新时期提升档案馆社会服务功能的策略

黄娟

摘 要：城市是一个社会中人文、经济、市场等等基本条件结合在一起的产物，是人类物质与精神文明的璀璨成果，城建档案的工作具体体现了一个城市建设发展的程度，在大局上规划了城市的发展工作。本文简要阐述了城建档案社会服务功能体现所在，结合当前工作现状，针对指出提升关乎国土资源和规划局的城建档案社会服务功能的策略。

关键词：城建档案；社会服务；规划

城建档案是伴随城市建设发展产生的，见证了城市发展活动的真实变迁，涵盖了城市建设发展的每一个方面，是城市面貌的全面体现，提升城建档案管理工作的专业化、科学性有助于追溯城市发展脉络，加快城市规划建设步伐、助力城市现代化发展，构筑城市建设大数据。档案馆应通过完善功能、创新服务等手段使国土资源和规划的档案工作的内涵得以挖掘、外延得以拓展，以提升档案馆的社会服务功能，来适应时代发展的要求。

1 城建档案社会服务功能体现

1.1 为城市规划和领导决策提供服务

充分发挥城建档案的价值有助于辅助国土资源和规划局的城市规划建设，有利于提高工作效率和管理水平[1]。很多城建档案为城市规划提供了大量的原始材料，为建设民族传统和时代精神新城市做出重要贡献。例如，2016年某市开展城市整治工作，根据城建档案提供的900余卷规划审批档案，某市多部门联合执法，对“私搭乱建“”开墙打洞”等现象予以整顿，规范城市布局，优化生活环境，城建档案为打造和谐宜居之都做出贡献。

1.2 为工程设计和施工提供服务

城市大部分工程在设计和施工过程中需要城建档案作为参考和依据，充分发挥城建档案的价值可为设计和施工提供准确的资料，为设计和施工过程节省时间，提高工作效率。例如，2015年某市轨道交通2号线工程进入初步设计，城建档案为某铁道综合工程勘察院有限公司提供了相关路段的雨污水及天然气管道图纸资料，确保工程顺利实施[2]。

1.3 为文化教育和学术研究提供服务

城建档案对人类社会文化的积累、传播、发展与进步发挥着重要的作用。充分发挥城建档案价值有助于进行文化的宣传，让更多人通过城建档案学习到更多的知识。很多学术研究也需要城建檔案提供相关信息作为有力依据和数据支撑。例如，2017年某市城建档案主办的《图迹：从城建档案回望外滩建筑百年》展览，展出了城建档案多年来拍摄、征集和编研的成果，使更多的人了解了上海。

1.4 为社会各界提供法律凭证

城建档案是城市建设过程中形成的原始记录，其真实性、可靠性强，是令人信服的真凭实据。由城建档案出具的盖有档案查询章的文件材料，具有法律效力。例如，2016年某医院因资料不齐全至今无法办理《不动产产权证书》，城建档案为其提供了32项规划许可文件及图纸，为某医院的产权办理工作提供了重要的档案凭证。又如，2011年某市为开展六城联创，对违章建筑进行拆除。某村村民由于房产登记未及时办理，急需查询私人住宅审批档案以办理房产证，城建档案为该村民及时提供了生态园审批档案，保障了村民的合法权益。

2 城建档案社会服务工作现状及其分析

2.1 查阅服务

查询利用服务是档案管理“收、管、用”中最后的环节，直接体现档案价值。我国城市发展迅速，需要查阅城建档案的人越来越多，以下以某市城建档案为例分析2004年-2017年档案查询服务现状[3]。

城市的发展会催生大量城建档案的形成，这些档案使得馆藏资源得以丰富，而丰富的馆藏资源又为城市发展提供有力保障，二者相辅相成[4]。

2.2 开展编研和举办展览

我国各城建档案都会开展编研工作，通过对馆藏资源的深入研究，编辑汇总成更有利用价值的档案资料，使之更好地为城市建设服务。某市城建档案的《某城市总体规划档案资料汇编》将某市自20世纪50年代至今的四次编修规划资料分别进行收集和汇总，为某市城市规划工作资料的查找提供了便利。目前，部分城建档案的编研成果内容缺乏新意，无法吸引公众视线，并且大部分城建档案对编研成果的宣传手段不多，以至成果不能被外界知晓，影响社会服务价值的体现。

2.3 开设档案网站

我国大部分城市的城建档案已开设了自己的门户网站，但部分城市的城建档案网站无法打开；部分城建档案并没有开设网站，但网络上出现了山寨网站，对利用者造成误导。

目前开通网站的城建档案除了包括常规的馆内信息简介、工作动态、法律法规和相关表格下载等功能外，网站的一些增值功能也提升了网站的服务功能。下表是随机抽选的已经开通且具有增值功能的城建档案网站。

出户在家就能查询到城建档案里是否有自己需要的档案。目前一些城建档案网站的增值功能尚不成熟。

3 提升城建档案社会服务功能的对策

3.1 加强城建档案法治建设，不断丰富馆藏档案资源

3.1.1 加强城建档案法治建设，提高档案入馆率

涉及接收城建档案进馆的相关法律主要包括国家档案局印发的《城市建设档案归属与流向暂行办法》（档发字〔1997〕20号），建设部发布的《城市建设档案管理规定》（中华人民共和国建设部令第90号）和全国各省、自治区、直辖市人民政府建设行政主管部门以此为依据制定的实施细则。

《某市城市建设档案管理办法》（某市人民政府令第129号）中虽然对未按期移交的单位提出了惩罚措施，但仍存在两种情况直接导致档案没有进馆，一是规划行政管理部门没有设定执行此办法的执法部门，导致处罚无人实施；二是办法中的惩罚措施不足以对某些单位产生警示作用，导致档案的延迟进馆。笔者建议针对这两种情况对办法进行修改，加大惩罚力度，并明确执法和监督执法部门，加入对行政管理部门执法时效的要求。这样可以大幅度提高档案进馆率，对丰富馆藏有直接的帮助。

3.1.2 接收多种形式的档案资源入馆

接收多种形式的档案进馆可丰富馆藏形式，目前全国大多数城建档案只接收纸质档案，进馆后再进行数字化加工。上海和广州的城建档案已经开始接收BIM形式的电子文件，某市城建档案声像部门也开始接收BIM形式的声像资料。如能开拓进馆档案的形式，不仅可减少数字化的工作量，也可丰富馆藏内容的载体形式。

3.2 深入挖掘馆藏资源，不断创新服务方式

3.2.1 编研内容的创新

编研内容的创新可结合城市建设工作和社会热点问题开展，如将历次城市规划内容汇编成册，供利用者参考；将新中国成立以来的旧城风貌和现代城市的繁华景象编辑成画册，让更多的人了解城市的发展过程；围绕城市整顿工作的开展，记录全部过程，整理编辑成图书或画册，记录城市的发展。

3.2.2 服务形式的创新

服务形式的创新可结合网络平台扩大成果展现形式，例如开通微博发布新出台的政策文件和馆内最新动态；开通微信公众平台，实行网上预约办公或在线咨询服务；使用百度网盘，将已经公开开放的信息放到网盘上，利用者可事先在线预览信息；结合馆藏内容打造VR眼镜体验区，让人身临其境的体会城市发展变迁的过程。

3.3 及時更新软硬件设施，做好网络建设工作

随着计算机和网络应用技术的推广，按照以往的纸质档案管理模式已经不能适应时代潮流，馆内大量的纸质档案需要通过数字化扫描上传到内网系统。及时更新软硬件设施，不仅可以提高工作效率，也能使数字化质量得以提升。

网络建设分为馆内内部网络和对外门户网站。馆内日常办公早已离不开内网的辅助，收集日常工作中内网出现的问题，及时升级办公模块可使内网系统更加完善。至于完善对外门户网站，笔者认为可先从网页基本模板做起。首先，应根据本馆情况和所能提供的社会服务类型充实网站内容，做到内容简洁易懂。其次，应根据本馆专业性的特点，将城市历史、现状和发展趋势制作成新版块，供利用者阅览，并欢迎社会各界上传文字、图片以及视频资源。最后，应开通即时网上办公，例如线上问答，视频通话等功能，方便利用者查找信息。针对目前城建档案网站存在的山寨网站的情况，应当对已开通的网站进行官方认证，并联系相关部门查处山寨网站。

4 结语

社会经济和城市建设的快速发展对城建档案信息的需求与日俱增， 其发展过程中关乎城市建设发展中的各个方面，体现在策划设计、创建运作中的每一环节，城建档案的社会服务职能始终扮演着至关重要的角色，城建档案只有及时关注社会需求，按需调整社会服务的项目、改进社会服务的手段、完善社会服务的标准化工作，才能满足社会公众不断转变的需求，实现城建档案的利用价值。

参考文献

[1]曹孟君.城建档案依法行政探析——以广州市城市建设档案馆为例[J].城建档案.2015（07） 53-57

[2]赵志萍.信息时代开展城建档案工作的几点认识[J].城建档案.2010（11） 49-50

[3]王燕.论城建档案工作的作用和地位[J].建设科技.2016（17） 92

[4]李蕊.我国城建档案公共服务问题及对策研究[D].福建师范大学.2012 65