关于机关单位档案管理工作存在的问题和对策

邵蔚秋

摘 要：现阶段，随着我国信息技术的飞速发展，越来越多的部门和机构都实现了信息化数字化的管理，我国机关单位也不例外。而机关单位的档案工作也在将信息化运用其中。这样一来，我国机关单位的档案管理工作就不断地进行完善，使得机关单位的档案工作更加规范化和信息化。利用信息技术对档案实施管理，在一定程度上提高了档案管理的水平。但是，信息化时代下机关单位的档案工作还存在一定的问题需要解决。鉴于此，本文是对机关单位档案管理工作存在的问题和对策进行研究和分析，仅供参考。

关键词：新环境；机关单位；档案管理；对策分析

随着我国的经济和科技的进一步发展，互联网科技逐步地渗透到人们的生活当中去，数字化信息化的发展使得国家的许多领域在进行改革，我国的机关单位的档案管理工作也在进行着改革。随着改革的不断深入，改革后的机关单位档案管理对于利用信息技术实现资源的共享也提出了自己的要求。所以，基于现在这个信息化的时代背景，机关單位对档案如何进行管理也成了一个深思的问题。

1 当前时代下机关单位档案工作存在的问题

1）机关单位的档案管理意识较为淡薄，观念性不强，机关单位的档案管理工作主要是信息化的管理，对于机关单位的实际工作没有有效的帮助，而且不能够直接的反映工作人员的所面临的一些困难，档案的管理只有在特殊的时期才会显现出其存在的价值以及管理工作的重要性。所以，这样的情况导致很多的机关单位对于档案的管理工作不够重视，而且在很大程度上缺乏必要的档案管理工作的常识。

2）在当前这个信息化的大时代，虽然信息资源在实现共享，但是还有很多机关单位的档案还是人为进行管理和操作的，这样在一定程度上导致档案工作的保密性较差。因为档案的大部分操作都是由人工来完成的，而且在操作过程中难免会由于一些纰漏、操作不当又或者是操作流程不规范的原因带来档案信息的泄露。此外，即使是档案管理工作操作流程比较规范，但是档案的管理人员的自身综合素质也不能够得到有效地保障，难免会有一些自身素质较低的工作人员将别人的档案信息故意或者无意地泄露出去，导致档案的管理出现差错。在另一方面，机关单位的人员流动性比较强，所以对于档案的调动需求也比较大，一份档案的经手人员和接触人员都比较多，难免会出现一些纰漏。所以，采用传统方法管理的机关单位档案的保密性和安全性都比较差。

3）机关单位的档案管理人员自身的专业素质和综合水平不高，人员能力参差不齐，导致档案管理工作会出现一定的纰漏。而且，有些人员根本没有档案管理的相关专业知识，只是靠托关系和走后门才进入机关单位档案管理部门进行工作，这样的现象在我国屡见不鲜。但是，这样做的后果却比较严重。机关单位聘用了这些没有专业档案管理知识的人来管理档案，不仅不会提高档案工作的效率，而且在有些时候还会给档案管理带来麻烦，妨碍档案的管理工作顺利开展。因为他们没有档案管理的知识，对于档案的迁出、迁入、提、调等都不了解，根本无法胜任这样技术性和专业知识性较强的工作。不仅不会提高工作效率，还会适得其反，给档案管理工作带来不便。

2 解决机关档案管理工作中存在问题的相应对策

1）规范机关档案管理工作

机关档案很多都是政府公文、党的相关政策等非常重要的文件，需要将其进行分类整理，并做好登记工作，机关档案管理工作直接关系着档案的安全性。机关档案管理人员必须要按照《档案法》的相关规定对档案进行管理及存放，按照档案管理标准来执行，建立并健全档案管理制度，严禁机关档案管理工作人员胡乱堆放档案，必须要做好档案的分类整理工作，并在档案上清楚标明档案内容，做好登记工作。

2）加强机关单位档案管理工作的信息化建设

计算机技术及信息技术的应用给档案管理工作带来了极大的便利，机关单位档案管理工作的信息化建设，可以极大提高档案管理工作人员的工作效率，而且还可以将档案的分类目录存储到计算机硬盘中，非常方便以后的查找及翻阅。另外，对于机关单位的重要档案还可以制作成word等类型电子文档存储到计算机硬盘中，可以减少档案丢失与破损现象的出现。机关单位应该紧跟时代发展的步伐，建设档案管理信息化体系，购置计算机、打印机等档案管理信息化所需要的仪器、设备，并制定出科学、合理的档案管理制度及档案工作标准，同时还要根据档案的性质，制作档案文件的电子档进行保存，设计出专业的档案管理软件，实现档案管理的分类归档，切实提高档案管理工作的信息化、智能化，确保档案保存的完整性及保密性。

3）提高机关单位档案管理工作人员的综合素质

机关单位要招收档案学相关专业的人才进行档案管理工作，应给档案管理工作人员提供相应的学习资料，让档案管理工作人员能够不断充实自己的理论知识，同时还应该举办档案管理工作培训班，并邀请专业的档案管理人才来开展讲座，定期、不定期地对档案管理工作人员进行档案管理的相关培训，让档案管理工作人员能够深刻理解档案管理工作的精髓，切实提高自身的综合素质。另外，档案管理工作人员还要认真学习计算机操作、信息化建设等相关专业知识，努力适应档案的信息化管理模式。机关单位还可以制定相应的激励政策，每季度或每个月定期举办档案管理工作知识及能力竞赛，让全体档案管理工作人员参加，制定档案管理工作相关的法律法规、档案学等理论知识及档案管理实际业务应用能力的相关题目，让单位的档案管理工作人员来进行比赛，这样可以充分调动档案管理工作人员的工作积极性，也非常有助于提高档案管理工作人员的综合素质。

3 结束语

综合上边我们提到的新环境下机关单位档案工作管理的研究以及机关单位在现阶段档案管理工作的现状，同时也分析了档案管理共做出现的一些问题。我们应该及时的对这些问题进行分析和解决，让这些问题能够在我们的努力下得到解决。针对新环境下机关单位档案管理工作的问题所提出的解决措施，需要各个方面的综合配合，不仅是领导要转变自己对于档案工作的观念，而且，相关的档案工作人员更应该提高自己的专业水平和综合素质，不断提高自己的竞争意识，做好自己的工作，使得机关单位的档案管理工作更加规范化。

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