合同档案管理中的主要风险与管理措施探讨

冯淑芬

摘 要：合同档案管理在企业管理中占据着重要的地位，但是在合同档案管理中会存在许多风险，如果不能对这些风险进行有效的防控，就会增加企业的经营风险，不利于企业的长远发展。所以，企业应采取相应的措施，加强对合同档案管理风险的防控。本文对合同档案管理中的主要风险进行分析，并就其管理措施进行探讨。

关键词：合同档案管理；主要风险；管理措施

在企业的合同档案管理工作中，可能会出现各种风险，企业应对这些风险进行深入的分析，才能根据分析结果，采取针对性的措施对其进行防控，才能降低企业的经营风险。因为合同档案是在企业的经营活动中产生的，其关系着企业的经济效益。

1 合同档案管理中的主要风险

1.1 管理方面的风险

在对合同档案进行管理时，可能会出现各种漏洞，从而增加合同档案管理的风险。比如，合同的格式不正确，其中的内容不完整。有些企业的合同经办人法制观念淡薄，在拟定合同的时候不严格按照相关的规定进行，导致合同格式不规范，合同的内容不完整等。在对合同进行使用的过程中，就会使企业处于十分被动的地位。还有的企业在对合同档案进行整理时，整理的方法与相关要求不符，也会增加合同档案的管理风险。随着电子合同档案管理水平的提升，大部分的合同档案都的通过电脑填写的，这样容易造成合同档案原件的丢失。不少企业的合同档案管理人员只保留合同的传真件或者复印件，会给合同档案管理带来安全隐患。此外，有的企业合同存在只签并不存的情况。企业在合同上签字盖章以后，并没有及时的将其存档，会导致合同档案遗失、调包等情况出现。

1.2 安全方面的风险

企业的合同从签订之日起就具备法律效力，是企业维护自己合法权益的重要依据，所以企业必须要妥善的保管合同。但是，不少企业在合同档案管理工作中，并没有将合同档案管理责任落实到位，导致合同档案的安全性得不到保障。比如，在传统的纸质合同档案管理中，如果保存环境的温度、湿度等不合适，就可能因为火灾、受潮等，导致合同档案丢失或者内容不完整。而在电子合同档案管理中，会因为黑客入侵、病毒、保存不当、没有备份等，造成电子合同档案丢失，或者其中的内容被破坏，从而影响合同档案的安全性。

1.3 违约方面的风险

在企业的经营活动中，企业发生的每笔业务都需要与客户签订合同，而合同档案就是证明企业经营活动存在的重要凭证。在合同有效期内，其都具有法律效力，能够对合同双方形成约束。但是，由于企业的经营活动会不断的变化，所以业务的实际开展情况与合同内容不符。而合同双方又没有对其进行商讨，合同一方就不按照合同条款操作，从而出现违约风险，可能给合同另一方造成经济损失。所以，在对合同档案进行管理时，要注意对违约风险进行控制，以免影响到合同双方的利益。

2 合同档案管理风险的防控措施

2.1 完善企业合同档案管理制度

合同档案管理工作关系到企业的各个部门，如果其中的一个环节出错，就会影响到企业的正常运营，还会损害企业的经济利益。所以，企业必须建立完善的合同档案管理制度，规范合同档案管理流程，提高合同档案管理效率，将合同档案中的信息价值充分的挖掘出来，保障企业的利益。比如，在制度中对合同的归档时间做出明确规定，要求相关部门及合同档案管理人员要在规定时间内完成合同档案的分类、归档等工作。同时，要加强对合同档案管理人员的培训，提高其专业化水平。在培训过程中，要让合同档案管理人员熟悉合同档案的具体管理流程，以及与之相关的各类规定。在对合同档案实施管理的过程中，还要加强对合同档案管理人员的监督，使其能够严格按照规定对合同档案进行管理，保证合同档案信息的完整性，并确保合同档案的安全性。只有为合同档案管理提供完善的制度保障，才能确保合同档案管理工作顺利的进行，从而使企业的合法权益得到维护。

2.2 提高合同档案管理的规范性

企业在对合同档案进行管理时，应注意提高其管理的规范性，使企业能够高效的管理各类合同档案。比如，在对合同档案进行分类归档时，要先对合同进行鉴定，鉴定无误的合同才归档。同一个年份内签订的合同，要按照月份形成一个流水号。而在对合同档案进行分类时，要以件的形式进行，这样能够确保每份合同档案的完整性。每份合同档案在归档前都要编号，编号按照分类编号-日期-流水号的形式进行。如2018年5也6日签订的劳动合同，可以将其编号为LD20180506-06。其中，LD表示此合同为劳动合同，2018表示合同是在2018年签订的，0506表示5月6日签订的合同，06表示这是5月签订的第6份劳动合同。合同编号应采用环保材料胶水粘贴在档案袋的右上角，这样能够方便查询，档案袋则要按照顺序装入档案盒中。通过这样的方式，不仅能够减少管理人员的工作量，还能提高合同档案管理工作的效率，将合同档案原件完整的保留下来。当合同档案有新增材料，或者有信息需要修正的时候，也可以及时的对档案进行更新。

2.3 提高合同档案管理人员素质

合同档案是维护企业合法权益的重要依据，所以合同档案管理人员需要不断的提升自己，掌握专业的档案管理知识和方法，提高自己的业务能力，才能对合同档案进行高效的管理。比如，企业要对合同档案管理人员进行系统性的培训，让合同档案管理人员熟悉《合同法》等与合同有关的法律法规。同时，合同档案管理人员要在学习过程掌握岗位技能，使自己的工作能力能够达到岗位具体要求，这样才能使合同档案管理人员在相应岗位上高效的工作。尤其是在岗位上表现比较好的人员，企业应将其榜样作用充分的发挥出来，提高企业的整体合同管理水平。此外，合同档案管理人员还要掌握信息化管理手段，通过建立合同档案管理系统，将纸质合同档案掃描成电子档储存在系统中，在系统内规范合同档案管理流程，从而提高合同档案管理的自动化水平。系统可针对合同管理人员和用户设置不同的权限，这样既能方便对合同进行操作、查询等，又能将合同档案中的信息资源充分的利用起来，降低合同档案管理风险，使企业的合法权益得到保障。

3 结束语

综上所述，随着信息技术的发展与运用，在对合同档案进行管理时，要结合企业的发展需求完善企业合同档案管理制度，才能为合同档案管理工作提供参考依据。同时，应提高合同档案管理的规范性，并提高合同档案管理人员素质，从而提升合同档案管理有效性，降低合同档案管理风险，使企业的合法权益得到维护。

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