档案数字化管理在医院档案管理中的应用探讨

摘 要：随着时代的不断发展，医院的档案管理工作也需要跟上时代的步伐。不断创新档案管理的制度和管理模式，使医院的档案数字化管理提高水平是管理的重点。本文主要分析当前医院档案管理存在的问题以及医院档案数字化管理的重要性，并提出医院数字化档案管理的具体方法。

关键词：档案数字化管理；医院；方法

医院是一个信息量很大的地方，每天都会产生很多医疗业务信息需要管理，因此如何管理重要信息，是一个需要我们关心的问题。传统的档案管理存在很多问题，给查找带来了一定的难度【1】。因此，有效合理的档案管理是当前需要面对的问题【2】。本文主要分析现阶段医院档案管理存在的问题和档案数字化管理的重要性，具体方法。

1 医院档案管理中存在的问题

1.1 对档案管理不够重视

当代时代，医院主要强化内部的信息建设，注重医疗人员的素质培养和医院先进技术的引进。对档案的管理还留在简单的录入管理和记录管理上，没有得到足够的重视。一方面，医院管理档案的人员没有经过专业的培训，人员素质普遍偏低，另一方面，医院没有在档案管理上投入资金和软件设施，这就造成了医院在软件管理方面比较薄弱。

1.2 档案管理的规范性较差

由于目前医院在档案管理方面没有明确的规范性，因此产生了很多无用档案。例如：有些档案格式不兼容，在查找时打不开。有些档案在收录的过程中没有及时编号，在日后的查找中就很难找到对应的档案资料。还有些档案摆放没有细分化，导致查找资料浪费时间。因此，没有规范性的档案管理，导致档案的存放没有实质性的意义。

1.3 檔案管理信息不安全

由于医院对档案管理普遍不重视，这就导致档案管理人员，对档案管理没有高度的重视。医院的档案存在着重要的医疗信息和医生的科研成果。在档案管理的过程中，有些档案没有得到保护，导致部分重要数据丢失，致使档案失去了真实性。

2 医院数字化档案管理的重要性

2.1 给临床医疗提供帮助

医院实施数字化档案管理，一方面可以减少医生查看档案的时间，另一方面可以帮助医生更全面的了解患者。在医院信息数据的共享平台，医生可以快速的查阅患者的基本资料。例如：患者的检查报告，用药过敏史，既往病史等。通过对患者基本资料的了解，可以给患者提供更好的医疗服务。从而提高患者的治愈率，减少患者的住院时间和医疗花销。对于转院过来的患者，医生可以一目了然的看到患者现阶段疾病的治疗程度，从中分析出最佳的治疗方案。对于一些临床中罕见的疾病，医生也可以通过信息平台，查阅资料找到疾病的突破口，或在信息平台与更有经验的医生进行交流分析。因此，数字化档案管理能为临床医疗提供帮助。

2.2 使医院的整体管理水平提高

医院日常档案的数字化管理实施，可以让医疗人员随时查看档案内容。通过对档案内容的数据分析，可以发现医院在管理方面存在的问题和纰漏。通过查看患者对医疗服务提出的意见，医疗人员可以总结出每个科室在管理上的薄弱环节。通过分析这些提议，医疗人员可以根据本科室的实际情况，修改管理方案的具体细节，从而为患者提供更优质的医疗服务，推动医院整体管理水平的提高。

2.3 促进医疗业务水平的发展

在医院数字化管理档案的推动下，医疗人员可通过数字化分析，更深入的了解患者存在的潜在病理变化，并合理的选择患者用药，从而提高了患者的治愈率，降低患者用药不适的风险。从而提高了医院医疗业务整体水平的发展。因此，数字化档案管理，对医疗业务的发展有重要的意义。

3 规划数字化档案的管理方法

3.1 健全完善医院电子档案管理机制

随着数字化技术的发展，医院要充分意识到电子档案管理的重要性，并对管理工作表示高度的重视。首先，院方要在数字化电子档案管理上投入资金，并投入先进的软件设备，给医院数字化档案管理提供基本的办公环境。其次，制定具体的数字档案管理制度，并对档案的摆放进行规范的分类，并做好编号，为今后的查找提供方便。再次，要做好档案的保密工作，保证档案的有效性真实性，涂抹和篡改过的档案不收录在案，改好后可重新收回。最后，档案的管理要实行责任制划分，责任制划分必须范围清晰，每个岗位各司其职，不可随意调换岗位。数字化档案管理提高了档案管理的整体业务水平，为医院的医疗事业提供帮助。

3.2 加强档案数字化标准

医院的档案常存在格式不对，或没有具体编码，查阅起来不方便等缺点。因此，医院应加强档案的数字化管理，制定具体的数字化档案管理流程。具体措施如下：规范档案格式，对于格式不对或打不开的档案，要及时退回重改，符合格式标准后在进行收录。对于没有编码的档案，要及时录入编码，并做好标记，档案的编码必须统一化。此外，在档案的查找方便，应多编制一些检索工具，方便档案的查找，这样不仅能提高查找档案时的速度，也能保证档案的资源共享。

3.3 加强数字化档案的安全性

医院档案一般含有很多个人的重要信息。例如：患者的个人信息和隐私。医生的科研成功，和临床中重要的分析数据，这些重要的数据一旦丢失，就会泄露患者的个人信息或给医疗事业造成很大的损失。因此，应该加强对数字化档案的管理工作。一般对收录的档案要留有备份，在档案丢失时，可以及时进行补救。另外，要加强医院网络安全的保护措施，避免黑客和病毒入侵电脑。医院要有自己的专业防御系统，档案室管理人员要定期进行检查，保护全网的安全工作，保护医院重要数据不被破坏。

3.4 提高数字化档案的开发利用

整合档案信息对提高医院整体水平有很高的价值，因此医院应重视数字化档案的开发和利用。因此，医院可以构建大型的数字化档案平台，可以定期往平台上传送重要信息，如：疫情，疾病的病例或健康的人体模型图片等，进而搭建一个开放，共享，安全的数字化平台。

4 总结

过去，医院对档案的管理不够重视，这就导致档案在查找过程出现很多问题。因此，数字化的档案管理模式更适合当代的档案管理需求。数字化档案管理一方面提高了档案的查阅速度，另一方面保证了档案内容的真实性有效性。本文对数字化档案的重要性进行了细致的分析，并提出了具体的实施办法。通过对档案数字化管理，不仅实现的信息的资源共享，同时也可以通过数字化档案管理平台，了解患者提出的意见，帮助医疗人员改进管理制度，从而提高患者的满意度。

综上所述，医院实施数字化电子档案管理推动了医疗事业的发展，提高了整体的服务水平。

参考文献

[1]陈小季.医院档案信息与数字化管理研究[J].魅力中国，2017，11（18）：21

[2]凌金梅.数字化技术在医学档案管理中的应用[J].中国管理信息化，2017，16（4）：144-145

作者简介

潘帅（1987—），男，回族，河南省驻马店市，本科，助理馆员，研究方向：档案管理，从事的工作：办公室科员。