浅议办公室文书档案收集与归档工作管理

覃虹

摘 要：文书档案就是一个公司的风雨历程史，就相当于一个国家的史纲，它记录着公司的历史变迁，是对过去经验的总结。公司的管理阶层不仅能从历史经营资料中发现公司存在的问题，而且能进一步明确公司的下一步发展目标。如果公司在重大决策上犹豫不决，就可以在文书档案中寻找类似问题，并做一个决策参考。本研究对办公室文书档案整理工作做了一些说明，通过对众多企业的了解，发现了许多存在于文书档案管理过程中的问题，提出了一些解决方案，帮助提高企业档案管理的有效性。

关键词：办公室文书档案；收集和归档；管理

办公室文书档案整理的重要性在一些企业已经崭露头角，它是行政管理的重要一部分。文书档案的整理要能够体现公司具体的实际情况，要包含公司在历史进程中遇到的重大问题以及这些问题的具体解决方案和最终的结果。现如今，社会处于大数据背景下，电脑的高效性已经得到认可，办公室文书档案的整理工作也应跨入信息化的时代，运用科技的力量。

1 办公室文书档案收集与归档进行中的问题

1.1 档案材料收集深度、广度不到位

如今的某些企业只追求企业的利益，而把工作的重心放到了企业外部市场、产品的研发上面，不重视企业内部文书档案的建设，在档案管理、收集和储藏等方面应付了事，甚至出现档案资料丢失的情况。一些企业重大的资料情况并未被整理备案，资料的真实性、准确性也令人怀疑，或者说有一部分企业文书档案资料完全是为了应付上一级领导的检查而做的表面工作，如此空洞、注重形势的档案整理工作的效果可想而知，不仅浪费了企业的财力、物力，而且对今后管理者参考文件资料也容易产生误导作用。文书档案的整理工作缺乏连续性，使其完整程度也随之受影响，比如某些文件资料出现缺页甚至断章的现象，或者文件资料的落成时间、公章的缺失。所以说，办公室文书档案的收集整理工作一定要注重档案材料的完整性、准确性。

1.2 相关管理工作人员工作态度、素质有待提高

一些企业管理人员能力素相差较大，导致组成的工作团队责任感、工作效率方面都不尽如人意。人力资源部在招收文书档案管理人员时应该注重应聘者的工作能力，特别是个人的素质和信仰，否则会使工作结果与预想结果相差甚远。部分企业在档案资料的整理和分类方面做的不是特别到位，没有运用计算机信息化的整理方式，致使在资料检索过程繁琐，会花费大量时间在档案信息的提取上。还有一种情况，很多的文书档案管理人员管理意识较差，缺乏专业性，对机密文件、红头文件比较重视，而对那些普通文件却不做整理归类，形成了整体的工作效率和质量低下，出现资料残缺、不完整、档案失去真实性以及档案时间不连贯等现象。这一系列的因素造成了档案整理人员责任感缺失，没有存在感，使文书档案的整理和查阅更加困难，从某些角度来说，反而不利于企业的發展。

1.3 管理收集方案、模式不适应于时代

企业的办公室文书档案管理工作的重要性已经为许多高层管理者所认识到，但如今的文书档案管理存在一个很大的需要改进的地方，就是很多企业仍采用传统的纸质整理方式，用传统的人工记录，这种资料收集模式效率低下，并且纸质资料的存储方式需要很大的空间来对这些档案进行存放。计算机技术可以使所有的纸质档案转化为电子版本，然后再将这些电子档案录入到相应的计算机系统中进行存储。除此之外，我们还应注意对管理人员文书档案管理工作的监督，防止监督方面出现漏洞，部分企业并没有制定相应的管理规范，管理人员的行为没有得到约束，从而使管理工作的顺利进行难度增大。

2 进一步打破办公室文书档案收集与归档工作的瓶颈

2.1 建立完整的档案收集制度

文书档案的管理工作必须要有一个完善的管理制度，高层管理者要不断的加强自身管理能力的学习与提高。有很多新奇、创新的管理方案制度通过有关的企业家杂志提出，高层管理者要对这些新的管理制度有所了解，如果说对于企业的长足发展有利的制度，企业应该加以引进，从而达到保证文书档案的管理高效率的目的，并组织员工积极地参加相关培训和讲座等活动，增加员工日常工作能力，提升自身组织责任感。各个单位应该因地制宜，制定符合自己公司的文书档案整理制度，科学高效的划分出档案资料的归档划分规则和范围。以及明确档案收集期限，进行档案合理的统一收集保管，防止有些管理人员留下档案自用，能够提高材料收集效率及档案管理人员工作积极性。文书档案管理系统应该包括各部门相关的考核制度，规范工作人员对档案材料的处理和打印过程，全面提高办公室文书档案管理的工作效率，促进办公室文书档案管理总体水平的提升。不仅能够有效提高文件资料的整体收集效率，而且能够保证文件资料的整体利用率。

2.2 加强档案收集与归档工作团队素质建设

文书档案管理工作想要高效率高质量的进行推进，不仅需要建立完善管理体系，还需要加强对档案管理人员自身素质和工作技能、专业性的培养。相关的企业、部门应针对管理人员培养问题，对员工的时间安排有一个大致的了解，适时的组织文书档案管理人员的培训，而且培训不仅是加强员工的工作能力，而且要加强素质建设，加强员工对工作重要程度的认识。很多企业都已经认识到，如果要做好办公室文书档案的收集和整理工作，那么就要提高文书档案工作管理人员自身的意识和能力，提高管理人员对于档案资料的敏感性和专业性、知识性，这样不仅能够保证文书档案收集、归档工作的顺利展开，而且能够保证文书档案工作管理的整体质量和效率。企业还应对文书档案管理工作的重要性进行宣传教育，有效提升档案管理人员的整体素质，达到提高文书档案收集及归档工作效率及质量的目的。要在潜移默化中用企业文化影响档案管理员工，使其自觉提高自己的专业知识和技能，以更高的道德水平要求自己，改正自身不足之处，深入团队中，为企业的长足发展致力于建设更高效的团队，提高自身的工作能力，做好本职工作，从而达到提高文书档案的收集与归档工作效率。

2.3 引进更先进的收集管理创新模式

文书档案的管理人员必须要切合实际情况，然后设定自己的工作模式，帮助单位管理者创建新的管理机制，保证文书档案的管理高效性，并积极地参加相关培训和讲座等活动，增加日常管理工作的时效性。同时计算机技术的使用可以使在今后档案查阅的时候，方便查找、方便检索、方便整理。最后就是利用现代信息技术来提高文书档案的整体建立和完善，利用信息技术来辅助办公室文书档案的收集和归档，不仅能够减少人为收集归档的误差，而且能够保证文书档案的整体工作效率，将文书档案自身的作用力充分发挥出来。在档案收集管理的过程中可以引进计算机工具，实际录入时，不仅可以通过人工录入的方式，同时还可以使用扫描仪、照相机、传真机等各种各样的先进设备，这样可以使档案信息整理变得更加快捷简便。

3 结语

文书档案工作记录着企业资料和重要行政管理活动，是办公室管理的重要方面，将会对企业将来的重大决策有着参考作用，甚至会影响到企业大方向的发展。实际进行工作时既要有，专业的人员和管理团队，又要有完整、规范的制度建设，这样才能将文书档案科学有效率的进行开展。所以企业要增强相关管理人员的认识和意识，强化素质建设，并在进一步的工作发展中，对文书档案的管理工作也应逐步进行改进，更好的开展工作，服务于企业。

参考文献

[1]白芝梅.浅议企业文书档案收集与归档工作[J].商场现代化，2016（20）：93-94

[2]李元.如何做好文书档案的收集和归档工作[J].办公室业务，2016（11）：108