档案信息化背景下创新管理策略研究

李婷婷

摘 要：信息技术的快速发展给许多行业带来了新的发展机遇，也极大地改变了档案工作。本文分析了档案信息化背景下的创新管理策略。阐述了信息化背景下档案管理的新特点、档案信息化背景下的创新管理策略的基础，以及信息背景下档案管理的创新。

关键词：信息化；档案管理；策略

信息技术的飞速发展使我们进入了信息社会。对于档案管理而言，有必要在档案信息的背景下，创新自己的管理策略。创新的档案信息管理战略的背景下，能够有效提高档案信息使用效率，利用档案信息降低成本，创造巨大的经济效益和社会效益。因此，有必要对档案信息化背景下的创新管理策略进行分析。

1 信息背景下档案管理的新特点

1.1 管理对象主要是数字文件

随着档案资源信息化的不断深入，纸质档案的数量越来越少，而数字载体档案逐渐成为档案的主要形式。这些数字文件存储在电脑中，肉眼看不到，很容易复制和传输。他们需要由电脑和其他设备来管理。

1.2 档案的使用是网络化的

传统档案利用需要利用者到档案馆进行查阅，档案不能同时提供给多个用户，档案利用率低。档案信息保存后，以数字信息的形式保存档案。数字信息快速、容易复制，便于使用。通过计算机网络技术，人们可以在不离开家的情况下就能查阅所需的档案信息。档案利用方式的网络化提高了档案利用的效率，更有利于发挥档案凭证的作用，扩大档案工作的影响。

1.3 档案安全为数据安全

传统档案管理模式下，管理对象为实体档案。因此，档案安全工作主要围绕档案实体展开，重点是做到防火、防盗、防潮等“九防”。信息化背景下档案资源以数字形态存储，档案安全主要是通过必要的信息安全防护技术确保档案数据安全。这既要做到传统意义上的数字档案保存载体的实体安全，更要建立必要的档案信息安全体系，从信息安全管理制度和安全防护技术上，确保档案数据安全。

2 档案信息化背景下的创新管理策略的基础

2.1 档案信息的背景下信息技术创新管理策略的基础

第三次科技革命带来了电子信息技术的快速发展，档案信息化的发展也必须以计算机以及网络等信息技术手段为基礎才能够发展起来。随着我国经济的发展，信息技术发展的重要性，不仅计算机和网络的硬件基础设施逐渐完善，相应的数字技术，检索技术、多媒体技术和数据库技术对档案信息的背景下创新管理策略奠定了坚实的技术基础，促进社会访问和使用档案。

2.2 档案信息化背景下创新管理策略的相关政策基础

政府和有关部门近些年来出台了诸如《信息化社会建设条例》等一系列的普及和推广信息化技术手段的政策；特别是在档案管理方面，已经出台了一些规章制度，以促进档案管理的不断创新和变革，并将信息化技术应用到档案管理中，实现档案信息化。一些国家直接在一些档案的领导下也以榜样为榜样，积极推进档案信息化、持续发展和创新管理战略，取得了明显的信息参考效率和管理效率，在创新战略的背景下档案信息管理为基础的好政策奠定了基础。

2.3 档案信息化背景下创新管理策略的人才培育基础

在信息时代背景下，档案信息化人才培养基地背景下的创新管理策略，档案管理人才培养体系也逐渐发生变化，在高等院校的学科体系中，对主体的探讨已逐渐融入高校的信息资源中，摘要信息资源是档案管理的重要组成部分，在档案管理人才培养、网络技术和知识综合培训等方面也逐渐受到重视。可以说，我国培养了大量的专业知识和档案管理综合人才的信息素质，在管理战略的背景下对档案信息的创新，提供了扎实的人才培养基地。

2.4 档案信息化背景下创新管理策略的社会环境基础

信息化已经充斥在我们的生活之中，在线订购，在线预订，网上购物，在线娱乐，可以说，我们生活中的衣食住行已经处处离不开信息化。因此，在档案信息化背景下的创新管理策略已经具有相当广泛的社会环境基础，人们越来越意识到信息化带给我们的好处。因此，在良好的社会环境的基础上，档案信息化能够真正提高档案资源的共享范围，实现信息在全社会的有效传播机制。

3 信息化背景下的档案管理创新

3.1 加强电子档案的归档

一是提高对归档的意识。数字信息正在成为信息存储的主要方式，档案部门应顺应这一发展趋势，加强电子资源的收集和归档。档案保管员应争取单位信息部的支持，积极向各业务部宣传电子档案的档案要求，提高全体员工的电子档案意识。第二，做好电子文档的收集整理工作。开发电子文档归档模块或接口，控制整个电子文档流程，根据党政机关电子公文元数据规范要求，元数据信息采集，确保电子公文档案内容完整。三是积极开展多媒体档案工作。开发多媒体电子档案数据的归档标准，如照片、音频、视频等，积极开展多媒体档案。

3.2 建立电子档案数字签名认证中心

建立区域性的电子档案数字签名认证中心，可以从技术上确保电子档案的真实性。数字签名是当前确保信息真实性的有效途径。数字签名的基本原理是，电子档案经过摘要算法生产摘要，SHA1算法算出摘要信息的hash值，利用私钥对hash值进行非对称加密，签名完成，把算出来的hash值和使用公钥解密出来的hash值进行比对，两者相匹配则验证签名成功，不然失败。签名认证中心的核心作用是签发和管理数字证书。

3.3 增加信息化资金投入，加强人才培养

各级党委、政府档案管理部门应积极争取档案信息支持，将档案信息编入年度预算和信息范围内予以支持，以确保档案信息资金投入。同时，通过积极引进信息化人才和发展信息服务培训，培养一批信息技术和信息技术的复合档案管理人才。

参考文献

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