新时代人事档案管理制度与模式的创新研究

韩凌

摘 要：人事档案是指国家机关、社会组织在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历、德才能绩、工作表现的，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用。它是个人成长的真实写照，也是考察能力的重要依据。因此，人事档案具有不可替代的重要作用。

关键词：新时代；人事档案管理制度与模式；创新

无论是在国家机构还是企业中，人力资源工作中的人事档案管理都是至关重要的，科学有效地对人才进行管理，开发利用企业的人力资源力量，人事档案管理在其中都会发挥不可替代的作用。虽然随着经济的不断发展，很多企业十分重视对人力资源的利用，但在实际工作中仍然存在一定问题，人事管理部门也需要顺应时代，在现有模式中不断摸索出更多创新性高效方法，以适应未来更为快速的发展。

1 人事档案管理的重要性

1.1 为人才资源管理和利用提供重要依据

当前，人才竞争在现代社会的竞争中占据首要位置。人才是一个国家发展的重要基石，而人事档案就是相关部门在进行人员选用、聘用、奖惩、管理培训等一系列工作中逐渐形成的，它记录一个人的思想道德品质、政治觉悟、社会实践能力、业务水平、职称评价、养老保险管理、出国、家庭成员、社会关系和身体状况等，它能为相关单位提供一个人系统全面的信息，内容详实，准确性高，有利于用人单位作为参考，从中发现和研究人才的个性特点和发展潜力，有利于用人单位挖掘人才、培养人才和使用人才。

1.2 有利于创建社会主义和谐社会

人事档案伴随着一个人的人生，不但是个人社会经历及其活动的真实记录，也是社会不同时期的历史面貌的真实反映。纵观历史，它为人事调动、冤案错案的调查、职称评定和考核、工资水平调整以及个人和社会遗留问题的解决等方面提供重要的参考依据，有利于维护当事人的合法权益，是维护社会秩序稳定，推进我国建设社会主义和谐社会的重要保障。

2 人事档案管理制度与模式存在的问题

2.1 缺乏人事档案管理意识，管理模式过于单一

管理意识薄弱问题主要源于我国人事档案管理制度和模式的由来，均为计划经济时期的产物，管理人员思想也还停留在传统阶段，只是对于人员基本学习、工作信息原始文字记录的归档和保管，不再深入探究管理的意义；其次认识不到人事档案及其管理的重要性，实际情况下档案管理普遍存在“弃档”、“人档分离”以及管理机构过于分散的情况，不遵循档案管理原则即是不重视人事档案管理。说到管理模式上，通常企业等机构采取干部人事档案管理制度，员工档案为上级部门管理，这种单一的管理模式随着新型企业的不断出现，企业结构不断趋于复杂的现状，很多员工的档案无法及时更新，人事档案各种混淆、混杂，甚至会出现档案与实际不符的情况，不但发挥不了人事档案管理的作用，还不断出现新的问题，影响员工和企业发展。

2.2 人事档案的真实性问题日益突出

人事档案管理中规定：“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。”这是人事档案制度的重要一条，其目的是为了安全的需要和方便组织管理，但这种高度保密性也导致了人事腐败的蔓延，降低了人事档案的真实性和可靠性。近些年，为了个人的利益而随意改变人事档案的现象屡见不鲜。另外，人事档案中还存在档案材料内容不准确、归档不齐全等现象。现有的档案材料中许多内容前后不符及内容失真，如“三龄两历”记载多样，前后记载不一致；有一些如学历、培训、职称、奖惩等材料仍在个人手中未能及时归档。

2.3 过于注重隐秘性，影响档案使用

传统的人事档案管理因为特殊性需要具有保密性，在想调用人事档案时需要多层审批，实际上，除了在政审中查阅人事档案应注重保密性外，其余调用都应该酌情而定，避免造成人事档案管理资源的浪费。同时也因为过于注重隐秘性，很多人事档案管理工作也缺少必要的监督性，容易出现徇私枉法、不能及时纠错的问题，必要的隐秘性是对员工自身信息的保护，但缺少监督的隐蔽性，则可能成为影响人力资源管理工作进行下去的阻碍。

3 新时代人事档案管理制度与模式的创新措施

3.1 树立人事档案管理意识，加强宣传教育工作

人事档案管理是人力资源管理的重要環节，是提升企业机构竞争力重要途径，所以树立人事档案管理意识，认识其重要性至关重要。企业机构领导自身必须给予重视，并通过有效途径培养员工和管理人员这方面意识和能力，可以邀请相应专家教师开展讲座、研讨会，让人力资源管理人员和普通员工认识到档案的重要性、相应保管利用方法，谨记管理原则等，还可以运用多种传媒工具，对人事档案管理的重要内容广泛宣传，提高人们对其认识和重视度。

3.2 及时建立和补充人事档案内容，消除档案身份限定

现有人事档案管理制度中，只强调了政府工作人员、科研人员、国企人员和高学历人员需拥有档案，对其他人员的档案则无何要求，这也是造成两者在社会身份和地位上存在差异的原因，所以管理制度完善的第一步就是做到人人平等，任何人员都拥有一份属于自己的档案，基于我国人口大国的现状，管理地点为原户籍所在地，有流动需求时采取邮寄的方式；除此之外，档案管理还要实现切实规范和监管，采取定期的查阅考核制度，规范管理人员行为和和保证人事档案的完整。

3.3 明确人事档案管理的公共服务性质

在组织人事部门成立人才交流服务机构前，人事档案管理一直由他们统一管理。随着人事改革的不断深入，特别是为了适应人事制度改革和政府职能转变，各级政府和组织部门成立的人才交流服务机构，也将流动人才的档案委托或授权给他们来管理。无论人事档案的管理权如何转变，人事档案管理始终具有公共服务性质，属公益类工作，政府应维持其日常管理费用。

3.4 努力提高人事档案管理信息化水平

现代信息技术发展日新月异，人事档案管理引入信息技术手段势在必行。人事档案就相当于人才信息资源库，我们要加快人事档案数据库建设，尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，既方便利用者又提高人事档案工作的效率和质量，并大大提高档案的利用效率。使人事档案工作走上科学化、制度化、规范化的轨道。

3.5 培养高水平的专业人才

要想培养高水平的专业人才，相关单位应加强对档案管理工作人员的培训和考核，提升人事档案管理人员的工作质量和工作水平。人事档案管理人员应树立终身学习的观念，不断更新自己的档案管理知识体系，掌握科学的、现代的工作方式和管理手段，了解人事制度改革的发展水平，不断提升自己的业务水平和专业能力，在工作中做到高效、准确无误。众所周知，一支专业能力过硬的团队是档案管理工作能否取得成绩的关键所在。如果没有专业能力较强的人才队伍，人事档案管理工作就难以取得实质性进步。因此，必须建立一支专业水平过硬、思想水平高、工作效率高的人才队伍，为人事档案管理工作的快速发展提供保证。

4 结语

人事档案管理是有效沟通人才和各项组织机构的平台，在提升人才就业率的基础上，不断提高企业或国家机构的竞争力，但就当前我国人事档案管理发展现状来看，其重要性还没有被充分认识到，其管理制度和模式也存在不完善和落后的情况，不能发挥既定作用的同时所以需从树立管理意识、健全管理制度、完善档案内容以及结合现代化科学技术几方面努力，实现人事档案管理的现代化、系统化和信息化，为人才的有效利用和各类组织机构的发展奠定坚实基础。

参考文献

[1]王佩芬.关于创新人事档案管理制度与模式的探索[J].工程技术：文摘版，2016（5）：00111-00111.

[2]赵冰.创新人事档案管理制度与模式的探索[J].环球市场信息导报，2016（29）：103-103.