浅析信息时代档案管理工作的创新

徐珍

摘 要：本文首先介绍了档案管理信息化的相关概念，然后介绍了档案管理信息化的任务和内容。 最后分析了信息时代档案管理创新中存在的问题和对策。 在此基础上研究讨论了加快档案信息化建设，探索如何加快信息时代档案管理工作的创新。

关键词：信息时代；档案管理；创新；信息化建设

1 数字档案馆创新模式设计原则

1.1 强调创新和动态功能

传统创新理论倾向于将管理制度化，并将管理作为最有效的创新控制手段。这使得创新的内部动态行为被忽略或限制。该理论认为，创新应该利用其内部动机。在创新机制设计方面，侧重于管理边界的灵活性，使其成为一个动态可重构的特征，具有发展“自主创新”的条件，并在控制总体目标的前提下。在管理和运营方式中采用分散的自主性，增强了创新的反馈作用，充分发挥了创新的动力。因此，以业务驱动的数字档案创新管理环境应该增强创新结构设计和权力分配的灵活性，为创新活动的实施留出空间。这种有效的运作也将增加创新和知识管理系统的灵活性。增强了创新的有效性，提高了数字档案的表现功能作用。

1.2 短期与长期规划并行

系统的重要特征之一是创新的内外部条件的差异对创新运作具有强影响力，使安稳环境下创新发展的长期方案和预测会因外部环境的改变而不再有用。系统着重长时期预测的无效性，这与业务数字档案馆市场导向性强特质一样。但数字档案馆的长期规划也是其持续发展的重要方针导向。因而，业务驱动型数字档案馆应在提高短期能力的基础上，发挥系统的非线性因果作用以影响创新长时期战略规划，使创新持续具有高度的应变能力，同时关注外部长期协作网络的构建和短期协作方式的灵活性，以补偿数字档案馆资本有限性的制约影响。

1.3 发挥内部联结柔性化

注重内部各部分的相互作用联系，传统创新对专业分工和等级制度的注重加强了笔直方向的联系，但对横向交流依靠联系构成了阻止。动态可变的创新构造着重功用和业务流程的完整性，表现各专业的互补作用和协作效果；同时经过多元化的信息交流与祸合方法，使外部环境的变化敏捷在创新内部构成有用反響。数字档案馆的方案流程运作系统应加强其内部联合方法的柔性化和系统化构建，经过PMO的构建和PM的录用提高纵向操控与横向和谐的灵活性，使创新内各类资本能够有用集成，业务化的管理需要，且创新环境的柔性化演化，可提高方案系统的全面性和资本和谐效率，进而对业务管理需要做出及时反馈，提高业务绩效。

2业务驱动型管理的主要创新形式

2.1 内部关注——以内务管理方式为导向

完善的内部控制制度是保证数字档案有效运行的重要手段。内部控制系统是为数字档案的生存和发展而设计的，有利于实现数字档案的目标。内部控制的目的是合理合规的。确保在范围内实现数字档案的目标。作为数字档案馆重要的经济活动，资料不仅是数字档案的关键控制点，也是重要的业务流程。追求利润是数字档案生存和发展的基础。为了实现盈利，数字档案必须控制和降低可能的风险，并建立一个有效的内部控制系统。实践证明，加强链接内部控制是降低运营成本，提高数字档案效率的关键环节，也是提高竞争力的重要途径。内部控制制度对数字档案的生存和发展具有重要意义。

2.2 创新导向型——以外务目标与绩效为导向

创新是社会发展过程中劳动分工的产物，是在目标条件下形成的人的有序集合。事业单位创新管理环境是与外部社会、经济环境相对应的事业单位内部环境，是由事业单位创新中各要素共同作用形成的创新结构与运作管理机制的基本范式。本节将针对现有创新的相关研究进行综述，以归纳出事业单位创新管理环境的一般要素模型，为后文的项目驱动型事业单位研究提供依据。需要说明的是，当前国内外学者在研究事业单位创新时多引用创新结构的广义内涵，即创新各要素相互关联共同作用所形成的具有某种特征的创新管理与运作体系，与本文所研究的事业单位创新管理环境的实质相同；而本文研究过程中引用创新结构的狭义定义，即创新各部门或各单元的层级设计和边界界定，是事业单位管理运作的实体架构。

2.3 实现单个档案馆的馆藏数字化，建立单个数字档案馆

单个档案馆馆藏的数字化是实现数字档案馆的基础，各档案馆可根据本馆的馆藏情况进行数字化，按照数字档案馆的基本功能和要求，逐步上网运行。这部分工作的主要内容有：对多种载体形式与记录方式的档案信息如文字、图形、图像和声音等进行数字化处理；对海量的数字信息进行压缩和建立档案信息数据库；利用网络进行信息的传输。在此基础上，初步建立起单个数字档案馆。

2.4 注重事业单位数字档案馆对于事业单位业务的运用

加强与图书馆、情报部门及其他信息服务部门之间的合作。包括各部门间建立合理的信息收集分工负责制，建立通畅的内部信息交换制度，发挥各种信息资源数据库的分工建设与融合集成等。信息安全建设过程中所需要的信息资源不仅包括档案信息资源，也包括图书、情报等信息资源。信息安全的目标是要集中这些信息资源为政府行政和“一站式”服务发挥强有力的支持，只有实现这些信息资源的整合才能更好地发挥数字档案馆的作用。

2.5 实现信息资源共享，履行真正意义上的数字档案馆功能

这个阶段是利用网络互联技术，将单个数字档案馆联接起来，进行整合、延伸，组成完全意义上的数字档案馆。在高层协议管理下实现数字档案馆的全部功能，进行全国档案信息的传播、使用和管理。计算机技术在各个领域中的运用，为我们的各项工作提供了极大便利，有利地提高了工作效率，事业单位档案管理工作也不例外。档案管理数字化、信息化是信息社会对事业单位档案工作的要求，也是档案人员应努力的方向。档案管理工作与办公自动化息息相关，一篇文稿不论是从起草、修改、删减、检索和打印，还是登记、汇集统计等各个环节都离不开办公自动化，这就要求事业单位档案管理人员必须掌握和运用现代科技手段和先进管理技术，以适应现代化档案管理工作的需要。档案是历史的真实记录，记载着丰富的信息，汇集着大量的资源，利用计算机等现代科技手段整理事业单位档案，技术文件，可按照文件形成的先后顺序进行排列打印、发放，这样，对于降低文件归档、利用、查阅等工作，发挥计算机管理优势、减少手工操作以及提高工作效率将起到重要的作用。

3 结论

总之，随着信息时代的到来，对档案管理提出了更多要求。 这就要求档案管理创新以及档案管理模式现代化，从思想创新开始，提高服务意识。建立 网络管理平台和数据库，使档案管理能更好地服务于社会的进步。

参考文献

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