信息时代事业单位档案管理建设的策略

武秀艳

摘 要：在社会信息化的今天，要想在事业单位对档案管理工作做出创造性提升，就十分有必要引入数字化技术进行档案管理，档案作为事业单位在长期发展中所产生的重要信息资源，其对促进单位的稳定以及健康发展具有借鉴以及参考价值。在信息时代背景下，以往的管理模式和手段已经无法满足时代的需求，档案管理逐渐趋于现代化和信息化。在此背景下，本文主要针对提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略进行分析和阐述，希望给予我国相关事业单位以参考。

关键词：信息时代；事业单位；档案管理；

毋庸置疑，眼前的时代是属于信息化的时代，各行各业都在致力于提升工作效率，将信息化作为企业或组织发展的方向，在事业单位内的档案管理工作同样是这样。国内的档案管理工作在许久之前都已经开展了信息化方面的工作，经过十数年的发展，也取得了一定的成果。不过相较于发达国家，国内的档案管理工作，特别是在信息化建设领域十分不足。故而，在进行档案管理时，要积极推进信息时代事业单位档案管理建设的策略对档案管理信息化建设对策的研究。

1 档案管理信息化概念

我们通常对档案管理信息化的定义就是，在信息化建设的指导下，进行档案管理工作，在相关机构的协调统一下，在档案管理过程中引入现代信息技术，之后系统进行处理、信息传递，将信息资源进行数字化处理，将管理工作实现全程网络化，实现档案信息资源的合理分配和信息共享。

2 事业单位档案管理信息化建设的积极意义

2.1 提升管理水平

应用现代信息技术开展档案管理，可以以数据的形式储存档案信息，在节约档案保管空间的同时，还可以提升档案的应用效率，发挥档案的价值和作用。同时，在开展信息化管理中，还可以为使用者提供便利，进而及时获取想要的档案资源并且加以利用，降低档案在使用、储存以及收集中的失误率，提升管理质量和水平。

2.2 促进单位发展

事业单位在长期的运行和发展历程中，会产生大量的信息以及资料，其不仅是单位工作成果的见证，更可以对单位进行决策起到借鉴作用。实现档案管理现代化以及信息化发展，可以有效提升工作效率和质量，节约管理时间和人力投入，对促进事业单位的稳定以及长远发展具有积极作用。

2.3 信息检索快捷化

在全球信息化的今天，信息检索工作的好坏将直接影响企业或组织未来的发展。优化检索效率，将实现单位管理水平与工作质量的全方位革新。在进行传统档案管理工作时，信息检索工作是极其困难的，但是一旦运用现代信息化的管理模式，就将大幅度提升检索效率。首先，新一代的档案管理模式必须借助数字化档案才能实现，通过电子媒介，在检索时将不会遗漏任何信息，只需键入目标条件，就能够检索出所有相关的有价值信息。其次，进行信息检索的时间也是极短的，现代计算机技术的检索速度实现了以秒为计算单位，这样一来信息数据的使用率也得到了提升。最后，在进行高频率的信息检索时，再也不用担忧对纸质档案的损坏了，这也简化了检索流程的复杂程度，在安全性方面也是一种提升。

3 提升事业单位档案管理信息化建设的策略

3.1 提升事业单位档案管理工作的规范性和标准性

事业单位运行过程中，传统的档案管理工作是以实体模式为基础进行档案管理和保护的，而在信息技术不断进步的背景下，档案信息实现了在线共享和更加充分的利用。要想将事业单位档案内容的共享性充分发挥出来，事业单位新时期在展开档案管理工作的过程中，必须加大信息化建设力度，与此同时，逐渐对相关信息化档案管理体系进行完善，提升档案管理工作的标准性和规范性。在这种情况下，事业单位档案管理工作人员应以国家的信息化管理标准为基础，有针对性的结合事业单位自身发展的特点，构建专门的档案管理体系。首先，在录入档案的过程中，应严格遵守国家规定，规范标识、格式、文字等细节，应用统一的模式进行档案录入；其次，统一规范档案管理数据库软硬件，并统一归档纸质档案，实现事业单位档案数据的高度共享。

3.2 提高对档案信息化建设的认识

进行档案管理信息化建设，需要具有极强的系统性，故而，在实施过程中必须要引起相关部门足够的重视，意识到其关键性作用。与此同时，从业人员要在管理方式上进行革新，显示出档案管理信息化建设的必要性，强化从业人员对其认知程度，激发人们的认同感，便于工作的开展，做好各单位间的协调工作，本质上提升档案管理的作业效率，进而促进组织内各项工作效率方面的提升。

3.3 提升档案人员的综合素质与专业能力

当前，我国档案管理工作依然停留在人机结合的阶段，档案的归类以及录入等环节以人工操作为主，因此，为了切实保证档案质量，需要档案人员具备一定的技术能力、职业素养以及专业知识，并且精通通信技术和计算机技术。但是当前，事业单位现有的档案人员在能力和知识结构方面都难以满足信息化的要求，而如何提升其综合素质与专业能力，已经成为事业单位面临的关键问题。首先，单位要定期组织档案人员开展专业培训，对人员进行考核评价，激发档案人员参与培训的热情和积极性；其次，档案人员要在平时的工作和生活中加强学习，提升自身的职业素质和档案意识，以积极和正确的态度对待工作。

3.4 配备统一、实用的软硬件设备

如若要建立一个健全的档案管理信息化平台，就必须要有一个完善的软硬件设施作为先决条件。档案管理工作的重点在于完好的存储档案资料，使其受损程度降到最小，保留最大真实性，这时候优良的设备就显得格外重要了。并且，软硬件基础设备必须要具有一致性，不然很容易发生数据不兼容的现象，或者信息不能识别，数据转存故障，不能实现自动搜索等故障。有鉴于此，唯有一致型号、规格的软硬件设施，才可以在物质上进行保障。笔者在此建议，各个事业单位应该加强沟通，尽量使用一致的、使用较多的标准化设备，加强与国际上软、硬件做的较好的公司的沟通联络，打造自己的档案管理操作系统，方便处理自己的数据信息。

3.5 提升事业单位档案管理信息化安全性

事业单位在积极提升档案管理效率和质量，实现档案管理信息化建设的过程中，必须注重信息资源系统的安全性。首先，网络具有高度共享性，事业单位在应用网络展开档案管理的过程中，档案内容是极易被篡改的。为了防止泄露机密文件现象的发生，档案管理人员在日常工作中应积极采取多种安全措施，如访问权限、身份识别和加密设置等，提升档案安全性；其次，档案管理人员必须严格把控上网档案信息内容，从网络和系统的安全性角度出发，科学的进行档案管理和系统的维护工作；再次，将防火墙设置于系统中，对杀毒软件进行实时更新，加大对事业单位档案信息的保护力度；最后，在提升事业单位档案信息化管理安全性的过程中，还应当加大对除尘器、除湿器等设备的应用力度，最大限度的加大对档案信息的保护力度。

4 结语

档案记下来历史上发生的一系列重要事件，故而，该资料是可信的、真实的、有历史沉淀感的，其还在某种程度上左右着社会事业的走向。实践一次次证明，事业单位档案管理工作必須要实现信息化，这是时代的走向、历史的必然，同时也是优化档案管理效率的关键举措。

参考文献

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