信息化背景下的档案管理创新

李彦军

摘 要：为了适应信息社会的发展，提高档案信息的使用效率，本文分析了档案信息化背景下的创新管理策略。首先，信息化背景下的档案管理的新特点和信息技术背景下的档案管理问题有待解决，其次，介绍了创新的背景下的档案信息管理策略的基础，最后，分析了创新管理策略的具体内容档案信息化的背景下。关键词：档案；管理；信息化；创新

随着信息技术的飞速发展，以大数据和云计算为代表的新技术革命极大地提高了人们的工作效率和生活效率。信息技术为档案管理带来了新的机遇，提高了档案管理的效率，有利于保护原始档案，有利于档案的使用。机遇往往伴随着挑战，传统的档案管理模式制约了档案信息化的发展。传统的档案管理是纸质档案的管理对象，而档案管理对象在信息背景下成为数字档案。信息存储载体的变化需要传统档案管理模式的创新。因此，有必要在信息背景下讨论文件管理。

1 信息背景下档案管理的新特点

1.1 管理核心收集和利用转型

在纸质档案管理的时代，档案管理过程包括收集、整理、储存、利用等几个重要阶段，档案工作者在档案和档案上耗费大量精力，可以说这段时期档案管理是整理归档的核心。进入信息时代后，档案管理对象发生了变化，数字档案的数量显著增加，是档案管理的核心，客观、真实地对电子文件进行归档和利用。在这一时期，档案管理的核心是从整理和储存到收集和利用的转变。

1.2 数据安全的文件安全性

在传统的文件管理模式中，管理对象是实体文件。因此，文件安全工作主要围绕文件实体展开，重点是实现防火、防盗、防潮等“九防”。在信息化的背景下，档案资源以数字形式存储，档案的安全主要是通过必要的信息安全保护技术来保障档案数据的安全。传统意义上的数字档案保存载体的物理安全，必须建立必要的档案信息安全系统，从信息安全管理系统和安全保护技术，确保数据文件的安全。

2 档案管理需要在信息化的背景下解决

2.1 档案数据归档问题

一个是归档范围问题。传统的档案管理，档案档案的档案范围主要是档案、档案档案和实物档案，档案的范围可以根据档案有关规定的范围来确定，比较容易。在信息化的背景下，尤其是大数据技术的应用，各种业务信息系统生成的有价值的数据数据也具有文件属性。但哪些业务系统数据应该存档，没有相关的国家规定。二是归档问题。各种商业信息系统都有不同的数据库和数据结构，因此很难形成一个通用的归档系统。

2.2 资金人员保证

总体而言，档案信息化滞后于整个社会的发展水平是非常重要的。部分地方档案信息化资金不包括在政府年度预算中，不支持档案信息化建设。人才问题也是制约档案管理发展的一个重要因素。目前，在高校建立档案管理工作，一些档案管理专业毕业生也不想停留在档案工作中，而计算机专业人才更不愿意从事档案工作，这种情况严重影响了档案管理事业的发展。

2.3 电子文件的真实性

一是电子文件生成过程的真实性。电子档案的形式虚拟化、档案信息与载体的分离、易复制、易变等，使电子档案的原始性质难以确定。第二，电子文件在长期存储中的真实性。网络威胁的客观存在和电子文件归档后的内部管理漏洞可能使篡改电子文件变得容易，但不易被检测到。

2.4 网络安全

计算机网络是一种双刃剑，它可以提高文件管理的效率，对文件安全带来潜在的威胁。近年来，网络安全形势越来越严峻。在国际上，敌对势力正在监控网络，网络部队威胁着国家信息安全。在国内，中国还没有掌握网络核心技术，关键信息基础设施依赖于国外。此外，网络病毒、系统脆弱性、管理漏洞等因素都威胁着网络安全。因此，保证网络安全是档案管理的重要内容。

3 档案信息化背景下的创新管理策略的理论综述

随着信息技术在世界上的日益普及，世界进入了一个发展的阶段，信息社会在档案管理中，档案管理进入了信息化的阶段。所谓的档案信息是现代信息技术应用于原始档案管理活动的传统方式，以实现档案管理模式的管理流程优化，档案管理的重心正在从实体的档案文件信息，在信息社会里，为了实现更高的效率、更耐用的档案资源的管理，更好地为社会的发展做出贡献。简单总结，是指在信息社会背景下，采用档案管理信息化的方式进行收集和利用，最后也以用户档案管理过程的方式来依赖信息服务。因此，我们必须在档案信息化的背景下，要创新档案管理战略，使档案信息化进程能够顺利进行，档案和功能的价值能够得到充分利用，更好地促进我国经济的稳定发展。

4 档案信息化背景下的创新管理策略的具体内容

4.1 档案信息化背景下的管理理念创新要做好信息時代的档案管理工作，首先要创新管理理念

在档案信息的背景下，我们应该调整管理理念，适应创新管理。始终以提高档案信息利用效率为主要目标，始终确保档案的标准化和开放性。特别是，在信息时代，随着流动性和开放性的增加，确保重要文件信息的安全是必要的。在创新信息化的背景下，档案管理的管理理念注重对开放性、标准化、安全理念的提升。

4.2 通过法治建设档案信息安全体系

特别是要建立科学的信息安全概念，运用法律思维和法律原则来处理档案管理工作。建立健全单位信息安全制度，严格执行；规范信息、对外开放和利用过程，严格遵守《网络安全法》《国家秘密法》和《国家秘密法》和《中华人民共和国档案收集档案解密》和《中华人民共和国法律法规暂行规定》；根据我国信息系统安全的保护标准，实现了网络安全和信息化建设的“同步规划、同步设计、同步实施”的要求。

4.3 创新档案利用机制

一是提供主动推送服务。档案管理部门应利用数据挖掘和个性化推荐技术进一步挖掘档案价值，积极推进档案用户服务，提高档案利用率的准确率。二是加强档案资源共享。资源共享是信息时代的一个优势。档案管理部门应将信息技术运用到各种档案中，可以在不同的部门之间共享，数据的整合、档案的馆际共享和部门间的共享资源，档案ik提供了一个使用该服务的一站式档案。

为了适应档案信息化的发展趋势，档案管理应在电子档案、安全系统、数字签名、认证机制等方面，利用创新人才保障基金，在新时期实现档案管理的突破。

参考文献

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[2]宋淑琴.大数据视野下档案管理思维方式的转变[J].档案学研究，2015（3）：36-39.