关于城建档案事业数字化建设所对应的难点及对策

陈健

摘 要：随着我国经济的发展，城市化进程的加快，城市建设档案工作应运而生，通过观察如今信息技术和互联网蒸蒸日上的发展态势，城建档案发展到如今，传统的城建档案建设已经不能满足现代社会的发展需求，需要对传统档案建设工作方法进行改进，可以预见未来的社会一定是贯彻了数字化与信息化技术的新时代。如今不断发展的数字化技术给了我们的城建档案建设新的发展机遇，为适应现代社会发展的需要，将数字化技术同档案管理结合在一起，能够充分发挥城建档案在城市建造中的重要作用，我们要争取突破数字化发展中的重难点，将城建档案事业推向数字化的时代。

关键词：城建档案；数字化；难點

1 城建档案简介

1.1 范围

城建档案隶属于科技档案的范畴。指城市中行政区域内城建的规划设计、工程管理和学术研究等行为中产生的文档资料，例如设计图、汇总表、文档资料、计算草图、模具与影像资料等。这些文档资料能够真实记录城市城建的真实流程。

1.2 城建档案的应用特点

1.2.1 综合性

城市建设是集合了各种设施和各功能的一个整体，各项市政设施与规划之间，甚至于项目的开工建设之间都是息息相关的。所谓俗语中的“牵一发而动全身”，每一项城市工作都不可能脱离综合性进行独立规划，举例来说：在城建的规划方案制定与后期的验收维护工作中，工作人员都必须严格按照城市的地理状态图、地下施工综合图为参考资料。所以城市中任何一项大的工程都是由一个个子工程积累建设的，无论是对于一个部分区域或一条街道，甚至于一个行政区的大工程，都要收集该区域内各个小项目的建设资料进行综合性的参考。管理和科研人员在进行工作前，也要认真理解城市各个部分的城建情况，使得自己的管理和研究能够从城市的综合性进行考虑，让自己的工作成果更加贴近实际工作需求。

1.2.2 成套性

上文提到了城建档案的概念，阐述了城建档案是隶属于科技档案的范畴。对于科技档案来说，其具有的统一特点就是成套性，尤其在城建档案中表现更为明显。例如在设计人员规划工程方案的时候，要对大量的工程图进行浏览，特别是大型项目中要浏览超过千张的设计图与几十册的档案册资料，工作量巨大。城市的环保部门也是如此，在进行城镇某区域的环保评价过程中，必须结合大量的现场勘察资料与采集物的分析报告等，不光要从该地区可见的情况分析，还要从历史材料和经济状况加以比较。显而易见，在进行规划项目之前如果能将档案成套规整可以显著的提高工作人员收集资料的效率，所以城建档案的应用特点中包含成套性的要求。

1.2.3 专业性

城建档案的应用工作进行时，要保证其工作流程的专业。从搜集档案资料到参考档案的编写，各工作步骤都要体现出其档案资料的专业性。只有专业性的流程才能规整出有项目针对性的档案，有效地提升后续人员的工作效率，也便于实现城建档案成套性要求。

1.2.4 典型性

大多数项目报告和需求分析中都要求典型性，因此在这不做过多的概念性阐述。在城建档案的利用过程中，其典型性的应用范围大多处于可行性研究阶段。可行性研究常被采用与城建规划设计初期，若可行性分析报告中没有结合典型性实例进行分析说明，必然无形中增加了专业人员的研究精力[3]。一份有典型性的可行性分析报告，是最能体现实际情况、最大程度上避免项目风险的做法。

2 城建档案事业数字化的现状及意义分析

城建档案数字化是指通过运用现代信息技术。配置城建档案计算机辅助管

理的基础设施，建立和完善城建档案信息资源库，依据城建档案信息化的标准规范体系，以城建档案网络为平台，依托高素质的信息人才，对城建档案信息资源进行处理，管理和提供利用服务的活动和过程。

2.1 现状

自计算机技术逐渐成熟以来，网络通讯、数据储存介质、多媒体手段不断产生技术变革，互相之间也在显现出融合式的发展。尤其是数据储存载体的变革，从计算机最初的软盘、光驱到后来的内存卡、闪存、移动硬盘等新储存技术，也带给城建档案一个新的改革机遇。城建档案的储存方式由于储存介质的升级，实现现代化、信息化的发展，城建档案的载体能够逐步从纸质档案馆的管理模式转变到适应信息化发展的数字化城建档案管理模式，充分利用现代化信息技术和网络传播能力，让城建档案真正给研究人员和规划设计人员提供资料上的优势[4]。显而易见，数字化的城建档案具有众多优势，城建档案馆势必会在这种环境下建成一个现代化、信息化的数字档案馆。

2.2 意义

在信息化普及之前我们的城建档案管理模式，大部分都是以保护资料的原始性为主要目的。大量珍贵的档案被储存到了档案馆中收藏起来，都没有考虑过对档案进规整和利用，使得我们错失了了解珍贵档案知识和参考档案资料指导城市建设的机会。这种传统的管理模式和守旧思想，对我们开发利用城建档案的宝贵资源和规划城市建设有着很大的制约性。在信息化快速发展的新时代下，我们应该摒弃只针对于档案保存的思想，在保存档案的过程中学会利用档案的珍贵资源进行资料的搜集，让这些珍贵的“老档案”为我们的城市建设规划产生更积极的用处，为设计人员、管理人员、社会群众开放档案这种优秀的资料获取途径，通过城建档案馆数字化、信息化的建设推进，逐步让老档案活起起来、新档案规整起来，随时为社会建设发挥自身价值[4]。

3 城建档案事业数字化建设难点

3.1 档案利用率不高

城建档案在如今城建项目中的用处相比于其他种类的档案是不可忽视的。它既是和城镇生产力水平、社会生活质量提升息息相关，自身的档案资料间也存在着巨大的利用价值。而作为档案资料，其核心价值的体现必须要进行开发利用才能够显露出来。所以从社会角度来观察，如果人们具有一定的档案利用意识，对于城建档案有一定的阅读和搜集行为，在数字化的城建档案管理平台环境下，就能最大程度的享受到城建档案事业数字化的益处。但相反来说，人们若对城建档案的利用达不到足够的的意识程度，加上人们的了解程度和知识水平不足以理解档案内容，即使做了大量的档案数字化工作，人们对于档案的利用率仍然低下，不利于我国城市的城建档案数字化事业进展。

3.2 可利用档案不全

城建档案馆中所储存的档案，都是城市进行城市建设、项目研究、设计图纸等多种工作所汇集形成的资料产物，且具有一定的专业性。这些档案资料可以说是城市发展的记录者，也从侧面说明的城建档案与城市发展的贴近性，且城建档案的专业性要求我们进行城建档案的建设要更加具备专业的特点。一个城市形成城建档案资源是一个长期的过程，呈现出动态组成的情况，和城市建设过程相互呼应，其内容也是涵盖了城建工作中多种多样的因素且与城市具体的规划设计和项目开工密不可分。因此如今我们的城建档案馆在发展中凸显出了一些问题，比如强调馆藏量而忽视档案中工程质量和重要性，一律收入档案馆藏中，造成馆藏出现滥竽充数的情况。大部分档案馆还是保持着传统的档案管理模式，这种传统模式的表现之一就是对档案工作缺乏主动性。只能做到被動的档案收录和整理，缺乏主动填补档案类型空白的想法。

3.3 制度不健全

城建档案的管理需要一个标准进行制度化的落实。就我国目前情况而言，很多城建档案馆在进行数字化建设工作的改革的时没有对自身管理体制同步改革。容易造成在进行数字、信息化平台建设后，工作人员不能及时转变规则意识，自身工作达不到新的工作任务要求。这些问题从源头上来分析，都是管理体制机制不完善导致的。一个档案馆若不能对于整体员工设置一个行之有效的管理体系，就不能有效的监督各员工的档案工作情况，也缺少了对具体工作内容的指示性，造成城建档案事业数字化事业的工作效率降低。

3.4 工作管理人员素质参差不齐

依靠着城镇经济的腾飞，城建档案信息的覆盖方面也在扩展，工作节奏相比旧时更为紧张。在信息化时代的环境下，各城建档案的阅读者都期望能够更快的在档案馆中获取自己需要的城建档案资料，这对于我们城建档案馆的工作人员可以说是工作能力上的一种考验。城建档案作为一种信息资源被人们所阅读和利用，与普通的期刊资料、畅销书有所区别，城建档案工作者可以在一定程度上给档案利用者提供便利，协助利用者更快的获取自己需要的档案资料。当然各工作者也有义务，在进行城建档案工作中给各利用者提供口头或者书面的答疑，促进整体档案的利用率[5]。所以我们不光要求城建档案工作者的专业水平，更要求的是工作者要对档案馆藏资料的具体情况和设施有一定的了解，在工作中表现出更高的管理素质，主动地发现工作中的问题并解决问题。

3.5 建设滞后

从我国的观察来看，大部分的城建档案馆数字化情况令人担忧，整体表现出缓慢、滞后于如今信息技术的整体水平的情况。大部分城建档案馆中由于数字化水平不足的问题，仍然使用传统的纸质档案阅读，只做到部分档案文献实现了数字化借阅。显而易见，这些未能达到全档案数字化借阅的档案馆，其内部的文件储存技术、数据库覆盖仍然处于低等级的建设水平，远远达不到全过程数字化的目标，与我国如火如荼的经济建设和城镇建设工程没有同步得到发展。

建设滞后的深远影响很可能会造成数字档案文件的危险性提升，进而可能会造成数字化档案被各种因素破坏，包括外来黑客破解存储程序，篡改文档信息，这些会是信息化数字化建设滞后可能导致的网络安全问题。

4 针对城建档案数字化建设难点的对策

4.1 完善计算机数字化档案管理系统

要完善对于利用计算机进行的数字化档案管理系统，要做到有效的使用计算机来处理数字化的档案信息，实现更高效率的信息加工，一定程度上也提升了读者检索、阅读相应档案信息的速度。传统模式中档案信息难以检索，完善化的计算机数字化档案管理系统可以实现用关键字作为检索工具，高效率完成未来的档案检索工作。

以集成化和系统化为目标，我们只有逐步实现数字化功能的建设，加上网络技术的配套发展，才能够实现最终以计算机进行数字化档案管理系统建设的目标。另外，我们在建设由计算机主导的数字化建设进程中要对系统各种接口考虑优化设计，添加包含图形处理、扫描等主要接口，方便基层工作人员进行日常工作。

4.2 提升档案处理专业化水平

城建档案的核心包含了专业性和典型性等特征。要保证城建档案的专业性，做好城市建设项目的实施，就必须保证档案文件的准确完整，档案整理工作中就是以这种专业的理念来保护文档的完整性与准确性。科技在不断发展，电子文件的储存与规整已经被各资料管理机构广泛使用并且获得了一些积极的效果，许多城市的政府都宣布了相应的政策，要建成数字化的基础设施并研究相应的管理软件，尝试构建数字化的办公、档案管理系统，收集数据建设数据库自动化地管理档案，初步实现办公自动化。

操作计算机完成的档案数字化过程，必须遵循信息化建设原则、规律进行工作，促进档案管理机构在数字化前提下进行的档案利用程度提高。数字化工作主要目标是方便读者阅读，档案标题如果不能直观表述内容，可以在目录后附加内容概要。另一方面档案管理人员的数字化工作要注意要对档案保密并保证档案的安全，时时谨记保密与安全的原则。提供对外服务的同时，也应该注重计算机的安全防护工作，比如日常工作时计算机的USB接口和光驱等进行检查，防止外来人员非法窃取档案资料或传播病毒毁坏资料的情况。

尽力加快人力资源建造工作。一是引入高技术人才。弥补具有计算机、信息化等学历为基础的技术人员，逐渐改动现有事务人员部队专业结构，达到具备城建档案信息化的需求。二是强化在职人员培训。把工作需求的城建档案著录、计算机、数字化技术、网络技术等常识以及有关标准规范列入事务学习方案，遍及城建档案信息化专业常识，不断提高城建档案工作人员的常识水平和事务技术，全面提高信息化应用水平。

4.3 加强数据库的建设和维护工作

我国目前的应用计算机进行的城建档案数字化系统建设，在一定程度上仍处过渡阶段，大量的档案还未录入计算机的数据库当中。要做到全面发展的数字化工程，首要任务是数据库环境的搭建，这在整体数字化工作中处于核心地位。数据库的构建是一个长期的过程，档案管理人员也必须尊重事物的发展规律由浅入深的完成搭建工作。数据库构建及维护要注意四个要点：①档案管理人员要精通业务且人员配备数量充足；②档案管理人员建设数据库时，要考虑数据库内容的多样性，保证未来的数据库使用中既可以满足读者多方面的查询需要，也给日常管理人员增加操作上的便捷性；③要建设系统化的档案管理模式，统一数据结构并按安排专业进行计算机内数字化管理软件的日常维护和备份操作，保护数字化档案数据的安全性。

5 结论

实现城建档案的数字化事业是实现档案馆资源的再开发，实现了单单靠改革技术就实现了全新的管理体系和服务模式。今后还可以在数字化城建档案系统的基础上，模拟出更真实的档案阅读体验，方便用户通过网络达到与纸质阅读同等的效果，甚至还可以扩展更多的档案资源，形成全国档案馆的数字化整合系统，有效地把珍贵的城建档案利用起来。总之，城建档案要实现数字化的事业还有很长的路要走，本文通过分析了城建档案数字化建设实际中对应的难点总结出了部分对策，希望能给各市实现城建档案提供一些解决思路，让城建档案事业数字化变成城市建设有力的推手。

参考文献

[1]童宇明.城建档案管理数字化建设问题的思考及对策[J].城建档案，2016（6）：15-16.

[2]胡灵娟.城建档案管理数字化建设问题的思考[J].城建档案，2015（10）：12-13.

[3]田军明.城建档案馆数字化建设之思考[J].卷宗，2016，6（6）.

[4]王霞.城建档案数字化建设面临的问题及对策思考[J].中国管理信息化，2016，19（24）：178-178.

[5]梁效娅.中小城市城建档案馆数字化建设问题的思考[J].城建档案，2007（2）：34-36.