试论新常态下企业档案管理科学化

张宏

摘 要：随着社会不断发展，企业的档案管理也在发生着改变。档案是宝贵的信息资源，档案管理是企业对其核心资源的管理，企业档案管理科学化是必然趋势。

关键词：新常态下；企业档案管理；科学化

1 档案工作的新常态

创新是引领发展的第一动力，是建设现代化经济体系的战略支撑。要瞄准世界科技前沿，强化基础研究，实现前瞻性基础研究、引领性原创成果重大突破。企业在砥砺前行的道路上取得了不小的成就，同时也为档案工作开启了一条明确的创新之路。在党的先进的科学发展观和社会主义价值观的正确指导下，积极响应十九大创新的战略要求，企业的档案工作在创新思路、方法、理念等方面都有了正确的方向。企业的档案资料作为记录企业发展状态数据信息，其内容会随着企业的不断迅速发展壮大而越来越丰富，所涉及的范围会越来越广泛，因此，其管理难度也会相应增加，如果继续沿用传统的档案管理模式和方法，档案管理的效率和成效一定会大打折扣。所以必须响应十九大“创新是引领发展的第一动力”的创新发展观，创新档案管理工作的模式和方法，使其更好地服务于企业的运营和发展。

2 当前档案管理中现状及存在的问题

2.1 企业对档案管理的重视程度不够高

在市场经济迅速发展的冲击下，企业之间的竞争日益激烈，这给各个企业的发展带来了更大的生存和发展的压力。于是在企业运营发展的过程中高度重视生产效率和经济效益的提升，从而忽视了档案工作的重要性。这就造成了档案工作不够严谨、数据信息出现漏洞等不良现象的发生，从而影响了档案工作在企业中重要作用的发挥。

2.2 创新意识缺失

目前阶段，仍存在诸多企业未正确认知企业发展和档案管理工作间存在的紧密联系，致使档案管理资源配置严重不足，一味强调经济效益的提升，而忽视了为档案管理工作提供必要的设备支持，致使管理工作的条件不理想且环境质量不高。长此以往，企业档案管理与其发展的不协调问题也逐渐突显出来。这样一来，档案管理就无法在这一环境当中实现全面创新，严重制约了信息化管理的发展。

2.3 档案信息无法有效利用，过于被动

在档案信息的应用中，只是被动地完成信息利用，以及被动地接受信息化变革，并没有根据企业的实际开展相应工作。部分开展档案管理工作的工作人员，虽然对当前的档案管理工作有一定的认知，但是在实际工作往往力不从心，过于被动。档案管理工作的开展相对较为封闭，且管理工作人员的服务管理认知也较为薄弱，无法有效利用整体的档案信息，同时在档案信息管理中查询信息及相关信息的利用方式过于单一，在很大程度制约了档案管理工作的开展，影响信息的有效利用率。再加上基层的档案信息管理人员缺乏专业化的管理技术，无法有效利用档案管理系统完成信息实时录入以及共享相关信息资源，导致企业档案工作者每天都在利用计算机信息系统，被动地接收相关信息，但是仍无法有效满足企业的信息需求，也无法改变企业档案管理的困窘局面。

3 实现企业档案化的科学化策略

3.1 提高对档案管理科学化的重视程度

企业领导以及各级管理人员在企业运营发展的过程中要对档案工作科学化引起高度的重视。在档案工作的人员的选配上要严格要求，要有较高的专业水平和业务能力，还要有较强的责任心和执行力，更要有较强的学习力。同时还要定期对档案工作人员进行专业水平、业务能力以及综合素质方面的培训。另外，还要加强硬件设施和资金的投入力度，积极引进先进的档案管理理念和管理方法，提高档案管理的质量和水平，使其更好地为企业的稳定、持续、健康发展发挥更大的作用。

3.2 提升档案管理的信息化水平

企业在开展档案管理工作时，有效的使用信息技术十分重要。在档案管理工作规程中，有效的融入信息技术，能够实现电子档案的管理模式，在一定程度上避免发生人为的错误，进而提高工作效率。所以，企业要充分利用信息技术，档案管理工作要跟随时代发展的潮流，逐步取代纸质档案。具体来说就是企业要加强档案管理中“软件”和“硬件”的信息化水平。从软件层面上来说，企业要不断加强管理人员的信息化水平，使其掌握一定的计算机知识，能够熟练的应用计算机；从硬件层面上来说，企业要购置一些电子设施，如，高速扫描仪、电脑刻录机、大容量计算机硬盘等，这样可以有效的减少纸质的使用量，使档案资料存入电脑之中，便于更好的查询、整理、记录资料等。

3.3 统一档案管理工作标准

创建档案管理系统，将传统的纸质管理变为网络管理，使档案管理变为一个信息传输中心，对每一份档案的管理不再是传统的以案卷为单位进行管理，而是以每份为单位进行管理。所以企业有必要利用信息技术创建科学、合理的电子档案管理制度，并且统一档案管理工作标准，使档案保管的价值最大化，使查找档案及阅读档案更加方便、快捷、完整。第一，统一档案管理系统、数据格式结构、档案著录格式。创建档案管理信息系统，使所有档案的运作都根据此系统进行运作，每一份档案都要经过档案管理信息系统进行控制、查阅、传递和归档，对档案进行全程跟踪。第二，运用信息技术创建统一的计算机管理系统。档案管理工作人员可以利用信息技术将档案信息输入系统中，每产生一份文件，都要经过一系列的过程对其进行著录，使每个环节都可以根据流程正常开展，从而创建一个统一的计算机管理系统。

3.4 档案管理工作的科学化发展

首先，推进管理工作的规范化发展。在实践过程中，应当与档案数字化的具体需求相结合，对档案数字化的标准、流程以及工作规范予以合理制定，以免数据信息在档案数字化中流失亦或是被泄露。其次，组建电子档案接收应用系统，始终将具体的规范作为参考依据，完成电子文件收集与整理等方面的工作。再次，对各项档案信息化管理机制予以补充和完善，对企业内部各个部门职责与义务加以规范与明确，为档案管理信息化工作的发展奠定坚实的基础。最后，高度重视物力与财力的投入作用。应积极配备计算机、光盘以及扫描仪等先进的设备，并且对档案管理软件以及系统进一步开发，确保档案能够自动化地立卷并排列，以更好地落实档案业务与管理工作。

3.5 企业档案利用和服务模式的健全

在企业档案工作开展的过程中，档案的利用与服务发挥着重要的作用。而积极开展档案利用和服务工作，也是企业档案管理部门以及相关工作人员的基本责任。其中，档案利用所指的就是利用人员通过查阅或者是借阅等途径对档案进行使用的活动。对企业档案利用制度进行制定的过程中，应结合文件密级确定出档案审批工作的具体流程，进而达到利用人员的实际需求。而档案服务则是档案管理部门借助不同于传统档案利用的全新理念，积极开展不同类型的档案服务，确保企业文化与知名度的提高，不断增强工作人员对于企业的认同感。

4 结语

随着各行各业的不断发展，传统的档案管理观念和模式已经不能够适应企业的发展需求，档案管理成为企业管理中的重要组成部分。所以，企业要重视档案管理工作，认识到其重要性，并且在档案管理工作中不断的创新管理观念和方式，建立完善的管理制度，采用现代化手段提高档案管理工作的效率，进而使企业健康持續的发展。

参考文献

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