浅谈企业工程技术档案的管理

易志艳

摘 要：在企业的发展过程中，工程技术档案是一项十分重要的第一手资料。每一个企业从提出项目、筹备项目，到购买设备和投入生产的整个过程中，都需要大量的档案资料记录。其中包括企业的征地、建设、设备和生产等。这些资料的记录和存放，有利于企业在发展过程中进行回顾思考，帮助企业提供更优质的技术生产和创新服务。因此，要加强对企业工程技术档案的有效管理，延长档案的存放时间，充分发挥工程技术档案的作用。本文就将从工程技术档案的资料收集、资料的整理和资料的管理安全等方面进行探讨，以帮助更多企业实现工程技术档案资料的科学管理事项。

关键词：企业；工程技术档案；档案管理

1 企业工程技术档案的收集和整理的工作

任何企业中档案管理的前提是资料的收集和整理也是企业工程技术档案管理最基础的工作。但是，由于档案资料内容复杂，工作繁重，许多档案整理人员面对这些资料会不知所措。所以整齐、完备的做好档案收集和整理的工作非常重要。

1.1 掌握企业工程技术相关信息

资料的收集是档案整理的第一步。档案工作人员要从档案资料的源头抓起，随时跟踪掌握工程项目的进展情况，保持与工程项目负责人、施工单位技术负责人、项目监理的沟通，及时记录工程不同时期的资料。在资料收集的过程中，要保证资料的质量和工作的效率。

1.2 档案收集和整理的相关要求

为了保证企业工程技术档案管理的质量，要从档案的收集阶段抓起。要做到以下这些注意事项：1）档案管理员要加强业务素质 的培养和专业技能的学习，熟悉《建设工程文件整理与规范》条例及相应的规章制度，树立高度的责任心和爱岗精神。2）资料收集时一定要保证原始资料的真实性、完整性，要做到签字不缺不漏，纸张在收集时就没有破损，字迹要足够清晰，可以辨别。3）档案整理时要做到按照一定的标准进行分类，如施工前期的资料收集（决策立项文件、建设用地、土地征用、三同时批复文件等）、施工过程资料的收集（施工记录、施工图审查、工程量核定、、设备资料、监理资料等）、竣工资料的收集（竣工报告、参建单位对工程的验收文件、工程参建的责任主体资料等。4）归档时的规范管理。资料收集齐全后要进行整理归档，这就要求封面与档号章、档案盒与脊背都要统一标准，档案盒统一采用无酸纸，按资料的薄厚不一采用规定的档案盒整齐摆放，美观整洁，便于查档利用。

1.3 电子档案的建立

随着科学技术的不断发展，工程技术档案中电子档案的存放和管理也越来越重要，它为企业的发展和创新提供相应的信息支持。目前电子档案的载体很多，有纸质档案的扫描件，影像件、多媒体文件、图像文件、声音文件等。其存储方式有磁盘和光盘、计算机。磁盘和光盘一般存放在专属的防磁柜，计算机存储要与企业网络管理人员定期检查和清除计算机病毒，拒收含有病毒文件的数据文件。所收集的电子文件按机构、年度、保管期限、问题进行分类，填写著录和检索目录。

2 做好企业工程技术档案安全保管工作

企业工程技术档案中最重要的是底图，所以底图的管理便成为档案管理中的重点工作。想要使底图的保管科学、安全、高效，就要选择使用最科学的管理方法。

2.1 平放法

这是一种最直接的存放方法。将底图按照大小的不同进行分类，并将同一类别的底图叠放在一起，直接放在储存档案的柜子中，再将不同类别的底图用钢卡进行隔离。这种直接平放的方法虽然可以使得纸张免除了被折叠和摩擦，增加了一定的使用寿命，但是按照纸张的大小进行分类存放，会导致同一个工程的底图不在同一个地方，不利于之后的翻阅。同时，由于底图直接存放，使得其占据的空间较大，由此增加了相应的成本。如果按照这种存放方法，表面上底图没有被折叠，看似寿命较长，但是如果有拿出底图的需要时，就会对所有的底图造成磨损，伤害反而更大。

2.2 折疊存放法

这种方法是将同一个项目的所有底图按照一定的大小进行折叠存放，同时用牛皮纸进行包装保管，再分类放置在底图柜中。这种存放方法由于粘贴的有相应的卡片，因此查阅方便，同时还可以充分的利用底图柜的空间，节省资源。但是这种方法是直接将地图进行折叠，经过长时间的存放之后，纸张容易破裂，寿命较短，不太利于地图长期的存放。

2.3 简式存放法

这种方法就是将同一个项目或者工程的底图按照统一的标准进行折叠，再统一卷成圆筒的形状，之后放置在经过防止生锈的圆通内部，加盖之后就可以成为一个独立的保存单位。经过这种方法处理的底图可以有效避免光线、害虫等外界因素的腐蚀和侵害，使得底图得到高效的保存。但是由于纸张经过卷曲之后非常容易发生卷曲，如果需要拿出查阅和进行晒印蓝图，相关的工作的流程会增加，由此对底图造成的二次操作也会影响其存放的寿命。

2.4 筒式平放法

这三种方法各有优缺点，但是随着经验的增加，我们就企业工程技术档案管理总结了新的方法：筒式平放法。这种方法就是将同一个工程中的图纸按照一定的顺序进行排列，在卷成卷之后直接在外部包上牛皮纸，贴上底图卡片之后就可以直接存放了。这种方法可以兼顾存放空间和使用年限的需求。

3 结论

企业的工程技术档案是非常重要的资料，因此，对它的管理也发挥着至关重要的作用。因此，企业要加强对工程技术档案的管理，用科学有效的方法发挥其对于企业发展的重要作用。

参考文献

[1]武晋梅.浅谈工程技术档案管理.《江西建材》，2015（11）：286-286