核电文件管理元数据标准及其应用实践

摘 要：以核电文件管理元数据标准《核电电子文件元数据》在中国广核集团的应用为例，分析了文件管理元数据标准在应用中存在的问题，提出建立适用于本单位的应用框架和方案的解决思路。

关键词：文件管理元数据；核电文件管理；元数据应用框架；元数据方案；

1 前言

元数据在文档管理中占有重要的地位，尤其在电子文件和电子档案领域，元数据是解决文档管理问题的不可或缺的关键之一。元数据精确描述了电子文件和电子档案的内容、属性、特征、背景和结构等信息，比较全面地反映描述对象的全貌，便于电子文件和电子档案的检索、定位、存取、利用、智能管理与控制，以及信息的交互和共享等。元数据应用于电子文件和电子档案的管理，能够较好地解决电子文件的真实性、完整性和长期可用性，能改善和规范文档管理模式和方法，降低文档管理的风险，提升文档管理和文档开发利用的效率，是实现电子文件档案凭证价值和参考价值的重要工具[1]。在数字时代，元数据成为电子文件管理系统、数字档案馆系统等文档信息管理系统的命脉。

2 核电文件管理元数据标准的出台

在坚持安全第一、质量第一，一切活动必须按照程序文件办事的核电站，元数据在核电文档管理中的地位和作用更加凸显。受核电行业特殊性的影响，核电文档管理具有文档内容的复杂性、文档类型和载体的广泛性、文档信息需求响应的及时性、文档信息利用的深入性、文档生命周期的长期性、文档利用的准确性等特点，因而对元数据提出了更高的要求。

核电行业非常重视文档管理元数据，为了满足核电企业在文档管理元数据的迫切需求，2008年，在国内还没有出台文档领域元数据标准规范的情况下，国内两大核电行业巨头中国核工业集团和中国广核集团（以下简称“中广核”）联合编制发布了我国核行业标准《核电电子文件元数据》（EJ/T 1224-2008）。该标准的编制参照依据包括都柏林核心（Dublin Core）元数据元素集V1.1等元数据理论知识，ISO 15489-1：2001《信息和文档 文件管理 第1部分：一般要求》和GB/T 18894-2002《电子文件归档与管理规范》等标准规范，以及国内有关电子文件元数据研究的相关资料，我国主要核电厂文档信息管理系统中在用的元数据项等。该标准规定了核电电子文件元数据的结构、定义和编码体系，适用于核电业主和（或）营运单位、核电项目总包商（工程公司）以及专业分包商等单位[2]；描述了核电相关电子文件从形成、处理、归档、保存、管理到处置和利用全过程的元数据需求；包含的元数据对象主要是文件管理过程类元数据和文件自身属性类元数据，核电站标识、相关设备等部分与核电站相关的元数据，有少量档案相关属性元数据。

该标准覆盖了电子文件全过程管理需要的元数据，兼顾档案管理相关元数据，体现了核电行业特色，并具有一定的前瞻性和灵活性，能够较好地应用到核电文档管理中，满足核电企业对电子文件管理元数据的需求。

3 核电文件管理元数据标准的发展

3.1 文档管理元数据国家和行业标准的陆续发布

文档元数据是在文档业务开展中持续形成和不断积累的，文档元数据标准也在持续发展之中。随着对元数据研究的深入，国内关于文档管理的元数据标准越来越多，标准的内容和形式也不断与国际标准接轨。在《核电电子文件元数据》之后，我国在文档管理领域陆续发布了多个元数据标准，包括《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46-2009）、《信息与文献 文件元数据 第一部分：原则》（GB/T 26163.1-2010）、《建设电子档案元数据标准》（CJJ/T 187-2012）、《照片类电子档案元数据方案》（DA/T 54-2014）等，国家档案局承担的国家标准《通用电子文件元数据规范》研究项目正在推进过程中，石油等行业的电子文件元数据标准正在酝酿出台。我国的文件和档案元数据标准体系正在逐步建立和完善，为元数据应用的提供了标准依据[3]。

3.2 文档管理元数据框架的标准化

在《核电电子文件元数据》之后的文件管理元数据标准的元素框架结构基本遵循了ISO 23081-1关于元数据类型、构成及其相互关系的描述。等同采用ISO 23081-1的国家标准《信息与文献 文件管理过程 文件元数据 第1部分：原则》（GB/T 26163.1-2010），明确了文件元数据应当遵循的元数据框架以及元数据的基本原则和概念、元数据元素定义框架、元数据使用的原理、元数据的主要实体分类、元数据实体的级次等，对档案行业具有普遍指导意义。其元素集定义、元素的编码方案应具备一定的通用性。

3.3 《核电电子文件元数据》标准的修订

2008年发布的《核电电子文件元数据》采用了电子文件全生命周期的业务流程顺序结构，按照文档的特征、属性和内容来组织和排列元数据，与ISO 23081-1按五大实体分类和组织元数据的结构有较大差异。另外，经过几年的应用实践，也积累了一些元数据需要增补到元数据标准中。对标准的修订势在必行。

2014年，中国核工业集团联合中广核对《核电电子文件元数据》标准进行了修订，参考ISO 23081中的有关要求，对元数据从概念层次上进行分类，在定义方法上增加元素类型、数据类型、信息来源等内容，部分定义方法名称做适当修改，与国家标准、行业标准保持一致；在元数据项方面，结合标准的应用情况，增补核电特色的文档元数据，以满足核电电子文件管理的要求；增加元数据扩展应用、元数据管理以及元数据元素汇总表等。修订后的标准已在2017年发布，标准号变更为NB/T 20418-2017。

4 核電文件管理元数据标准在中广核的应用实践

贯彻实施文件管理元数据标准，需要将标准的要求应用到文档管理工作和文档管理信息系统建设与运营中，在文档管理信息系统中捕获、管理和利用元数据，这是关系到系统建设质量乃至文档管理水平高低的关键之一。

4.1 应用实践中的问题

作为《核电电子文件元数据》标准的主要编制单位之一，中广核在标准发布之后就积极将标准应用到集团内的文档信息管理系统中。在实施应用中，遇到了标准无法完全满足文档管理需求的问题。

（1）由于核电文档管理的资源类型比较复杂，载体种类繁多，以电子文件为主的元数据标准无法涵盖各种类型载体文档的元数据需求。

（2）作为核电行业的元数据标准，该标准中与核电相关的元数据只涉及到了核电站标识和相关设备等少量的元素和子元素，并未涉及到核电工程建设、调试接产、生产运营、维修、改造等各个环节，无法满足文档涉及的核电业务相关元数据的需求。

（3）一些已经在文档信息管理系统中使用或积累待补充的元数据没有包含在标准中。

（4）部分在用的元数据与标准中表述和要求不一致。

4.2 解决方案

针对电子文件元数据标准在应用实践中遇到的上述问题，中广核经过仔细分析和研究，采取了以下解决措施。

4.2.1 构建中广核的元数据标准应用框架

以《核电电子文件元数据》标准为基础，广泛结合了其他文档相关元数据标准规范，构建适用于中广核的文档管理元数据应用框架。由于当时国内正式发布实施的文件档案类元数据标准很少，除了《档案目录通用数据元规范》、《中国档案机读目录格式》等早期的档案标准规范，中广核收集整理了《文书类电子文件元数据方案》（草案）、深圳市档案馆编制的《电子文件元数据标准》（征求意见稿）、《青岛市电子档案管理技术标准》等一些尚未正式发布但已经编制成型的电子文件和档案元数据标准规范，构建了自己的文档元数据标准应用框架（见图1）。

4.2.2 编制中广核的文档元数据方案

在此元数据标准应用框架内，根据中广核的文档管理特点和业务需求，仔细分析了核电文档管理从文件生成、流转、收集、整理到归档、保存、利用、处置的全生命周期中数据信息及对元数据的要求，结合核电工程建设和生产运营活动的具体情况，同时考虑了紙质、电子、缩微胶片、照片、岩芯等不同类型文档管理的需要，从标准应用框架的元数据标准规范中选取、修订所需要的元数据，按照《核电电子文件元数据》标准的编制体例、结构和方法编制了中广核的文档元数据方案。

中广核的文档管理元数据方案承接了《核电电子文件元数据》的元数据层次结构、元数据定义方法和描述方法以及元数据元素的定义及描述，并在此基础上进行拓展元数据元素和子元素，增加了音视频属性、射线胶片、照片档案、缩微品、岩芯档案等特殊载体形态档案的元数据以及诸如系统、厂房、区域、设备、机构等核电业务相关的元数据。相比标准，元素和子元素数量从31个元素、148个子元素，增加到41个元素、281个子元素，基本满足了中广核核电文档管理工作对元数据的需求。

4.2.3 在中广核内部发布实施元数据方案

将该元数据方案作为企业标准在全集团内发布实施，要求应用在集团的文档信息管理系统和日常文档管理业务工作中，并对执行情况进行监督检查，让标准的应用能够落地。

4.3 元数据应用框架和方案的持续更新

随着新的文档元数据国家和行业标准的不断发布和更新，中广核对已经发布的文档元数据标准应用框架和元数据方案也进行持续的修订更新，以保证其符合新的管理和技术要求。尤其是在应用框架的基础标准《核电电子文件元数据》标准在2017年修订发布之后，中广核对其应用框架和元数据方案进行了较大的修订，引入了新的元数据标准和元数据对象，包括GB/T 26163.1-2010《信息与文献 文件管理过程 文件元数据 第1部分：原则》、DA/T 46-2009《文书类电子文件元数据方案》、DA/T 54-2014《照片类电子档案元数据方案》等文档元数据标准，子元素从281个增加至340个。

5 文件管理元数据标准应用思路

中广核在文件管理元数据标准的应用实践，为解决文件管理元数据标准的应用问题提供了一条思路，包括选择标准、建立应用框架、编制元数据方案和持续更新等几个方面。

5.1 选择适用的元数据标准

元数据管理贯穿了电子文件从形成、运行、归档、保管、利用、销毁等电子文件全生命周期，在文档管理信息系统的设计、开发、运行和维护的各个阶段都要贯彻落实元数据标准的要求，因此选择合适的文档元数据标准是文档元数据管理的重中之重。

5.2 建立个性化的应用框架

在文档管理元数据标准的应用实践中，无论选取哪一个标准，都不能完全满足管理的需要。这是由文档管理工作的复杂性决定的，不同的管理对象、管理阶段、行业和用户，对元数据都有着个性化的需求。张正强教授认为，“要真正发挥电子文件管理元数据的作用，并不是简单地靠一、两个标准就行的，而是必须建立起电子文件管理元数据的标准体系，只有这样才能发挥电子文件管理元数据在电子文件管理中的系统效应[4]。”标准体系就是由多个标准组成的标准集合，标准体系内各项标准之间具有内在的有机联系。如按管理对象划分，就存在综合类、文书类、科技类和专门类等文档元数据标准。因此，在单一标准适用性不够的情况下，就应当从标准系统整体考虑标准的应用问题，建立适用于本单位的个性化的应用框架。通过仔细分析本单位的文档管理对象、管理方式和流程、行业特点、管理要求等，在现有的国际、国家或行业标准范围内，选择一个或多个元数据标准，通常应选择行业内通用的元数据标准，组成适用于本单位的应用框架。

5.3 编制个性化的元数据方案

在应用框架的基础上编制个性化的元数据方案。元数据方案应以应用框架内主要标准的元素为主，可以对个别元素进行修订或增删，可以从其他元数据标准中选取并修订，也可以增加本单位特有的元素，以满足在特定应用环境下的功能需求。

5.4 应用框架和方案的持续更新

元数据标准的应用是持续发展的，应建立标准更新发布跟踪和元数据对象需求反馈机制，及时更新元数据标准应用框架和元数据方案。在更新元数据方案时要注意保持方案的延续性，对方案的编制体例、结构和方法不宜做大的调整，避免对文档管理工作和文档信息管理系统管理带来过多的影响。

参考文献

[1]刘家真.电子文件管理理论与实践[M].北京：科学出版社，2003.

[2]EJ/T 1224-2008，核电电子文件元数据[S].

[3]刘越男，梁凯，顾伟.电子文件管理系统实施过程中元数据方案的设计[J].档案学研究，2012（2）.

[4]张正强.论电子文件管理元数据标准体系的构建[J].浙江档案，2011（11）.

作者简介

游海，中广核核电运营有限公司馆员，图书馆学学士，研究方向为数字图书馆、电子文件管理。