档案信息化建设的研究与探讨

摘 要：在新一轮信息革命和产业变革的大潮下，企业档案事业要想健康可持续发展，关键在于信息化建设。只有不断研究档案事业中的新热点和新问题，才能适应新形势下的市场经济环境，为企业转型升级创造更大的社会效益和经济效益。企业档案信息化建设是加快实体经济发展和新型智慧城市建设的内在要求。企业进行系统化、信息化的档案建设，梳理档案管理中的原则、流程、对策以及服务方式，有助于推动档案信息化理论研究，生动档案信息化实践。

关键词：档案管理；信息化环境；人才保障

企业作为实体经济中的一部分，是社会生产力的体现，是兴国之基，强国之本。在信息化浪潮下，以互联网为核心的信息通信技术席卷企业各个领域，推动了互联网、大数据与企业深度融合。企业作为最强有力的创新驱动器和最适宜的新技术验证场，必须将创新融入进企业档案事业中。笔者在自身经验基础上，结合相关理论学说对档案信息化建设进行系统分析，并提出创新性的开发路径。

1 档案信息化建设概述

信息化不仅是社会变革的暗流，更是全球经济发展的趋势所向，其主要是指在某一行業利用信息技术，对相关资源进行开发利用，从而促进知识共享和信息沟通的一种发展模式。档案信息化会随着信息化的发展运动而不断发生变化，其是一个动态的概念，学界不同专家和学者基于分析问题角度的不同，对信息化的定位不同，赋予了档案信息化不同的内涵和概念。笔者认为，档案信息化主要是指将信息技术与档案事业进行有机结合后，利用信息技术的相关功能，例如系统生成、高效管理等功能，对档案进行开发利用的动态进程。其工作基础是信息网络建设；核心要素是信息资源建设；目标任务是通过扩大档案利用面、提高企业社会效益和经济效益；事业导向是促进档案事业和国家信息化事业的发展；依托是复合型人才队伍。

企业档案信息化由于融入了信息技术这一特质，因此其与传统档案模式相比，在信息资源高效共享和利用方面有天然优势，极大程度地降低了企业各项运转成本，呈现出集成性、动态性的特色。

1.1 集成性

信息化的思路和结构被融入到企业档案管理中后，无论是企业组织内外的信息，还是企业其他生产经营信息，都可以通过高效录入的方式录入到数据库或者云端当中，后期的工作则相对轻松。简而言之，档案信息一旦完成数据录入，档案管理工作的整体就已经基本完善，这就是集成性的集中表现。档案信息在集成化之后，可以供这个企业经营链条使用，信息共享程度稳步提升。同时，对于企业科研部门而言，在档案信息集成化之后，科研部门可以一站式对数据进行采集并分析，更高效便捷地开发科研成果。也正是基于这一特点，使得企业档案管理的适应能力得到显著提高。

1.2 动态性

该特性主要是指随着档案信息的增多，档案信息不断录入到数据库或云端当中，使得数据库和云端中的数据随时处于更新的状态，呈现出动态变化的特质。一方面，信息收集工作会动态展开，档案信息被收集之后，随之可以传输到云端或数据库当中。另一方面，档案信息采集和处理都动态化之后，档案信息的开发也会处于动态化的过程当中，各个部门的信息需求者能够及时了解最新的档案信息，实现供需的平衡。

2 档案信息化建设中存在的问题

2.1 信息化发展环境亟待优化

首先，档案工作与信息化的结合属于全新的课题，企业没有深入挖掘档案信息化的价值，对档案信息化的认识不够深入。同时，国内可供借鉴的经验不多，档案信息化建设不能一蹴而就，短期内取得的效应不会太显著。其次，资金投入上难以为继。由于这是一项长期性、动态性和技术性的发展过程，需要不断的更新和购置先进技术设备，导致项目维护和升级改造的压力剧增，一旦资金链跟不上，就会制约档案信息化的步伐。最后，在人才支撑上捉襟见肘。企业部分档案管理人员知识结构不合理，或是档案管理专业技能或经验匮乏，或是信息技术不精通，难以发挥人才的优势。

2.2 信息化服务能力亟待提高

从企业信息需求来看，企业对信息服务的要求和质量愈来愈高，对物联网、互联网和广电网等“多网融合”的需求尤为迫切，但现有的档案信息化水平与企业这些信息需求之间不匹配。从企业内部环境来看，目前档案工作与信息化脱节情况还是比较严重的，只停留在表面的运用程度，例如简单的对纸质档案进行扫描录入、编辑电子目录等，信息化整体水平不高，信息技术在企业档案事业中的效果和内生性动力不显著。从推进体制来看，物联网、互联网以及广电网属于不同的运营体系，隶属于不同的监管部门，严重制约了企业各个网络的互联互通进程，网络整合推进困难重重。

3 做好档案信息化建设的对策

3.1 优化档案信息化发展环境

首先，要站在宏观的角度进行分析，站在法律法规的高度分析，对档案信息化过程中所涉及的各项工作加以细化和规范，培育好适应其发展的土壤。因此，笔者建议国家档案部门及其他部门要承担起顶层设计的职责，对档案信息化建设所需的人力、财力和物力进行统筹安排，使其能够有效落实。同时，要根据信息化的特质，及时修订档案管理法理法规，使档案信息化建设有法可依，提供良好的法治环境。其次，企业要加大资金投入力度，从档案信息化建设的重要内容出发，去实践、去出发、去推动，及时推动企业档案事业转型升级、创新发展。最后，企业在软硬件采购方面不要吝啬成本，企业要购置基础的软硬件设备，深度融合信息化时代背景，建立属于企业自身的档案信息数字化管理软件。

笔者认为在资金保障环节，要做到开源与节流齐头并进。一方面，政府应当从税收以及财政政策上加大对档案信息化建设的扶持力度，使企业能够有充裕的资金进行软硬件设备的维护和管理，例如异地异质档案备份、云端数据库的建立等等。另一方面，政府可以在设立专项推动资金的同时，做好资金监管工作。监督企业资金利用情况，确保专款专用。对于档案信息化建设水平好的，加大资金扶持力度；对于档案信息化建设水平差的，减少或者不给予资金支持。

3.2 强化人才保障

档案管理人员的知识结构只有跟上时代进步的步伐，才能适应企业档案管理工作的现代化需求。为此，企业应当加强培训工作，强化人才保障。一方面，企业可以开展校企合作项目，定期委派档案工作者到知名档案管理高校进行进修和学习。企业也可以开展定期培养项目，与高校现有的学生签订定向培养合同，为其提供培养基金，其毕业后到企业进行档案管理工作。另一方面，企业要进行电脑知识、电脑操作技术和网络知识培训，提高档案工作者的计算机综合素养。总而言之，企业只有多维度的进行人才培养和引进，才能打造出一支勇立潮头的工作队伍。

4 结语

企业档案是珍贵的文化资源，是记录企业历史进程的历史文化财富。随着社会主义现代化建设事业的深入推进，档案信息化模式对于促进企业生产、科研和社会生产力的提升，具有十分重要的现实意义。此外，与各种物质资源相比，档案信息化建设更具有划时代意义。大力开发利用信息资源，能够优化企业决策环境，使企业更好的在市场经济中“提速、提质、提量”。档案信息化建设周期长，复杂度高，涉及时间与空间的各个方面。本文的研究对很多问题只进行了粗浅的阐释，存在一些不严谨之处，希望在今后可以进一步强化。

参考文献

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[2]肖艳清.我国档案信息化过程中的主要问题及对策[J].建材与装饰，2018（22）：160-161.

[3]郑杰.立足“四新” 档案工作大有可为[J].中国档案，2018（05）：40.

作者简介

邓玉洁（1984-），女，湖北武汉，本科，毕业于武汉科技学院；现有职称：档案员；研究方向：档案管理；