高校档案服务工作的创新途径分析

李春梅

摘 要：高校档案涉及的内容较多，对于高校档案服务工作进行创新具有较强的系统性和复杂性，因此在高校档案工作中，需要融入新型服务理念，全面提高档案服务水平，积极推动高校档案服务工作的健康有序开展。

關键词：高校；档案服务；信息化建设；档案利用制度；大数据

1 加强档案信息化建设，统一信息和数据

当前有高校档案加快了信息化建设的进程，这是高校档案服务质量得以提高的关键所在。近年来高校招生人数不断增加，教职工数量相应也淡民增多，信息呈现出快速发展的态势，这也对高校档案工作带来了较大的挑战。为了全面提高档案管理水平，则要借助于信息化手段，加快推动档案服务的创新发展。在当前高校我档案工作中，需要建立高校档案信息管理系统，并构建完善的档案信息化系统标准，积极推动高校档案信息化建设与高校教育信息化保持同步，实现档案信息的科学归类、整理和检索，构建完善的高校档案信息化重审体系，整个各类信息，实现高校档案信息的统一管理。另外，建立档案信据库，及时对档案信息进行更新，这样可以更便利于进行档案信息检索。针对于档案信息安全积极采取有安全防护措施，通过设置系统操作应用权限或是加密保护等方式实现对档案信息的安全管理。

2 重视档案管理，全面提升档案服务工作的水平

由于档案管理工作的质量直接关系到高校各项工作的有序开展，因此在高校发展过程中，需要重视档案管理，以此来全面提高档案服务水平。对于高校管理者，不仅要重视档案管理工作，同时还要加大投入力度，进一步建立健全高校档案信息化管理系统，加快推动高校档案的信息化和数字化发展，为高校档案服务质量的提高奠定良好的基础。同时，高校档案管理人员也要注重自身的专业素质的提升，并在日常工作中重视自身的学习和培训，掌握现代化技术，熟悉对档案信息化进行操作，从而为档案利用者提供高效、优质的档案信息。在高校档案服务创新发展过程中，需要档案管理人员要树立良好的服务意识，并认识到档案工作与其他工作之间的紧密联系，通过提高自身的专业水平来使档案工作与各部门的工作实现有效衔接。即通过做好档案服务工作，积极为高校其他工作的开展提供重要的信息支持，积极参与信息统计和分析工作。通过为档案需求者提供档案信息的便捷查找，全面提高高校档案服务效率，构建档案信息化网络，加快推动档案信息的共享，方便调查高校内部各部门对档案信息的合理使用。

3 规范档案管理利用制度

在当前高校档案服务工作中，需要进一步规范档案管理利用制度，简化档案服务流程，提高档案检索和查询的效率，全面提高档案服务水平，从而为档案利用者提供更多的便利条件。在具体建立健全档案管理利用制度过程中，还要打破传统体制的束缚，将档案科学管理与服务有效结合，简化档案利用过程中的流程。即在确保档案信息安全的基础上，尽可能的去掉档案利用过程中一些多余的步骤，这样档案利用者能够快速高效的查询到自己所需要的档案信息，有利于档案服务工作效率的全面提高。

4 建设数字化、网络化平台

高校档案工作中要加快馆藏目录数字化、馆藏目录查询系统、各类全文数据库和多媒体数据库的建设步伐，为档案网络利用提供方便。同时要扩大文本、视频、声频等数字信息的收集范围，及时对电子文件进行归档，通过建设各类数据库，打牢档案利用和服务的科技应用基础。此外，高校档案服务工作还要运用多种查询方式，转变以往查阅加目录式的单一服务模式，要建立磁卡阅读区、纸质档案阅读区、微档案阅读区、声像档案阅读区等机读目录，建立兼有传输、检索和利用功能的一体化服务。

5 挖掘用户潜在需求

只有全面满足档案使用者的需求，才能有效促进高校档案服务水平的提高， 而档案使用者的需求除了现下的需求还有潜在的需求，对用户的潜在需求进行挖掘，可以有效促进高校档案的可持续发展。档案用户由于文化层次、兴趣以及职业等各个方面的不同，对于档案利用的需求和频率也呈现出一定的差异性。根据使用者对于档案的利用频率，可以将其分为尚未利用型、偶尔利用型以及经常利用型。对于偶尔利用型，高校档案管理人员可以采取试探性的营销策略。譬如，在档案网上创建专题数据库，采取对多种档案主体服务进行开发的方式对档案用户进行试探，在此基础上将该类型用户的潜在需求有效激发出来。对于经常利用型是用户，高校档案管理人员可以通过Web使用模式挖掘技术分类技术对潜在的用户进行发掘，在此基础上采取聚类分析的方式进行分析，并且通过对该类用户进行登记，包括用户兴趣、学历和职业等，对用户利用档案的趋势和动机加以了解，在此基础上将特征相同的用户群有效划分出来，对其潜在的需求进行深入挖掘，并在此基础上针对这类用户提供个性化的定制服务或者开展特定的宣传策略。

6 利用大数据开展有针对性地智能服务

高校档案的智能服务城朵根据不同用户群体的需求，积极采取多种形式的服务方式来对档案用户提供及时、准确的档案信息，为档案用户提供专属性服务。特别是基于大数据时代背景下，档案管理工作的最终目的即是提供档案的利用，因此要注意在确保归档电子文件法律效力的基础上，积极向用户提供利用服务。同时档案部门还要与网络时代办公的需要相适应，充分的利用技术管理手段来将各类档案资源转变为用户便于利用的信息，使学生师生在任何地方和任何时间内通过登录学校档案网页，利用注册的用户名和密码即能够获取到自己所需要的档案信息。同时，高校也可以将一些开放的档案信息全文数字化后上传到网上，从而供档案利用者使用。学校档案部门还要针对于档案利用者网络行为数据进行分析，从而为档案利用者提供更具针对性的档案信息服务。

另外，当前高校档案服务工作中，可以基于大数据环境下来拓展档案服务方式，推动档案服务方式的多样化发展。传统的档案服务方式就是档案室进行查询，在当前信息技术的支撑下，档案利用者可以通过电话、邮件或者是实时咨询的方式进行档案信息的查阅。并且网络的发展可以进行远程的信息查询。学校档案管理部门也可以利用信息化技术来为用户提供广泛性和个性化的服务，利用互联网公布档案的信息以及新闻事件等广泛性的信息，也可以根据用户的个性化的需求，推送一些比较具有针对性的信息。

7 结束语

高校档案服务工作的创新发展不仅需要档案管理人员树立良好的服务意识，同时还要基于档案利用者角度来进行换位思维，从而对工作方式方法进行不断创新，落实好高校档案服务机制，全面提高高校档案的服务水平，为高校档案工作的有序开展奠定良好的基础。

参考文献

[1]徐盈.高校档案管理工作服务创新思考[J].人才资源开发，2016（08）1.

[2]关于创新档案服务机制的思考[J].张晓燕.安阳工学院学报.2011（06）.

[3]试论创新档案服务机制的关键点[J].张晓燕.安阳师范学院学报.2011（06）.