文书档案整理对事业单位效能化发展的重要意义

摘 要：文书档案是事业单位记录行政事务的重要文件，也是单位整体发展轨迹体现的重要形式，为其下一步发展提供依据。本文根据以往工作经验，总结了文书档案整理对事业单位效能化发展的重要意义，并从事业单位对文书档案工作不够重视、文书档案管理的科学化水平较低、数字档案资源建设、提升工作人员的管理素质四方面，论述了事业单位文书档案管理中存在的问题及解决对策。

关键词：文书档案；事业单位；效能化发展

文书档案主要是在事业单位行政管理活动之中产生，以文书形式为主对档案信息进行保存，这其中还包括命令、指示、报告等内容。在文书档案管理过程中，需要按照相关规定和科学管理要求对其内容进行有效划分，最终实现文书档案的系统化和条理化。所以说，文书档案管理工作在事业单位发展过程中具有重要作用，并为其绩效和效益提升创造有利条件。

1 文书档案整理对事业单位效能化发展的重要意义

1.1 文书档案管理是构建档案管理流程的关键

整体来看，文书档案管理在所有档案管理之中占据重要地位，再加上档案管理流程的健全，为文书档案的完整性提供了充分保障。另外，文书档案管理系统的规范，可以确保各种档案的有效分类和编排，并通过该过程对文书方案内容进行理解，在确保各类档案质量的同时，将各种问题情况突显出来，为后续档案收集、整理工作的开展奠定基础条件。总的来说，事业单位档案管理工作以文书档案管理为基础，利用相关程序对单位中的各种文件进行辨别，最终对文书档案的存储价值进行判断。

1.2 对档案信息资源进行有效开发

在文书档案管理工作开展过程中，主要是为了让文书档案中的内容得到充分利用。另外，文书档案具有较强的分散性，为了实现系统化管理，相关工作人员需要做好分类和编目工作，为后续查找工作的开展提供有利条件，并将文书档案的作用全面突显出来。因此，各个事业单位应提升对文书档案整理工作的重视程度，只有规范化的文书档案管理形式，才能将事业单位的发展网络整合在一起，为后续查阅工作提供便利条件。为了进一步将信息库的使用效率提升，事业单位档案管理工作显得极为重要。如果在文书档案整体过程中过于分散，将会为档案质量带来巨大影响。因此，为了实现文件内容的顺序化发展，将文档内容明确，相关事业单位可以对信息库进行全面构建，并做好信息分类工作，避免后续信息资源开发工作受到严重影响。

1.3 有利于事业单位档案管理工作的持续发展

在文书档案整理时，可以对其他档案的收集工作进行监督。因此，文书档案的整理工作在工作质量提升上具有重要意义。各个事业单位可以通过对文书档案的有效整理，利用编目将不同文书档案价值展示出来，并做到分类保存，与此同时，建立起档案检索体系，避免其他档案管理工作出现严重问题。除此之外，在文书档案整理工作的作用下，档案收集工作的效率也得到了全面提升。在经过系统化的编排和操作之后，文档的保存价值便会得到全面突显，相关管理人员可以根据价值的不同，建立起完善的文档检索系统。站在事业单位效能发展角度来说，文书档案整理很容易对事业单位未来发展产生巨大影响。因此，各个事业单位的领导自身硬提高对文书档案整理工作的重视程度，将其整体效果全面激发出来，在确保各项工作流程完善的同时，为事业单位的可持续发展奠定有效基础[1]。

2 事业单位文书档案管理中存在的问题及解决对策

2.1 事业单位文书档案管理中存在的问题

2.1.1 事业单位对文书档案工作不够重视

从事业单位实际发展情况来看，对文书档案整体工作的不重视情况十分普遍，更没有将文书档案管理的重要性突显出来，导致相关管理工作无法得到有效开展，各类文档价值无法得到有效突显。文书档案是事业单位中信息资源库的主要类型，如果相关工作人员将信息收集工作忽略，将会对事业单位整体发展带来严重影响。总的来说，文书档案收集和整理工作主要以档案管理工作为基础，如果该项工作受到影响，会对整个管理流程产生影响，更无法形成一个健全的管理体系和制度，最终引发文书档案缺失现象的出现。

2.1.2 文书档案管理的科学化水平较低

由于信息化技术的飞速发展，事业单位中的文书档案整理工作也需要将现代化和科学化体现出来，尤其是在电子文档及文件出现之后，可以在一定程度上对原有的文书档案管理体系进行改善。截止到目前，文书档案的整理已经无法与事业单位整体的效能发展相适应，这从以下两方面之中体现的尤为明显：首先，事业单位从文件的起草到印發均可以利用计算机来实现，但这种工作形式无法将文档的发展轨迹有效显示出来。其次，相比于纸质文档，电子文档更具优势，而且不易被损坏，但在安全性维护上，电子文档依然存在很多不足之处。因此。在电子文档管理过程中，为了实现事业单位效能化发展，需要对相关管理理念进行深入创新，只有这样，才能做到纸质档案的全面替代，并为事业单位未来发展奠定良好基础。

2.2 事业单位文书档案管理中存在问题的解决对策

2.2.1 数字档案资源建设

在数字档案资源建设过程中，属于信息化建设过程中的核心内容。整体来看，数字化档案资源主要来源于三个方面，首先是将传统文书档案转化成数字档案，其次是将传统中的电子文档形式和文件文档形式转变成数字化文档。最后，事业单位相关工作人员需要做好数字信息资源的采集工作，为后续文书档案的整理工作奠定基础。另外，为了给数字档案资源建设提供有利条件，事业单位还应该做好文书档案管理软件的有效开发，将计算机等现代科技应用到实际档案管理工作之中，最终实现管理效果的全面提升。从这里也可以看出，文书档案管理工作不能脱离硬件技术的有效支持，这其中还包括一些服务器、存储设备等的应用。

2.2.2 提升工作人员的管理素质

一般来说，事业单位的档案管理人才录用具备很高标准和要求，在此过程中，相关工作人员的个人素质显得尤为重要，为了维护各项工作的正常开展，人们需要对管理机制进行有效健全。与此同时，事业单位还可以采取有效制度对工作人员的工作自信心进行提升，以创新工作精神的培养为主，鼓励工作人员投入到文书档案整体工作之中，最终实现事业单位发展效能的全面提升。另外，在获得更多专业的档案管理人才之后，相关部门还要定期开展技能、技术培训工作，在提升工作人员档案管理水平的同时，对你相关管理规则和内容进行全面了解，最终实现文书档案管理工作的有效开展。无论科技如何发展，各项工作的开展主体依然以人为主。因此，除了上述措施之外，事业单位还要将以人为本的发展理念突显出来，并融入到各项工作之中[2]。

3 总结

综上所述，文书档案整体工作本身具有十分重要的价值，其工作的稳定开展对事业单位的发展具有重要意义。另外，档案整理工作涉及到很多细节问题，如何将这些价值整理在一起，是各个单位和工作人员重要的工作职责。在档案管理体系构建上，文书档案具有重要意义，可实现档案管理工作的可持续发展。

参考文献

[1]龚盛儒.从档案利用角度探讨人大工作轨迹——对人大史料展示室史料征集利用工作的启发[J].人大研究，2018（05）：31-35.

[2]张强.档案管理先期介入：规范农村承包地确权登记颁证工作之需要[J].档案与建设，2018（01）：89-92.

作者简介

余志勇（1978—）广东台山人，职称：档案专业馆员，研究方向：档案管理