如何有效管控核电项目建安竣工文件归档质量

摘 要：竣工文件是核电项目施工活动全过程的真实记录，为以后电站的生产维修、事故处理、扩建、改建、审计等提供参考信息及价值凭证，但如何保证竣工文件的归档质量，保证竣工文件的完整性、准确性、系统性一直是核电项目档案工作关注的重点。本文主要以海阳AP1000核电工程项目竣工文件管理经验为例，总结了竣工文件常见问题以及导致问题的原因，并提出了解决措施，给同行及后续项目提供经验及参考。

关键词：竣工文件 过程控制 归档质量

1 引言

核電工程项目分为核岛厂房、常规岛厂房、BOP辅助设施等，其建设规模大、建设周期长，参与建设的单位多，子项多，各单位相互之间的接口以及单位内部各专业、各施工队间的接口繁多，因此核电项目在建设过程中，建安供方产生的各类文件、记录数量庞大、种类繁多、专业性强，如何有效管控这些文件、记录，确保其满足后续竣工文件移交的完整性、准确性、系统性要求成为档案部门关注的重点，并需要积极协调、采取措施来提高文件的归档质量。

2 文件存在的问题

2.1早期文件形成质量状况

在对海阳核电一期工程竣工文件检查时发现，在工程开工早期文件形成质量较差，存在各种基础性问题，如文件的表格样式问题，书写规范性问题，随意更改文件内容不签名及日期等等。同时在早期，由于人员管理经验及重视程度等原因，缺少对竣工文件管理的统筹规划以及对后期竣工文件移交等的长远考虑，过程中的文件质量未能有效把控，导致后期整理竣工文件时，问题一并暴露，给竣工文件工作人员增加了文件整理、审查、整改及归档难度，进而影响了文件的移交进度。

2.2竣工文件出现的常见问题

竣工文件存在的问题可从专业性及规范性两个方面来阐述，并且不同类型的文件会出现不同问题。下面主要对几类典型文件列举几例常见问题：如质量计划类文件常见问题：质量计划表头填写不全、填写潦草；已完工序已选点未签字；关闭栏未及时填写；各级单位签字放行时间逻辑不对等。报审类文件如文件编码不符合AP1000四段码要求，出现五段六段；报审文件的附件顺序与报审表上列的顺序不一致等；报审的复印件的文件，未盖相关单位公章；附件报审的资质类文件不清晰等。施工记录类文件常见问题：部分须填写的栏空白，养护记录养护人签名为机打签名；部分施工记录未按程序要求进行编码，例如：文件类型错误；未编写编码；序列号编写错误。 工程照片常见问题：拍摄不及时、整理不及时、移交不及时；未按业主要求编制六要素；虽已按业主要求编制了word版的照片六要素，但没有保存原始照片。

3 解决措施

3.1领导重视

卓越核安全文化八大原则中的第二条就是领导重视，在文件档案管理领域，领导也需要提高重视程度，避免以前重建设轻档案的做法，也只有领导给予充分重视，档案工作才能顺利开展，核电档案质量才能从根本上得以解决。

3.2合同管理

将文档管理的基本要求纳入到合同管理中，如竣工文件编制的质量要求，移交方式、数量、份数、移交时间等纳入到合同条款中，明确施工承包商的责任。在合同支付申请中，增加了文档会签的职能，使文档移交和单位工程移交同步进行。另外，还需制定相应的文档考核条款，明确相应的奖惩措施。只用将文档管理贯穿到合同执行的全过程，才能确保项目竣工文件收集质量，以便顺利移交。

3.3文档程序体系管理

《核电厂质量保证安全规定》（HAF 003）文件控制和记录章节中中分别规定了文件的编制、审核和批准、文件的发布与分发、文件变更的控制和质量保证记录的编写、收集、贮存和保管等要求。《核电厂质量保证记录制度》（HAD 003/04）规定：“每个核电厂必须按书面程序和指令建立和执行有关质量保证记录的编写、标识、收集、编索、贮存、保管及处理的制度。”并且这些管理要求覆盖了核电业主、核电项目的总包商（工程公司）和专业分包商等单位及其文档部门、职能部门以及全体工作人员对核电文件档案的管理。因此，在开工之前，必须根据核安全法规、标准、规范以及业主程序及合同要求，建立总承包方程序体系，内容需涵盖包括文件的编、审、批要求，提交、编码、格式、通信渠道等文档管理各个方面的工作，同时需将这些要求延伸至承包商的程序中，并在工作中严格执行。

3.4同步性控制

各单位应将文档工作纳入项目管理的发展规划和年度工作计划，应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步实施。

工程项目建档工作应与项目进展同步，工程竣工文件材料的积累、编制和审定工作应与工程建设过程同步，检查文件的形成应与检查项目的计划进度同步，工程档案验收应与工程竣工验收同步。

3.5档案分级管理

业主公司文件、档案和资料工作在业主公司文档管理部门统一领导下，接受国家、部、省档案行政部门、国家核安全局、原子能机构和集团公司的监督、检查、指导。监理单位、总承包商和承包商建立本单位完善的文档管理程序体系和组织机构，明确文档归口管理部门，并配置足够且合格的人力资源。各级单位文档归口管理部门统一管理本单位全部文件、档案、资料，对文档进行集中控制。

3.6 过程控制

文件的形成质量需要从源头抓起，竣工文件是真实记录工程详细情况的技术资料，是工程从开工到竣工实施逐渐积累而形成的，过程控制到位，竣工文件的质量就从根本上有了保证。首先在过程中就要保证文件形成与实体的同步，这是竣工文件合格的前提条件，或工程开工前，文档人员需对各承包商开展文件及档案管理相关培训，并负责编制有关教材以发给施工单位，在工程施工过程中，档案人员要深入现场对施工单位竣工文件的编制提供实质性指导，早发现问题早解决，避免问题都积压到竣工文件阶段，影响文件的移交质量及移交进度。

3.7强化全员档案意识

竣工文件的形成不仅仅是档案部门的事，文件的形成遍及各个专业部门，每个专业工程师都可能产生需要归档的文件，这就很有必要宣贯全员档案意识，强化档案管理理念，如开展定期培训制度，使各部门各专业有关技术人员及时了解和掌握档案相关标准、规范、合同及程序要求，并明确现场技术管理人员对竣工文件的质量责任。

4 海阳核电后续项目竣工文件管理建议

4.1以海阳核电项目二期创优为目标，做好文档管理工作

提前介入学习核电项目创优工作对档案的归档要求，并在项目前期做好策划，固化并明确管理要求，后续各承包商统一执行，为项目创优提前打好基础。

4.2合并重组后效益最大化

原中电投工程公司常规岛板块与国核工程合并重组，由于原中电投在常规火电方面有着较为成熟的档案管理体系，而国核工程也积累了一定的AP1000核岛方面档案管理的经验，因此，合并重组后应发挥各自优势，核岛与常规岛应互相借鉴良好经验及实践，做好经验反馈，加强经验交流，在后续项目的档案管理方面各取所长，使海阳核电后续项目的档案管理更上一台阶。

5 总结

综上所述，核电档案是体现核电工程施工质量的重要组成部分，是核电厂投入商运后管理、维修、改造等工作的重要依据和基础，是提升工程项目管理水平的重要环节，因此参与核电建设的各级单位以及人员都要重视过程中文件的形成质量，保证文件的真实、准确、完整，为日后电站的安全运行以及生产维修提供可靠的档案依据。

作者简介

李春颖（1982— ），女，吉林人，工程师，主要从事竣工文件管理工作。