电子政务系统中的档案问题的思考

纪秋

摘 要：本文针对电子政务系统的管理特点，提出了当前系统中档案管理存在的问题，并提出了有针对性的解决对策。

关键词：电子政务；档案；问题；对策

随着电子政务系统的不断普及，对于电子档案的管理也越来越普遍。然而当前的政务系统的档案管理工作仍然存在一定的缺陷。随着科技的不断发展，电子政务系统已经越来越多地运用到日常的政务处理中。档案管理作为电子政务系统中较为重要的一个模块，对档案的编辑、储存、传递以及信息的综合处理有着重要的作用。然而当前，电子政务系统的档案管理仍然存在一定的问题，需要得到有效的解决

1 电子政务系统中的档案问题

1.1 安全问题

电子政务系统中，对档案进行管理会涉及到安全相关的问题。由于很多档案中包含了大量的信息，有些甚至是保密的信息。然而随着互联网的不断发展，电子政务系统的广泛使用，使得电子档案文件更容易通过网络被传播和使用。当前各类网络病毒等情况较为严重，将会极大地威胁到档案的安全问题。从人员的操作方面来看，一些电子政务系统的操作人员并不专业， 由于人工操作失误以及分工不明确的问题，也在一定程度上提高了档案管理的风险，给档案的管理和存储也提出了一定的要求。

1.2 管理权限及分工问题

在电子政务系统中，包含了多个不同的管理及操作员工，他们的管理权限以及分工对档案的管理有着重要的作用。然而当前在电子政务系统中，对于操作员工的分工并不明确，同时对于权限并没有十分合理的划分。从而导致多个部门拥有相同的档案管理权限，部门之间不存在相互的制约，并无法有效对档案进行层级化、功能化的管理。一旦档案的管理出现问题，则很难对相关责任人进行追究。

1.3 资金投入问题

电子政务系统的构建需要大量的资金投入，来进行系统的总体构建以及维护，同时还包括了管理维护人员的培训等各个方面。然而当前，由于电子政务系统的出现时间还比较短，在系统的总体构建方面还不完善，因此对于资金的需求量还比较大。投入充足的资金是系统得以有效构建的基础。同时，也是保持政务系统有效运营且服务于社会大众的重要因素。当前，对于电子政务系统的资金投入不足，将会总体影响电子政务系统的运行效率。从档案管理的角度而言，系统的不完善将会直接导致档案管理的一系列问题。从日常的基本操作到档案的储存修改以及归档，无不需要一个完善的政务系统作为基础。此外，由于电子政务系统还属于比较新兴的产品，习惯于纸质版档案管理的员工必须要通过培训快速掌握政务系统的档案管理操作要点和流程，人员的培训同样需要大量的资金投入。从当前来看，资金投入的限制，从总体上制约了电子政务系统的发展。

2 电子政务系统的档案管理对策

2.1 加强档案管理制度的制定

电子政务系统中档案管理需要有合理的管理制度来进行指导。只有通过合理的管理制度，才能够在实地操作过程中，更有效地根据制度对档案进行处理。合理的管理制度主要包括了对档案管理不同操作人员的权限划分和分工，以及档案管理的不同阶段中的规范要求等。从操作人员的分工来看，这应该对不同的操作人员进行权限的分配，从档案的写入、修改、审核、存储、转送、销毁等各个方面来进行。档案权限的管理与分工不应局限于档案管理部门内部，而应综合考虑到档案管理的全过程以及各个相关的部门。只有对不同部门的进行综合化的分工和权限的设定，才能够全面地对档案进行管理。

2.2 加强日常维护及人员培训

管理人员的操作水平则影响了档案管理的效率，加强日常维护能够保证电子政务系统的有效运行。日常的维护应注重对重要电子档案的加密，同时应该定期做好电子档案的维护备份工作，从而保证在出现系统故障时，能够有效及时地对档案进行恢复与找回。同时要定期进行病毒的查杀和病毒库的更新管理，防止系统漏洞导致的档案文件的损坏和外漏。对于档案的管理，应注重加强档案的分类和归档，对档案的重要程度以及密级进行区分与管理。同时，对于操作人员的管理方面，应加强对于他们的日常培训工作。保证各类人员能够明确自身的档案管理工作要点，对档案的全过程管理要求有所明确。同时也要提高他们的操作水平，保证在电子政务系统中的档案管理工作的效率。最后需要加大资金的投入，进行电子政务系统的构建以及日常维护与更新，并不断通过培训提高管理人员的专业化水平，以及安全意识和法律知识，才能够有效保证电子政务系统的档案管理工作的进行。

2.3 电子档案的全过程管理

电子档案的管理要从全程的角度来进行，也即从档案的产生到档案的流转交接，修改以及最终的销毁等全寿命周期内的管理。管理制度中应明确不同阶段内的档案管理的要求。在产生阶段，应对档案的书写格式，档案写入权限等进行规定；在档案的流转交接阶段，应对不同的档案转入转出部门进行管理规定，包括档案交接的具体流程，档案的格式和储存等问题；在档案的修改阶段，应对具有修改权限的部门和人员进行规定，保证仅有权限的工作人员能够行使档案的修改行为；最后对于档案的销毁，也应该进行明确的销毁要求规定，保证档案销毁工作的完成。

2.4 加强资金投入及法务管理

投入充足的资金是系统得以有效构建的基础。同时，也是保持政务系统有效运营且服务于社会大众的重要因素。电子政务系统的构建需要大量的资金投入，来进行系统的总体构建以及维护，同时还包括了管理维护人员的培训等各个方面。此外还需要尤其注重对于法律意识和相关知识的完善。基于法律的基本要求，能够对计算机法、网络管理法、信息安全法等内容进行深入了解。从而对电子政务系统中的档案管理工作做出的法律指导。在出现问题时，能够做到有法可依，按照法律要求進行事务的处理。

3 结语

电子政务系统的档案管理对于整个政务工作来说有着重要的意义。各管理部门应明确当前政务系统中档案管理的特点以及存在的问题，并不断通过加强档案管理制度的制定，加强日常维护及人员培训以及制定规范的电子档案移交流程，提高档案管理的水平，保证档案管理工作的有效进行。

参考文献

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