基层单位人事档案管理工作开展策略探究

张杰

摘 要：在一个基层单位中，人事档案是非常重要的一个载体，它记录着基层事业单位所有工作人员的重要信息，对一个人能否适应岗位有着决定性的作用，也是评价一个员工能够创造价值的标准。因此，我们应该特别重视工作人员的档案管理工作，它可以帮助相关的部门了解每个员工的个人信息和工作业绩，在调整工作和颁发年终奖的时候更是起到了不可忽视的作用。但是，就目前来看，人事档案管理中还存在着一些问题，本文就对这些问题进行了分析，并给出了提升人事档案管理水平的一些策略。

关键词：基层单位；档案管理；提升策略

现在有好多档案管理的工作都应用到了互联网信息技术，为了提升档案管理的工作水平，使各个工作环节的工作有秩序的开展，我们运用一系列措施，保证档案管理的规范化和制度化。本文主要结合现代新形势，详细探究了档案管理现代化的不足之处，并给出了一些策略，使以后的工作开展得以完善和提高。

1 现阶段的基层单位人事档案管理工作情况

1.1 档案材料的质量低下

我们管理人事档案的最终目标是想全面了解单位员工的信息，也是我们挖掘人才最主要的方式。但有好多基层单位的人事档案材料很是单一，对每个人的经历经验和能力的描述都十分类似，不能准确的反映一个人的能力，相关的管理人员也不能通过这些资料准确判断工作人员的实际情况，这让档案管理发挥不了任何作用。甚至还有一些人员伪造档案的内容，单位在接受个人档案时也没有认真辨别，存在一定的水分。

1.2 信息化管理水平低下

档案管理的信息化得到了互联网信息技术的良好支持，可有些管理人员的观念没有及时更新，以及工作水平不高，致使现在基层单位的人事档案管理工作仍旧停留在人工或者半人工的状态，信息化的管理水平比较低。有的基层单位只是把档案的一部分录入了电脑，当需要更详细的信息的时候，就得通过手工查找，可想而知这种管理方式的效率是很低的，而且浪费了很多不必要的人力。

2 提升基层单位人事档案管理工作水平的策略

2.1 提高档案材料的质量

首先，我们要能够保证材料的真实性，基层单位在接收人事档案的时候，要采取一些措施对入职人员档案的真实性进行核实；其次，一定要保证材料的完整性，不但要反映出工作人员的学习和工作经验之类的基本信息，而且还要运用别的附加材料反应一个人的性格特征和爱好专长，要达到通过查看人事档案就可以大致的掌握一个人的能力情况。基层单位的领导要对人事档案的管理工作提起足够的重视，建立完善的规章制度，让档案管理人员按照要求去精细分类，并且做到及时补充档案的内容，从而提高管理人员的工作水平。

2.2 提升人事档案管理的信息化水平

基层单位增强建设网络基础设备，使人事档案管理的信息化水平得到提升。单位的领导更是要更新陈旧的思想观念，充分运用网络信息技术对人事档案进行管理，经常组织培训，丰富档案管理工作人员的理论知识，提高信息化的管理技能，提高管理工作质量。这样不但可以节省大量的人力，还可以增加档案的使用年限，减少了对损坏问题的担心。在需要了解单位工作人员的详细信息时，通过网络搜索便可以快速得到工作人员的具体信息，及时又有效。

2.3 提高档案管理人员的专业素质

基层单位在进行档案管理人员的选择时，要有基本的选拔要求，不但要遵守国家法律法规，有良好的道德品德，爱岗敬业，保守单位的机密材料，而且还要具备专业化的档案管理基础知识，积极开展档案管理的工作。人事档案的管理人员要不断地钻研学习专业技能，提升自身的专业素质和管理工作的水平，改善专业性不够的问题。另外还要定期进行专业知识的培训，学习最新的政策和文件，充分了解基本的业务知识，提高管理意识和技能，顺应新形势发展的趋势和发展需要。

2.4 加强对基层单位人事档案管理工作的督查

基层单位的上级主管的部门和档案业务部门应该增强指导人事档案的管理工作，把它作为工作的重要内容，常常去基层督查人事档案管理工作人员的工作，结合工作的实际情况作出相应的表扬或是批评，对一些不足的地方要提出完善的建议，及时反馈群众的意见及要求。档案业务部门要和组织管理部门进行长期合作，加强对人事档案管理工作人员的培训，积极组织他们去参观学习先进的基层人事档案管理的单位，借鉴他们的方法，从而有效促进业务管理水平的提升。

2.5 重视对人事档案管理方法的创新

在现代人事管理的不断改革下，陈旧的人事档案管理模式明显已经有所落后，因此，我们应该及时创新人事档案的管理方法，提升基层单位人事档案管理的工作效率。

3 新形势下档案管理工作现代化的重要性

在新形势的大背景下，档案管理工作的现代化有着非常重要的意义。一是可以有效实现信息的互通，促进管理工作人员和档案资源使用者的沟通，给档案资料的查阅和利用提供了便利的条件。对于广大人民群众所遇到的多重困难及困惑，都可以进行及时的信息交流。二是便于管理部门作出相关决策。通过参考查阅历史资料记录，经过认真的分析和探究，再结合实际的档案管理工作情况，制定解决的方案提高决策水平，使档案管理的各环节的工作得以顺利的开展。三是可以更好的为流动人口提供服务。准确把握流动人口的数量、方向等具体情况，而且还可以有效实现资源信息的交流和互动，建立信息交流的平台和系统，避免工作中容易发生的一些疏漏，提高档案管理的水平。

单位的档案管理工作人员应加强服务水平，给那些档案资料的使用人员提供更加周到热情的服务，增加使用人员的满意度。创建完善的档案管理服务的信息平台和系统，给大家查阅档案资料提供便利。同时，要重视对档案资料的查阅和利用，并且进行及时的汇编和整理。方便使用人员高效便利查阅相关的档案资料，使档案资料的利用价值得到最大程度的提升，以便于给档案管理的各项工作的顺利开展提供有效的参考和依据。

4 结束语

综上所述：通过以上的分析发现我国现阶段的基层单位人事档案管理的工作对适应我国的单位改革还是有很大差距的，对基层单位的人事档案管理方式进行改革和创新已经是到了刻不容缓的地步。因此基层单位必须要重视这一项工作的开展，制定完善的人事档案管理系统，提高人事档案的信息化水平和管理工作人员的综合能力，合理有效地利用人才资源，以便更好的为基层单位做好服务工作。

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