的主要内容就是能够进行利用，但是在实际生活当中，档案管理工作的质量和利用效率都存在着一定的差异情况，有的单位从根本的档案归类上都没有做好，甚至是保管期限的不正确，或者是在档案信息化程度上没有进行高度的重视，最终致使档案管理质量下降的原因[2]。

1.3 人员不稳定、业务能力不强

基层的机关档案管理工作作为政策性较强的工作，需要专业的档案管理人员才能够胜任档案管理工作，但是根据当前的基层机关档案管理现状来看，有很多单位的档案管理人员经常会发生变化，尤其是在二级单位机构的档案管理人员，更是变换过于频繁，新成员的入围，由于时间较短没能完全的胜任要有较长的时间进行熟悉，长时间是不利于档案工作发展，还有部分的档案管理人员在交接工作上的不规范，也在一定程度上影响了档案的完整性；甚至还有的档案管理人员身兼数职，致使他们没有过多的精力和时间去管理档案工作。由于个别档案人员对档案工作的重视，其责任心不强，只是在工作当中进行敷衍，在思想上还存有着为难的心理情绪，导致档案管理工作的工作效率得不到提升。

2 加强基层机关档案管理工作的对策

2.1 领导应高度重视

根据当前基层机关档案管理工作的现状来看，有很多的基层机关单位领导和管理人员都对档案管理工作没有完全的认识到其中主要内容，都是认为档案工作知识进行“抄抄写写、看摊保管”的主要工作，并不是基层机关单位当中最为重要的工作，也不能够给机关单位创造出经济效益，只是认为不能够丢失、不能够泄密就是主要的工作内容，长时间的不重视档案管理工作就会在一定程度上约束机关单位的发展。随着现如今科学技术的不断发展，已经对基层的机关档案管理工作提出了更高的要求，需要在管理过程当中运用现代的科学技术和管理手段来提升基层的机关档案管理工作，能够把档案管理工作转换成为信息化管理。为了能够更好的实施信息化管理档案工作，需要不断的完善岗位责任，要让管理人员严格的遵守规章制度，进而实现系统完整的工作程序，更好的促进档案工作发展.[3]

2.2 完善管理制度

在基层机关的档案管理工作当中需要构建完善的档案管理制度，在构建完善的档案管理制度时需要根据以下几点要求进行构建：第一点，构建出来的管理制度需要具有合理性和科学性，在构建档案管理制度的时候需要根据基层机关单位的主要特点和档案的实际情况进行构建，为了适应于机关单位寻找档案需要；第二点，在构建档案管理工作制度的时候需要具有一定可操作性和简便易行的特点，能够把管理制度的主要特点发挥出来；第三点，在构建档案管理制度的时候需要具有一定的制度约束双向性特点，不仅要约束领导人物还要约束员工，领导的行为和形象是对管理制度是否顺利执行的关键，而员工又是作为单位当中的主要群体，其领导被约束也是对员工启到了一定的作用；第四点，严格执行管理制度，在严格执行管理制度的同时，还需要严格的根据档案查借阅制度、保密制度，查看健全的档案材料形成，而且要在执行管理规章制度的时候赏优罚劣，做到公平、公正、公开的有功必赏、有过必罚的制度。

2.3 加强人员培训

根据当前基层机关档案管理部门来看，在基层的档案部门当中应该构建出高素质的档案管理人员和队伍。构建高素质档案管理人员和队伍的主要形式需要根据以下几点：第一点，在建设高素质档案队伍的时候，需要选择一些“在政治上可靠的、作风正派的、责任心较强”的人员去从事档案管理工作，需要完全的掌握他们在生活当中、工作当中的积极性和创造能力；第二点，加大业务学习，能够运用会议代训、通报情况以及印发的操作手册等，先让档案管理人员进行熟悉自己所工作的内容，自己明确自己的工作内容和所需要负责的地方；第三点，对档案管理人员进行专业的培训，制定出每一时期当中都要定期培训的时间以及在学习过程当中遇到的问题，在每一年当中都需要不断创新自己了解知识的程度和技术等，具有自主学习能力；第四点，在选择档案管理人员的时候还需要选择一些具有灵活性的档案管理人员，能够在实践的过程当中选择人才、运用人才，而且在职称和职务的方面打破传统的论姿排辈的现象，让年轻人能够快速的成长。过多的重视档案管理人员的政治素质和业务素质，以此来构建出高素质的档案管理人员和队伍。

2.4 运用数字信息技术构建档案管理系统

档案管理工作是否能够正常进行发展其主要就是看服务质量的好坏，合理的运用档案信息资源，能够为社会主义现代化建设服务打下良好的基础，基层机关单位当中的档案管理工作是面向于全社会和全部群众的，所以主要是根据“提高质量和合理利用”作为主要的中心内容，做好档案信息服务工作，让档案部门能够从关门服务发展到“开门服务、上门服务以及网上服務”等，有效的提升档案信息的使用效率。要给档案的管理人员树立正确的工作理念，要以“工作就是服务”、“增强服务意识”和“主动服务”作为主要的发展目标，确定正确的服务方向，以此来不断的提升服务质量[4]。

2.5 搞好基层机关档案管理工作的宣传

可以在档案管理的当地进行宣传关于档案法律法规的宣传活动，主要的宣传内容就围绕“档案工作开展到哪里、宣传工作就跟到哪里”的内容，尤其是在机关的高级领导层次当中，要不断的加大宣传活动，让机关的高层领导过多的重视档案管理的重要性，最后能够把档案管理工作作为主要的业务部门，让机关当中的档案管理人员得到领导的重视，更好的提升档案管理水平和档案管理工作的工作效率。

3 结束语

综上所述，随着科学技术的不断发展，基层机关档案的管理工作应该能够跟随时代的发展进行不断进步，创新传统的管理理念，能够运用科学、合理的方式进行档案管理，有效的提升档案管理水平，并深入的研究出现代化的档案管理模式，进一步的促进社会主义和谐社会的发展。

参考文献

[1]刘艳花， 陈汇. 加强基层机关档案管理工作管见[J]. 档案天地， 2014（1）：56-57.

[2]刘可新. 浅谈如何加强基层单位档案管理工作[J]. 山东档案， 2007（1）：40-.

[3]李维红. 加强基层单位档案管理工作的主要措施[J]. 黑龙江档案， 2012（2）：102-102.

[4]周继娥. 浅谈基层档案管理工作现状及工作对策[J]. 法制与经济， 2011（4）：102+104.