文书档案连锁法、文档一体化和文件生命周期理论的异同

马晓波

摘 要：本文对文书档案连锁法、文档一体化和文件生命周期理论的区别进行了介绍，对三者之间的联系进行了分析，借以深化理案论学习，进一步提高档管理的工作水平。

关键词：文书档案连锁法；文档一体化；文件生命周期；档案管理

文书档案连锁法，文档一体化，文件生命周期管理理论是不同时期的对文件档案的管理方法和理论，具有一定的历史特色。其核心都是对文件档案的生成、保管、利用、销毁全过程的管理。连锁法包括的四个统一就是文件具体管理模式。文档一体化管理更是紧密结合了档案管理方法，将立卷、著录、鉴定等原来属于档案工作的内容提前，在文件工作阶段完成。文件生命周期在现阶段更具有其鲜明的信息特点，包含更广泛的文书、文件、档案等内容。

1 文书档案连锁法、文档一体化、文件生命周期理论基本内容

文书档案连锁法是20世纪30年代国民政府文书档案改革运动的主要内容，在特定的时代背景和条件下发挥了重要作用；概括地说就是由总收發室按既定的分类方案，将本机关全部收发文件进行分类编号，采用三联单进行一次登记，然后把文件送至主办单位，经办完毕的公文随即由机关档案室进行立卷。

文档一体化管理就是从公文处理和档案管理的连续性和整体性出发，以文件生命周期等理论为依据，借助计算机及网络技术，实现从文件生成制发到归档管理的全过程控制。文档一体化的核心是综合管理和全程控制，建立起规模的、统一的文书档案管理体制，实现文档管理一体化、利用一体化、规范一体化，推动文档一体化与其他多种信息资源的一体化进程。

文件生命周期就是指文件从形成到销毁或作为档案永久，经历了一个完整的运动过程，研究文件的这一发展过程及规律的理论被称为文件生命周期理论。文件生命周期理论是揭示文件运动过程及其发展变化规律的理论，它是现代档案学的基本理论之一，1940年美国学者最早提出，随后不断完善和发展，自上世纪80年代引入我国。其准确地揭示了文件运动的阶段变化、文件运动过程的前后衔接和各阶段的相互影响，为档案部门或人员对文件进行前端控制提供了理论依据。

2 文书档案连锁法、文档一体化、文件生命周期理论的联系

文书档案连锁法的思想理论依据是：文书和档案本来就属于同一个事物，是同一个事物的不同过程。文件生命周期理论认为，文件的运动是一种呈线形的群体运动。文件从其产生经过现行执行效用的实现而被暂时保存起来，直到全部使用目的达到再无利用价值而被销毁。或者因为还具有永久保存价值而转化成档案的全过程，就是文件生命周期理论。

文档一体化管理理论以文书档案连锁法和文件生命周期理论为依据，将原来处于相对独立状态的文书、档案两项工作予以整合，将立卷、著录、鉴定等原来属于档案工作的内容提前，在文件工作阶段完成。这样，既保证了档案形成前期工作的质量，也避免了重复劳动，极大地提高了档案工作的效率，是档案管理工作更加科学化与系统化。

“文件生命周期”理论为实现“文档一体化”管理并对文件进行前端控制提供了理论基础。文件生命周期理论从逻辑上把文件和档案视为紧密联系又相互区别的不同阶段的同一事物，必然形成文件、档案一体化的发展趋势。因此，文件生命周期理论为文档一体化管理提供了理论依据，文档一化管理反映了文件生命周期理论的内在要求。

3 文书档案连锁法、文档一体化、文件生命周期的差异比较

提出时间不同。从三种理论的基本内容论述我们可以看出文书档案连锁法的提出在1930年左右，文件生命周期理论是1940年提出，上世纪80年代引入我国，而文档一体化理论是随着计算机信息技术的发展，在继承文件生命周期等理论基础上而发展而来的，其提出时间最晚。

描述侧重对象不同。文书档案连锁法由于历史缘由其主要适用对象于纸质书写公文，文件生命周期理论提出主要针对电子文件，其侧重于电子文件的真实可靠、安全完整，而文档一体化理论的描述不仅仅是文件，更侧重于计算机及网络技术为代表的信息技术。

完整性不同。文件生命周期理论，我国学者习惯将文件生命周期划分为四个阶段，即制作阶段、现行适用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。文件生命周期理论涵盖上述四个过程。而文书档案连锁法，似乎文件运转到档案室就是整个文书档案工作的终结，其只介于第一阶段和第二阶段之间，而事实上，文件向档案室归档只是档案工作的开始。连锁法根本没涉及文件的档案管理阶段。因此，连锁法不可能揭示文件运动全过程中不同阶段的价值形态、服务对象、管理方式的不同特点。文档一体化理论的核心内容是文件、档案生成、管理、利用三个一体化，利用管理系统将公文处理与档案管理相结合，充分利用公文处理过程中形成的数据信息，避免档案部门的重复劳动，其理论主要集中在文件生命周期的第二和第三阶段。

总之，无论是从文件的管理还是从档案的管理，都需要以理论为基础，结合自身的特点，综合分析适用范围，选择适合自身的管理方法和理论依据，充分利用文书档案连锁法、文档一体化、文件生命周期理论的优势，规避不足，形成切实可行、科学有效的管理方案，才能将档案工作做的更加科学、有效、完整。在现在信息化时代，以文件生命周期为主要档案管理方法。任何文件从生成到销毁的生命周期很多已经进入某信息化管理系统，保存在存储设备中，应该遵循电子文件的生命周期管理模式。电子文件具有易存储，易修改等特性，应该依据各自不同的应用范围赋予其利用权限和修改权限，制定其整个生命周期不同使命。

参考文献

[1]黄霄羽. 文件生命周期理论对机关文档管理的启示[J]. 档案学通讯， 2003（5）：66-70.

[2]倪道善. 文书档案连锁法与“文档一体化”[J]. 档案， 2000（5）：15-18.