关于轨道交通项目档案信息化建设的思考

席克平

摘 要：随着信息化技术的高速发展，我国档案管理工作发生了根本性转变，由实体管理模式向现代档案的信息管理模式转变。本文阐述了轨道交通项目档案信息化建设的必要性，提出了相关档案信息化实施的途径。旨在强化对地铁档案管理建设信息化的认识，并为今后相关领域的研究提供一定的参考资料，推动轨道交通建设项目档案管理信息化进程。

关键词：轨道交通项目；档案管理；信息化；建设

随着我国社会的不断发展，城市现代化步伐加速，截至2018年01月01日，我国开通城市轨道交通运营线路的城市已达35个，累计运营里程5027.36公里，总里程领跑世界。以合肥轨道交通为例，目前开启了“1、2号线线运营、3、4、5及1号线延长线在建”模式，在建公里数达到了123公里，截至当前，总客流突破1亿人次，日均运营40万人次。轨道交通在方便市民出行，提供便捷服务的同时，如何有效收集过程中形成的记录，完整、准确、系统的保存下来，高效利用，为日常借阅、项目新建、改建及扩建提供专业参考，成为轨道交通企业一个值得思考的问题。

1 轨道交通项目档案信息化建设的必要性

1.1 轨道交通项目建设周期长，形成资料多，管控难度大

轨道交通项目建设周期较长，一般有3～5年。建设过程中因涉及土建、机电安装、系统设备等几十个专业，上百个子单位工程，以合肥市轨道交通2号线为例，共形成项目档案1.4万卷，项目文件25万份。从全国各个城市轨道公司调研情况来看，档案专业人员配置一般3-5人，人少工作量大，管控难度大。

1.2 档案信息化，特别是工程档案一体化项目的实施，可以大大提高档案收集、整理、归档入库工作效率

档案信息化可以依托各业务系统、档案管理系统，充分运用信息技术，自动捕获电子数据，并流转到档案系统，实现自动组卷、归档等功能，大大提高了档案管理工作效率。

2 轨道交通项目档案信息化建设途径

随着现在信息技术、网络技术、通信技术的不断的发展与创新，信息化已成为推动社会转型与变革的重要力量。轨道建设项目档案信息化建设的关键在于提前谋划，制度先行，抓好人才队伍建设，确保档案信息化建设的科学化、标准化、规范化。那么，具体而言，轨道交通建设项目档案信息化建设可从以下几个方面进行着手：

2.1 抢抓机遇主动作为，积极谋划争取和实施档案信息化项目

轨道交通项目档案信息化建设，是一个系统工程，不能一蹴而就，应立足现实，有计划分步骤实施，档案管理人员应主动作为，积极谋划，获得领导的支持。应将电子文件归档与电子档案管理工作纳入公司信息化建设整体规划、计划，纳入总经理议事日程，纳入有关部门和人员岗位职责，配备必要的人员、资金和设施设备，为档案信息化建设提供保障。档案人员不仅要能干事，还要会干事，干成事，讲好档案故事。

2.2 标准先行，规范管理，扎实有序推进档案信息化工作

2.2.1 完善标准体系建设，明确职责范围，确保电子文形成、流转、归档符合要求

一方面，要制定电子文件归档与电子档案管理办法，明确电子文件形成、收集、整理、归档移交、保管、利用的原则要求，电子文件及电子档案真实性、完整性、可用性的原则要求，同时把档案部门参与业务系统开发、实施等要求纳入管理办法。

另一方面，制定电子文件归档和电子档案通用规范，明确元数据捕获节点，电子档案真实、长期保证措施与要求。

最后明確各类电子文件的归档范围、保管期限等，明确电子档案管理过程中参建单位及各部门的职责范围，确保电子文件收集完整、齐全，整理规范，归档及时符合要求。对此，首先，档案管理部门对电子文件的归档管理，可以以已实施的业务系统为主线制定各类业务系统产生的电子文件与电子档案管理规范，如《OA系统电子文件归档和电子档案管理规范》；其次，与参建单位签订合同、协议时，应设立专门条款，明确规定项目文件管理责任。最后，加强对电子文件“四性”进行检验，保证数据真实、完整、可用。

2.2.2 纸质文件与电子文件同步管理，并建立对应关系

由于“电子文件法律地位尚未确立及长期可存取性尚没有技术保证”，“双套制”多年来在我国被广泛践行，已经积累了较多的理论研究和实践基础。当前我公司也是电子文件工作对象仍以纸质文件为主，电子档案一并保存便于档案信息的管理和利用。鉴于纸质档案与电子档案各有优缺点，在轨道交通建设项目档案信息化管理的过程中，实行纸质文件与电子文件同步管理，区分对待，并建立对应关系。

2.2.2.1 业务系统形成的原生态电子文件

对于业务系统形成的电子文件，制定以业务性为主的电子文件与电子档案管理规范，比如《OA系统电子文件归档和电子档案管理规范》、《合同系统电子文件归档与电子档案管理规范》等，合理设置档案系统与各业务系统之间的接口，实现业务系统和档案系统的无缝连接，业务系统电子数据直接流转到档案系统。

2.2.2.2 线下形成的外来文件，以扫描为主，进行电子化加工

对线下形成的外来文件主要以数字化加工为主形成电子文件，通过档案系统导入模版进行定制，导入到档案系统，并通过挂接，建立纸质文件与电子文件的对应关系。

首先在档案数据导入的过程中，把导入模版定制好，明确著录的相应字段、格式等；其次，明确纸质档案进行数字化的技术要求，比如扫描形式是黑白还是彩色，dpi200还是300等等，再次，设置相应规则，进行电子文件挂接，通过系统自动建立对应关系；最后，以系统检测为主，人工抽检为辅，对电子文件和纸质文件是否一致进行检测，保证电子文件与纸质文件建立对应关系，并一一对应。

2.3 加强人才队伍建设，打造档案信息化尖兵

档案事业的发展依赖于档案专业人才的培养和建设， 切实加强档案专业人才队伍建设， 努力打造一支政治强、业务精、作风好的高素质档案专业人才队伍， 是档案信息化发展的迫切需要。

2.3.1 转变观念，重视档案人才培养

档案部门需要加快思想观念的转变，提高对档案人才培养工作的重视，确保实现档案人才的知识和技能的横向发展，在档案工作中做到尊重知识和尊重人才，为档案事业的发展提供良好的人才贮备。

2.3.2 建立健全培养复合型档案人才的有效机制

科学完善的机制是培养高素质、复合型档案人才队伍的重要保证。

（1）加强培训。当前档案工作面临许多新情况、新问题， 所有这些都要求广大档案工作者要加强学习， 不断提高档案工作业务能力。

（2）加大人才引进。档案学在适应时代发展的同时，在综合性、专业性的基础上，超着更开放的方向发展。这就要求，档案管理部门不仅重视档案专业技能的培训，更需要把合适的人才引进到档案关键岗位上来。

（3）激励机制。通过建立健全优秀人才破格任用制度，确保年轻优秀人才走向领导岗位或者重要技术岗位担当重任。从而更好的调动档案人员的工作积极性和主动性。

（4）奖惩机制。根据档案人才在工作中的表现给予充分的奖励，鼓励档案工作人员能够开拓创新，努力进取，加快新技术、新方法的应用，推动高素质档案人才队伍建设工作奠定基础。

参考文献

[1]刘家真编著.电子文件管理导论[M].武汉大学出版社，199：189.

[2]李凤阳.关于城市轨道交通项目电子文件归档管理的几点思考

[J].兰台世界.2017（z1）：130

[3]沈欣瑜.电子档案“单套制”背后的电子文件管理思想转变[J].档案管理.2017（6）：33

[4]凌小芯.关于培养复合型人才的思考[J].山东档案.2002（2）：37