新形势下档案管理工作规范化探析

摘 要：档案是记录个人详细资料的重要材料，对于人员调用就有重要影响。因此，其管理工作主要是针对档案进行收集、归纳、整理与保存，使得档案资料更加准确、安全，为企业的人员调配提供参考意见。然而，就目前档案管理工作开展状况而言，其在实践中存在较多问题，影响其规范化发展。本文将结合实际情况，分析新形势下档案滚利工作规范化问题，并提出具体的应对策略，为档案管理工作的顺利进行提供保障。

关键词：档案；管理工作；应对策略

时代在进步，社会生产中的各项工作均开始迈入新一轮发展征程，而档案管理工作作为单位、企业日常经营与管理中的一项重要工作内容，其工作质量、工作条件等方面也应得到进一步提升。因此，针对档案管理工作在实践过程中出现的管理人员素质偏低、思想意识薄弱、配套设施不健全等，影响档案管理规范化发展的问题，应及时采取有效措施，通过转变思想观念、提高工作人员专业素质、加强资金投入等方式，来完善档案管理工作，进而为企业人员调配提供有力参考。

1 新形势下档案管理工作规范化问题分析

1.1 缺乏良好的工作意识

在长期发展的过程中，档案管理工作始终是处于一种不受领导重视的状态，被认定为是与企业经营管理无关的一项工作内容，没有充分认识到档案数据信息对于企业人力资源管理、人事调配的重要作用与积极意义，而由于领导对档案管理工作的忽视，使得档案管理人员也同样存在轻视心理，在实际工作的过程中存在积极性不高、创新能力差、工作主动性缺失等情况，严重影响到档案管理工作质量与工作效率[1]。除此之外，意识方面的缺失还会影响到档案的有效利用率，由于档案中包含了个人的大量信息，使得较好的数据载体，然而由于思想上对其重视程度的缺失，使得这些信息无法被有效应用至企业管理汇总，对企业发展造成诸多不利影响。

1.2 管理人员工作素质较低

由于企业经营者对档案管理工作的轻视态度，在人员聘用的过程中，没有重视对专业管理人员的选拔，导致企业大部分档案管理人员存在专业素质较差的情况，且还存在一人身兼数职的情况。虽然，在时代发展的过程中，企业内部进行了一系列变革，以适应时代发展，但是在档案管理工作这一方面仍然是保持着一种轻视态度，没有从根本上重视，在档案管理人员培训、招聘等方面均没有投入较大人力，最终导致管理人员专业素质低下，无法追上时代发展脚步，且无法适应新形势下信息化管理方式，为企业发展带来诸多不利影响[2]。

1.3 配套设施建设尚不完善

在传统管理理念的影响下，企业没有重视档案管理配套设施建设这一方面内容，然而新形势下档案管理工作信息化已经成为一种必然趋势，对于提升管理质量、减少员工工作失误，提升档案资料动态性、真实性、准确性等方面均具有重要意义。然而，由于经营者的轻视，使得档案管理的配套设施呈现出较多不完善之处，如计算机故障、扫描仪故障、缺乏单独的档案储存场所等，均是亟待解决的重要问题，而这些问题的存在，也是影响到当前档案管理工作质量的重要因素，需要企业及时采取有效措施来妥善解决。

2 新形势下档案管理工作规范化问题的应对策略

2.1 转变思想观念

为了适应当前激烈的市场竞争环境，企业必须从各个方面来完善内部的各方面对内部部门、各项工作进行完善，以获取较大的市场竞争力，而档案管理作为向企业提供较多有效数据信息的重要管理环节，其工作状况也同样应受到企业领导的重视[3]。因此，企业领导在今后发展的过程中必须转变经营管理观念，重视档案管理工作的价值，并且认识到档案所能提供的信息对于企业发展是至关重要的，只有从思想上提高对档案管理工作的认知，才可以在今后的决策中做出改变。在此基础上，企业应重视对于管理人员思想观念的培养。缺乏较好的管理意识，是当前管理人员工作有效性的重要影响因素，只有从根本上改变管理人员对待档案管理工作的态度，才可以在今后工作过程中加以注意。对此，企业可以通过采用培训、引导、会谈等多种方式，从多个方面来强调档案管理工作的重要性，使得档案管理人员在今后工作的过程中可以规范自身工作行为，为档案管理工作的规范化发展提供可能与推动力。

2.2 提高档案管理人员专业素质

在新形势下，当前管理工作自身的重要作用已经得到凸显，而为了使档案管理工作质量可以得到进一步提升，企业就应重视对档案管理人员专业素质的培养以及人才聘用。在人才聘用这一层面，企业应注意选聘专门从事管理工作的优秀人员，对其专业知识进行考核，优先录用具有相关工作经验的应聘人员，以此来壮大人才队伍。在档案管理人员培训的过程中，企业应从两方面着手：一方面，企业应加强檔案管理人员专业知识学习，从理论与实践两项内容出发，对员工的理论知识掌握与实际工作能力进行全方位培养，以保证档案管理人员，在今后工作过程中，可以将丰富的理论知识作为主要依托，来进行实践，从而有效提高档案管理工作质量与工作效率；另一方面，企业需要对管理人员计算机技术进行培训，在新形势下，档案管理信息化已经成为一种必然趋势，而为了进一步推动档案管理工作的规范化发展，企业就应对员工计算机操作能力进行培养，使得管理人员可以利用计算机来完成档案数据信息的收集、整理与储存，实现数据信息的及时有效更新，保证档案动态性、实时性特征，提升档案资料的价值，为企业发展奠定良好基础。

2.3 完善配套设施

在信息时代背景下，计算机技术的应用已经成为一种普遍现象。因此，企业应及时引进先进计算机技术与扫描设备，改变传统纸质档案存储模式，实现电子档案，以保证数据信息的准确性[4]。现如今，部分企业仍然采用手工记录档案的方式，并以书写记录的方式进行保存，然而这种方式却较常受到客观环境因素的影响，存在档案损毁、数据资料缺失等情况，加之企业缺乏单独的存储地点，使得纸质档案无法被长期保存，而其中所包含数据的准确性也有待商榷。针对这一情况，企业一方面应根据纸质档案保存情况，为其提供一个专门、单独的保存场所，以防止纸质档案出现发霉变质的情况，同时还应规范借取流程，加强对管理人员的监督与管理，而对于档案借取人员也应及时做好相关登记，防止有人篡改档案数据信息的情况；另一方面，则是需要加强信息化建设，加大投资力度，对计算机设备、扫描设备进行的定期检查、更新与维护，充分保证机械设备可以正常使用，防止因机器故障出现信息丢失、损毁的情况，为企业发展提供充足的保障。

3 结束语

综上所述，为了实现档案管理工作的规范化发展，企业应从思想观念上进行转变，认识到档案管理工作可以为企业发展带来的重要价值，针对员工思想意识薄弱、专业素质较低、设施建设不完善等情况，采取针对性措施，通过转变思想观念、提高档案管理人员专业素质、完善配套设置等方式，促使企业档案管理工作朝着规范化方向发展，为企业可持续发展提供不竭动力与信息支撑。

参考文献

[1]徐进康.新形势下档案管理工作规范化探析[J].商，2016，（7）：78-78.

[2]范启慧.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].中文信息，2017，（10）：29.

[3]张玲.探析新形势下档案管理工作的规范化[J].经营管理者，2015，（29）：277.

[4]梁艳.探析新时代档案管理工作的规范化[J].中外交流，2018，（3）：59.

作者简介

张杨（1982-），湖南，广东省中山市科学馆