浅谈如何做好档案的管理服务工作

孙玲玲

摘 要：档案是国家机关、社会团体及个人在社会活动中直接形成的，作为原始记录保存起来以备查考的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

关键词：档案；管理；服务；意义；问题；措施

社会功能和社会使命是档案存在与发展的依据，档案对社会的发展具有某种或多种积极的甚至不可缺少的作用。管好、用好档案是每个职能部门必须履行的重要职责。

1 做好档案管理服务工作具有重要意义

1.1 档案管理服务工作对民生档案整体工作有检验带动作用

管理服务工作如何，直接检验民生整体工作的优劣，既可以看出档案收集、整理、编目、鉴定、保管、编研开发和现代化管理各环节工作的好坏，也能检验出工作人员的业务水平和服务理念、服务态度，重视管理服务工作，及时听取反馈意见，对各项业务工作的开展、改进，必将起到极大的带动作用，从而推动民生档案工作整体水平的提高。

1.2 提供档案服务是档案业务工作的出发点和归宿

“管理档案”和“提供档案服务”是档案管理工作的两个方面，是指管理者和档案馆及工作人员而言，二者紧密相联，相辅相成。档案服务工作是管理档案的必要条件，管理档案发挥作用，是管理工作的直接目的。保存档案和开发档案信息资源的目的只有一个，就是为社会提供服务，充分发挥档案的潜在价值。这既是整个档案业务工作的出发点，也是档案工作的落脚点。

1.3 管理服务工作直接关系档案工作的整体发展

民生档案是人社建设发展历史的真实记录，是发展、建设、管理民生事业的重要依据，档案具有记载凭证、科学参考借鉴作用。保存档案，就是为了发挥其潜在价值，更好地为社会服务。通过管理服务工作，扩大档案工作在社会上的影响，引起社会的广泛关注，提高自身的地位，获得各界的支持。管理服务作为档案联系社会的一个重要窗口，工作做得如何，也是衡量档案业务工作开展的程度和整体工作好坏的主要标志。

2 档案管理服务工作中存在的问题

2.1 档案管理观念还较为落后

一是管理方式陈旧。当前档案管理工作以手工管理为主，档案的收集、整理、编目、检索和查阅大多沿袭传统的手工模式，较少运用现代化管理手段，致使档案管理质量较低，查找速度慢，使用效率低。二是资金保障不到位。用于档案收集、整理和保管的资金投入不足，在很大程度上影响了档案管理工作的正常开展。

2.2 管理与服务还存在脱节现象

一是档案门类不够丰富。有的部门只注重文书档案的收集，而忽视声像、实物档案以及与业务有关的资料的收集，影响了档案的系统性和完整性。二是档案资源个别流失。由于历史的或保管不善等原因，个别档案存在断代现象；部分档案管理人员认为自己保管档案材料能够方便工作，不愿上交集中管理，导致一些重要的档案资料损毁、丢失。三是重保管轻管理。一些单位在工作中，忽视了档案资料的作用，一旦编撰成卷就束之高阁，不愿或不习惯通过档案资料为管理提供服务，以此来提高工作效率，这样就降低了工作成本，造成大量信息资源闲置。

2.3 档案管理意识还较为淡薄

一是思想认识模糊。部分人员没有把档案管理工作放到夯实基础的战略高度加以认识，存在“档案归档案，业务归业务”，互不联系的模糊认识，不知道为什么要开展档案管理工作，怎样开展档案管理。二是实际重视不够。少数人员没有认识到档案在信息化时代的实用价值，认为档案管理工作只是收集过时的文件材料，投入人力、物力、财力去管理，出不了政绩，是得不偿失的徒劳，存在“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的现象。三是缺乏主观能动性。重形式轻内容，没有真正从对历史负责、对人社事业负责的高度去做好档案管理工作。

2.4 档案管理力量还较为薄弱

一是队伍不稳定。人力资源和社会保障工作服务范围广，工作千头万绪，信手拈来任意一件也是涉及民生的大事。档案管理人员基本上从外单位借调使用，且变动频繁，专业化程度不高，存在“不懂不问、刚会就走”的现象，导致档案整理、管理混乱。二是管理质量不够高。其主要表现在有的档案工作者只会立卷归档的基本知识，对档案的全宗号、目录号、类别号、案卷号、保管期限混淆不清，出现编错号、盖错章的情况。档案的目录索引不全，年代久远的档案难以找到索引表，致使在用时用不上，不能很好地为人力资源和社会保障工作服务。对档案的重要性认识不足，使档案的管理价值显现不出来，致使档案管理质量一直上不去。

3 做好档案管理服务工作的几点思考

3.1 树立正确的档案服务意识

档案工作人员端正服务方向，是搞好档案管理服务工件的前提。在现代历史条件下，档案管理服务工作应一切围绕经济发展和社会主义现代化建设，全面地为政治、经济、军事、科研、文化以及其他各项事业服务。在这一总的原则指导下，去做好档案信息资源的整合开发和各项基础业务工作。端正服务意识还必须树立坚定的服务思想和良好的服务态度，做到有高度的事业心和责任感，有默默无闻、吃苦耐劳、精益求精、甘愿奉献的精神，能热情耐心主动地为管理者服务，并不断提高服务质量、服务水平。

3.2 正确处理管理与保密的关系

保密与管理服务工作是辩证的统一，总体是一致的。保密的目的，最终是为了更好地发挥档案的价值，为社会所管理。因而应严肃认真地做好档案的鉴定区分工作，做到既保护档案所有者的权利，又适时充分发挥档案应该发挥的作用。

3.3 强化教育培训，提高业务素质

一是选准用好档案管理人员。将那些较细心勤快、热爱档案管理工作的人员选配到档案管理员的岗位上来，从政治上爱护、生活上关心他们，鼓励他们干一行、爱一行、专一行，充分激发他们的潜能和热情。在岗位调整时，应考虑到保持档案管理员队伍稳定的重要性，尽可能在培养了成熟的档案管理人员的前提下再考虑档案管理人员的调整，确保该队伍的专业性、延续性。二是强化档案业务培训。积极选送档案干部参加档案部门组织的业务培训，鼓励他们自学档案管理知识，并从时间和经费上给予保障，提高档案干部的实际操作技能和业务指导能力。根据档案工作发展的需要，适时举办档案基础知识和业务技能培训，培养适应新时期档案工作发展要求的人才。三是组织观摩学习。采取“请进来、走出去”的办法，一方面请档案主管部门的业务专家上门指导，另一方面，组织档案管理人员到一些单位参观学习档案管理先进经验和具体操作技能，以促进档案工作健康、平衡发展。

3.4 及时把握社会发展需求

通过多种形式做好社会调查和查访者的信息反馈工作，把握社会对利用档案的需求，是做好管理服务工作的关键。因为只有“知己知彼”，才能有的放矢，變被动为主动，从而把握管理服务工作的规律，自觉主动地做好这一工作。应树立良好形象，凡来申请查阅档案的都是我们的服务对象，都要热情接待，用好礼貌用语，实行微笑服务。

3.5 管理现代化网络工具提供即时查询管理服务

随着息科学技术的飞速发展，网络技术的普遍运用，提供更加方便、快捷、全面、高效和更高层次的服务变成现实。因而，档案室必须顺应形势，多方搭建快速服务平台，开设网络查询。依据档案内容，管理网络为查询者所提出的问题解答或因势利导使查访者获得所需资料的线索。

4 结语

总之，作为档案工作者必须认清形势，提高认识，进一步增强责任感和使命感，自觉树立服务意识，创新服务思路，拓展服务领域，改进服务方法，做好档案管理服务工作，努力实现人力资源和社会保障工作持续健康发展。

参考文献

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[2]施文静.浅谈如何做好新时期档案利用与服务工作[J].才智，2014（04）：316.

[3]彭远明. 档案文献遗产保护与利用的方法论研究[D].复旦大学，2008.