信息技术对企业档案资源利用的影响分析

李竹

摘 要：现代信息技术对企业档案资源利用具有重要影响，能够全面提升档案资源开发与管理，并便于档案信息再加工，促使档案资源全面整合与优化，在信息技术有效运用下，能够全面提升企业档案资源的利用效率。为了有效发挥信息技术在企业档案资源利用当中的作用，需要深入研究目前企业档案资源利用当中信息技术运用现状，结合相关问题针对性的提出有效措施，全面加强企业档案资源利用中信息技术的运用力度。

关键词：信息技术；企业档案资源；利用；影响

1 前言

信息技术对企业档案资源利用具有重要影响，在现代信息技术快速发展过程中，积极在企业档案资源利用当中加强引用现代先进的信息技术，能够促使企业档案资源归档管理效率更高，并有助于档案资源信息的再加工与优化整合，全面提升档案资源利用效率。为了充分发挥信息技术在企业档案资源利用当中的积极作用，需要企业档案资源管理人员从思想上重视信息技术，加强信息化建设，并在企业资源利用当中加强信息技术使用力度。

2 信息技术对企业档案资源利用的影响

2.1 促使企业档案归档与管理更加高效

以往在企业档案资源管理当中，基本上都是通过管理人员手动归档并整理档案资源，也就是档案部门在受到相关档案资源之后，都是管理人员以人工方式来对档案加以归类整理和储存，在利用档案资源的时候，也是管理人员以手动方式取出企业档案资料。这种人工的档案归档与管理方式过于落后，不仅浪费大量人力与物力，档案利用效率也非常低，对企业经营与发展都会造成一定影响。在企业档案资源归档与管理当中运用信息技术，管理人员需要通过相关技术对档案资料进行数字化处理，将数字化处理之后的档案信息存储到管理系统当中，并将原始档案存入库房当中。这种企业档案资源管理方式，只需要通过电脑实现档案资源的归档以及管理，不需手动对照文献内容，利用信息技术将档案内容存储到企业网络或者管理计算机当中，在利用档案资源的时候，只需在网络终端查看就可以，不需要工作人员到库房当中寻找相关资料，促使企业档案资源管理效率大大提高[1]。

2.2 便于檔案信息再加工

以往的企业档案资源，基本上都是纸质文档，这些资源具有重要的证据属性，是不能被再加工的。但是实际上很多档案资源当中存在一定问题，在对相关资源进行保存以及利用过程中都会存在一定不便。在档案资源开发以及利用当中，通过运用信息技术，能够将档案信息进行数字化保存，原始档案作为证据保存，这样就把企业档案资源的使用功能与证据功能分离开了。原始档案作为重要的证据资源，原封不动的进行入库保存，数字版本的档案资源可以进行再加工，便于保存与使用，促使档案再加工实现有效发展。

2.3 档案资源进一步优化整合

以往在企业档案资源管理当中，通常会对珍贵的档案资源实现保密管理，企业各个部门的档案资源都具有一定保密性质，基本上在保存与管理、利用过程中都是区分部门的，这样难以优化整合企业档案资源。在运用信息技术之后，企业档案资源都实现了数字化处理，各种类型的资源都会被上传至企业信息平台当中，企业内部不同部门的档案资源都实现了有效结合，在企业内部可以对各部门档案资源实现共享并利用。企业用户可以利用网络向企业信息平台当中连接，按照个人权限对所需档案自行查阅，有利于企业档案资源的整合利用。

2.4 档案资源利用效率更高

以往在企业档案资源管理过程中，要利用档案资源必须由工作人员在档案馆当中查询相关档案，对纸质档案的查阅需要耗费大量时间与精力，同时利用者还需要经过一系列审批程序才能具有查阅相关档案资源的权限，这种管理模式导致企业档案资源利用效率非常低。在企业档案资源利用当中充分运用信息技术，能够促使用户按照需求直接在网络终端查阅相关档案内容，并结合自身权限对各项档案资源实现及时、便捷的查阅，不需要离开工作岗位就可以利用企业档案资源，这促使企业档案资源利用效率大大提升[2]。

3 企业档案资源利用中运用信息技术的现状

3.1 缺乏充足的信息化利用意识

目前，很多企业的档案管理部门属于企业的附属部门，企业领导对企业档案资源的开发与利用缺乏正确认识，不够重视企业档案管理部门，在企业改革与发展过程中，没有投入过多精力与资金对企业档案部门加以改革与建设，导致很多企业档案资源管理与利用还是沿用传统手段进行，影响了企业档案资源利用中信息技术的有效运用，档案资源利用效率低下，也难以发挥企业档案资源在企业经营发展中的重要作用。

3.2 信息化基础建设欠缺

由于很多企业不够重视档案管理部门，也不会投入过多精力与资金来建设档案管理基础设施，导致目前多数企业的档案管理信息化建设较为薄弱。虽然一些企业也开始重视档案资源开发与利用中信息技术的运用，但是投入的建设资金有限，没有形成运用规模，且对一些资源开发利用的信息技术缺乏更新，导致企业档案资源利用整体信息技术设施较为落后。

3.3 信息技术使用强度不足

虽然一些企业也开始在企业档案资源利用中运用信息技术，但是实际使用力度不足，很多企业还是通过传统多媒体和网络社交工具来进行档案管理，这种信息技术相对较为落后，与现代发达的信息技术相比使用强度比较低下。比如一些企业在档案信息资源利用当中，已经引进并使用了先进的信息化平台，但是这些专业化先进档案资源管理平台在实际使用当中尚未形成一定规模，使用力度较为有限。

4 加强企业档案资源利用中信息技术运用的对策

4.1 正确认识企业档案资源利用中信息技术的重要意义

要有效加强企业档案资源利用中信息技术的运用，首先要求企业领导以及档案管理部门相关人员高度重视信息技术的引进与运用，在实际工作当中对信息技术运用的优点与不足进行充分总结，对信息技术的运用进行不断改进与优化。档案资源管理人员要及时将资源利用信息及时汇报给企业领导，促使领导重视企业档案资源部门，并进一步加强档案资源利用当中信息技术的引进，促使信息技术更有效的推进企业档案资源利用。

4.2 加强建设信息化基础设施

在企业领导与相关管理部门加强重视企业档案资源利用中运用信息技术的基础上，全面加强企业档案资源管理当中各方面的信息化设施建设[3]。一方面，要在企业档案资源利用中加强网络建设，重视网络平台以及网络硬件设施的全面建设；另一方面，要加强档案管理设备建设，重视计算机、现代化扫描仪等设备购置。

4.3 增强信息技术在企业档案资源利用中的使用力度

在企业档案资源利用中，要加强信息技术的使用力度。一方面，要合理建设专业信息化档案资源管理平台，允许不同部门在同一平台当中上传档案各自档案资源，并实现资源共享，并结合需求赋予不同部门查阅相关资源的权限；另一方面，要加强云计算、大数据等现代化新型信息技术在企业档案资源利用当中的运用。

5 结束语

企业档案资源的利用，对企业的经营与发展都具有重要意义，为了有效推进企业健康稳定发展，有必要加强企业档案资源利用。信息技术对企业档案资源利用具有重要影响，能够全面提升档案资源的开发与利用效率，促使企业在更加有效的利用档案资源过程中实现健康发展。在企业档案资源利用中运用信息技术，要求企业领导与管理人员充分重视企业档案资源信息化建设，加强信息技术在企业档案资源利用中的使用力度。

参考文献

[1]李娟. 现代信息技术对企业档案管理的影响及对策探索[J]. 产业与科技论坛， 2016， 15（20）：268-269.

[2]李笑. 信息技术在档案资源开发与利用中的应用策略研究[J]. 办公室业务， 2017（18）：42-43.

[3]李凤霞. 现代信息技术在档案信息资源开发利用中的关系探析[J]. 办公室业务， 2016（17）：42-44.