优化基建工程档案归档工作的途径

孙晓璇

摘 要：基建工程档案直接体现了基建施工过程中的所有内容，与工程后期的使用、维修等工作有着密切相关联系，其归档工作是衡量一个基建工程档案管理水平的重要标志，是提高基建工程质量的重要方面。本文简要阐述了基建工程档案存在的问题，并对其成因进行分析，针对指出改善措施。

关键词：基建工程；档案；归档工作

1 基建工程档案存在的不足

基建档案记录了工程建设的全过程，真实再现了工程项目管理过程和工程实体的真实面貌。因此，如何加强基建工程档案资料管理工作是提高基建工程质量的一项非常重要的工作。近几年基建工程项目建设也得到了发展，在基建工程档案管理中，也出现了新形势下的问题和不足。主要体现在以下方面[1]。

部分基建档案归档的相关文字材料较为散乱，未装订成册，封面上工程项目信息缺失，案卷内未标注页码。文字材料主要包括：工程项目立项申请报告和批复、环境质量报告和批复、有关行政主管部门（人防、环保、消防、文物等）批准书或协议、建设用地批准书、国有土地使用证、拆迁补偿安置协议、施工文件、监理文件、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、测量记录册等。

一般来说，该类文件均要求按一定顺序和规律装订成册，完善封面的工程项目信息，并逐页标注页码，增强基建档案组卷的完整性与规范性；所有文件材料名称和所在位置均与前面的目录一一对应，确保档案完整且不被篡改。

部分基建工程竣工图的修改之处未作标注，或者标明了修改处，但是未标注修改时间，无修改人签名；该签字盖章的地方有一部分没有签字盖章，应当加盖或签署的印章存在缺失的情况。部分工程档案在中途设计有变动的情况下，档案中无设计变更通知单，或者虽有设计变更通知单，但仅为复印件而非原件；部分修缮、扩建等工程项目，未提交建筑施工前拍摄照片及施工后拍摄的对比照片，个别的有提交，但仅为彩打照片，而非正式冲洗照片[2]。

按照基建档案归档规范，竣工图中任何有修改的地方均需按规定标注修改时间，并须有修改人的亲笔签名；所有归档材料，包括竣工图纸要求加盖或签署的印章务必齐全完整，例如竣工图上应加盖竣工图章、出图章、设计师章、建设单位及施工单位公章等，缺一不可；工程设计中途有变更时，必须附上设计变更通知单原件[3]。

关于档案原件方面。施工单位移交的部分工程的图纸和文字资料未交原件。为了确保档案的凭证作用和法律效力，除少数有特别说明的情况外，移交至档案馆的所有基建工程档案均需提交原件，尤其是新建各栋建筑的建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、建设工程规划验收合格证、建筑工程施工许可证、建筑工程消防验收意见书、建设工程档案验收合格证、防雷装置合格证、建设项目竣工环保验收意见的函、建设项目竣工环境保护验收申请表的批复等都必须提交原件存档。

电子版档案同步归档问题。部分工程项目最终版的竣工图，只提交了纸质的图纸，未能提交CAD电子图；移交档案时，仅有纸质清单，未提供电子目录，部分文字资料的清单较为粗略，不够详细。依照归档要求，最终版竣工图，需要纸质和电子版CAD图双套归档；同时需提交详细的电子目录。

2 基建档案归档工作存在问题的成因

相关部门对基建档案归档工作重要性的认识不够，对基建工程档案的复杂性和专业性以及工作难度估计不足，为该项工作指定的兼职档案人员缺乏相当的专业知识和技术水平，从而导致对施工单位归档资料收集、整理工作的监督力度不够，使得总体的归档质量未能尽如人意。

基建档案的归档渠道不够畅通。一方面是负责组织实施基建工程的职能部门与工程施工单位，未能在基建工程项目档案的归档方面建立有效的沟通机制；另一方面，基建部门与档案部门在基建档案相关工作上的业务联系也需要进一步加强。这便导致三方未能就基建档案归档的某些细节问题及时互通信息，及时商讨，共同解决。

对基建工程项目施工方的约束力不够。施工单位作为基建档案收集、整理、组卷归档的行为主体，如果缺乏对档案重要性的高度认识及对归档工作的强烈的责任心，是无法尽职尽责地做好相关工作的。除了主观的责任意识，制度的约束也是更有效的方式之一。基建档案工作规范规定，需抽取工程经费总额的一定比例作为档案保证金，如果施工方未能高质量完成该项工程的档案归档工作，基建和财务部门不得与之结算工程尾款，须敦促其整改直至合格后方可结算。该条规定对施工方的约束力是显而易见的，但事实上却因种种原因未能有效执行，所以效果也是大打折扣。

3 改善基建檔案归档质量的措施

进一步理顺、疏通基建档案的归档渠道“明确岗位职责，强化责任意识，提高档案管理水平。”维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。”档案馆是基建档案最终保存保管及后续提供利用、服务大众的基地，在基建档案形成的全过程中档案部门实行前端介入、中期跟踪检查、后期接收归档的业务指导流程。鉴于此，组织实施基建工程的相关部门有必要与档案部门建立顺畅的沟通机制，确保档案部门及时掌握各项基建工程实施情况，以便对每项工程形成的基建档案材料整理归档工作进行全过程跟踪、监督和指导。为此，基建部门应指定一名熟悉业务、责任心强的工程技术人员担任兼职档案员，负责对每项新建、扩建、改建及大、中型维修项目的档案资料的收集、整理、立卷、归档工作[4]。该名兼职档案员负责与档案部门对接，在单位组织实施的每一项基建工程启动之初，有责任和义务将工程项目名称、设计单位及设计人员、施工单位、施工单位资料员姓名及联系方式等相关各项信息及时明确知会档案部门，便于档案部门相关人员准确掌握各项新建、扩建、改建、修缮等工程情况，确保信息渠道畅通，以便跟踪监督工程项目档案的归档工作及后续工作的顺利开展。期间，工程中期验收、竣工验收等重要会议，须及时通知档案部门人员参加。基建部门兼职档案员和档案部门相关人员需要保持密切的联系，共同做好基建工程档案的归档工作。

对基建档案归档工作实行前端介入、全程监督，把控归档质量。本着对基建工程所形成的成套性档案及时进行抢救性保护的原则，基建部门应增强档案意识，对基建工程材料归档工作做好前端控制，从源头上把好质量关，做到全程跟踪督促，做到“三纳入，四同步”，以防相关重要档案材料的遗失或损毁，从而造成难以弥补的损失。基建部门负责基建工程档案归档的人员需要从工程招标伊始，至工程最后全部结算，在这整个过程中对基建工程档案的收集、整理、立卷、归档工作进行全程跟踪，实施档案质量监控，尤其是在中期验收、竣工验收会议上，应对照归档要求，对施工方整理的成套性工程档案进行检查验收，对收集不齐全或整理不符合要求和规范的地方应及时督促对方整改。必须做到前端介入，全程监督检查，否则一旦工程结束再去追缴档案，则难以保证整套档案的齐全、完整和规范。基建部门与档案部门应始终保持经常性的联系沟通，对归档工作过程中遇到的任何问题及时交换意见和看法，共同协商解决。

严格落实对基建工程施工单位的约束机制。基建工程项目施工方直接负责基建工程档案的收集和整理工作，基建部门需要对其严格执行相关规定，以保证归档质量。根据相关规定，“基建部门应从投标单位的基建总投资中扣留5%作为基建档案保证金，待基建档案材料归档由档案部门、基建处验收合格后才能发还”[4]。对于尚未将基建档案齐全完整地移交至档案馆的工程项目，基建部门不得与施工单位办理竣工结算手续。而对于已办理结算而未能齐全完整移交档案的工程，则须及时采取补救措施，务必抓紧联系各施工单位资料员，责令其将基建档案材料补交齐全，移交至档案馆，以保证各项基建项目中形成的原始真实记录得到妥善保管、有效保存和利用。

改善基建部门的档案存放条件、及时进行基建档案数字化，以确保档案安全。对于尚未移交至档案馆，暂存于基建部门的部分未走完审计程序、未最后结算的基建工程档案，需要保证良好的保管条件。为确保档案在移交进馆前的完好无损，需督促基建部门将档案保存于温度为14°C—24°C、相对湿度为45%—60%、无虫、无尘、无霉、无鼠的环境中，为档案保管场所配置空调、抽湿机等必要的设备设施，并安排人员每天巡查，做好温湿度登记，确保档案安全无损。

鉴于房管局在给各建筑办理房产证时均要求提交各类材料的原件，故而在每项新建工程启动伊始，是否可考虑办理一式两份的建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、建设工程规划验收合格证、建筑工程施工许可证、测量记录册及附图、工程竣工图纸等文件原件？这是值得考虑和探讨的。

4 结束语

基建工程档案是在工程建设活动中直接形成的对国家和社会、企业有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各種载体文件材料，其归档工作属建设工程档案资料管理内容，具有特殊的整理与归档要求，内容多、专业性强，改善基建工程档案质量，能实现基建档案工作自身价值，为发展和谐社会和经济建设提供档案服务。

参考文献

[1]施丽霞，范玉荣.影响医院档案归档率的因素及有效应对措施[J].中国管理信息化.2016（23） 176-177.

[2]刘伟珍.档案归档管理和利用方式之研究[J].城建档案.2017（08） 63-64.

[3]关明杰.基建工程档案管理存在的问题及解决对策[J].赤子（上中旬）.2015（23） 227.

[4]方玉凤.浅谈如何加强基建工程档案管理[J].四川建材.2013（04） 250-251+253.