关于事业单位档案的数字化管理的几点思考

吕美颖

摘 要：当前我国网络技术飞速发展，各个行业伴随着技术的进步而有了全新的变革。政府和事业单位等公共服务单位也对档案等进行了数字化管理，有效的提高了事业单位的档案管理水平，解放工作人员的双手，也避免了因人管理过程中产生的错乱误差现象。本文主要从事业单位进行档案管理数字化的必要性入手，然后提出事业单位档案数字化管理实施策略。

关键词：事业单位；档案；数字化管理

事业单位的档案工作是单位中的核心工作，它保存历年的各项信息资料和相关数据，是开展工作的基础和前提。可以说，事业单位的发展伴随着档案管理的发展。事业单位的进步可以积极推进档案数字化管理，避免例如档案数量庞大、查找有效信息效率低以及存储环境差，资料保存难度大等问题。通过数字化技术的应用来提升档案管理的科学性和现代性，是保障事业单位各项管理工作的稳定进行的前提，所以加强事业单位档案的数字化管理刻不容缓。

1 事业单位实行档案化管理的必要性

1.1 提高事业单位的办公效率

事业单位一般是国家设置的带有一定的公益性质的机构，是为人民群众服务的，在当对机关单位的“服务型”要求下，提高事业单位的办公效率是提升政府形象，创造和谐社会的有效推动力。档案管理数字化能够及时的将相关资料进行归归类，计算出科学的数据，如果需要相关资料也能最快的被调出使用。例如在人员架构比较复杂，负责的事情比较多的事业单位中，涉及人事档案的管理，员工入职、调转以及退休等数据按照传统的管理方法，都是纸质的档案，查询速度慢，保存难度大，不能够及时、准确的查找出相关的人事信息，运用数字化进行档案管理就能快速简便的进行资料查询，提高办事效率，加大群众的满意度。

1.2 数字化档案管理有助于提升事业单位的经济效益

当前随着我国社会主义经济的高速发展，信息量的裂变增加，逐渐将传统的档案管理模式的缺陷显露出来。以前进行档案管理都需要人工来进行，为了保障档案数据的准确性有时需要两个人进行一项工作，极大的增加了单位运行的成本，增加了办公人员和办公经费，这样就会使整个事业单位的用工成本增加，不利于单位的良性循环发展。而在今天的数字化档案管理中，一切只需要将档案相关文件和数据归到电脑，电脑软件自动存储数据，既节约了人员成本，也减少了纸张的使用和节约了办公空间，大幅度降低了单位档案管理的成本费用，大大的提高了工作效率，从而提高了单位的经济效益。

1.3 提升事业单位档案的利用率

当前，我国大部分的事业单位采用的是传统的管理模式，就是每个单位都有一间甚至多间的档案存储室，很多由于年代久远的档案因没有地方放置会定期进行销毁，经常会有找以前的档案数据而因被销毁而无迹可寻的情况出现，大大的降低了事业单位的工作效率，影响整体的工作进度。因为纸质的缘故也经常会因为火灾，水灾等破坏档案加大了存放档案的难度，与此同时，数量繁多的档案也增加了查找的时间和难度，导致需要更多的时间和精力进行查找。如果采用数字化的技术进行事业单位的档案的管理，只需电脑将有效的数据和信息进行录入，没有保存的期限和没有环境的控制能让数据进行长期的保存，同时在查找档案的

时候，只需要在电脑上进行相关关键词的搜索，所有的信息都会出现，极大程度上提高了档案的查找速度和利用率。如果建立本单位的数据库网站，在网站存储相关信息，那么工作人员便可随时随地的将有用的信息调取出来，极大的提升事业单位档案的利用率。

2 如何对事业单位档案进行数字化管理

2.1 构建科学、合理的档案管理系统

所谓数字化的档案管理就是借助计算机网络技术来管理事业单位的档案，将原有纸质化的信息资料进行数字化形式的转变，并且将庞大的信息和资料都储存在电脑中，方便管理以及查找利用。因为每个事业单位的工作和性质均不相同，所以需要的档案管理系统也要因单位而异，例如说医院每天涉及到的患者人数很多，需要更庞大和高效的数据库作为支撑，恰当的选用数字化系统和更科学有效的设备，构建完善的局域网，也通过网络的联合达到每个医院之间的信息共享，这样每个患者在进行就医时医生能第一时间知道患者以前的身体情况以及有无过敏史，对这次的治疗更有帮助。因此开展事业单位档案数字化管理工作之前，需要考虑自身单位的实际情况，通过科学的认证和合理的设计来完成对数字化系统的构建，购买合适的档案管理设备和聘请专业的技术人员进行设计，对事业单位档案的数字化管理系统建立也非常重要。

2.2 建立健全档案数字化管理规章制度

当前事业单位档案管理工作都涉及到数量庞大的档案，每一份档案和信息对于事业单位的管理和发展来说是至关重要的，对推动我国国家建设，社会的和谐与稳定具有重要意义。面对这样的新的时代条件，数字化的档案管理成为了必然选择。当前档案数字化管理中存在很多复杂困难的环节，所以在完这些复杂和困难的工作时，必须要应用严格的档案进行管理和科学的规章制度来为各项工作提供有效的保障。同时要明确好每个部门，每个人员的责任，在使用档案的过程中要进行责任制度，对于调出来的文件档案要保证有所记录，保障事业单位中数据的安全性，同时加强相关部门之间的沟通联系和对相关信息的协同分享，使得各工作人员能够密切的配合和做好协调工作，增强单位内部人员的凝聚力从而全方位的提高工作的效率和质量。

2.3 培养高素质的数字化档案管理人员

事业单位因其特殊性，其档案资源也是极其重要的，其中的数据关系到每个人和国家的重要信息，所以在其进行数字化的档案管理过程中调取档案的人员要选择文化素质高，业务水平能力強的人员，要求较高的道德品质人员，不断提升自己的数字化管理的水平，同时对于其他单位或者国际上的先进管理经验要及时学习，要定期对相关人员进行技术培训来适应不断发展变化的技术水平，同时增强工作人员的法律意识，提升其责任意识和安全意识，为本单位的档案数字化管理提供有效保障。

3 结语

在社会的新形势下，事业单位进行数字化档案管理有利于档案的信息资源有效利用和提高事业单位的工作效率，增强社会公众对事业单位的满意度，因此，事业单位应该加强数字化的档案管理工作，借助数字化信息平台，减轻工作人员的工作负荷，提档案存储的科学合理性、提高档案的利用效率，大大加强事业单位综合服务水平。

参考文献

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