干部人事档案的探讨

辛敏思

摘 要：干部人事档案是记录个人主要经历，政治面貌，品德作风等情况的文件材料，在人生的重要时期起到佐证和参考作用。随着干部人事档案改版、干部档案核查等工作的开展，机关、事业单位越来越重视人事档案管理，规范干部人事档案材料的归档、装订、改版，成了人事干部的重要工作之一。

1 人事档案的意义及重要性

1.1 人事档案的历史意义

我国人事档案具有悠久历史，从商周萌芽，到汉代起源，经历唐宋元明清的初步发展，经历了最初的雏形发展并逐步丰富完善起来，成为我国乃至人类社会的一笔宝贵财富，这些文化遗产为后人了解历史、研究历史提供了丰富翔实的素材。

它是记载着我们人生经历的一份完整的历史记录，借助档案，我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。

1.2 干部人事档案的重要作用

毛主席曾说：“性命可能牺牲，档案文件是不能丢掉的；任何时候都要注意保护档案文件，因为它关系到人们的命运和前途”。人事档案，从个人身份上分为干部和工人档案，所有统招的大专以上学历毕业生毕业以后，在档案记载上都被认定为干部，否则被认定为工人。干部档案一般从高中或大专时期开始建立，记录了个人学习、党团等经历，包括学籍档案、成绩单、党团、奖惩材料等。在参加工作后，记载着个人的工作历程，包括考核鉴定、专业技术职称晋升、奖励处分、工资级别变动以及职务任免等材料，这些都作为考察和了解干部的重要依据，是研究干部工作规律的重要资料。此外，它还是维护干部合法权益的可靠凭证，是党和国家的宝贵史料，也是垂训后世的高贵财富。

为了对干部人事工作起到规范、检查、监督作用，干部人事档案统一由单位人事组织部门管理，是人事工作中的重要环节之一。组工干部在日常管理和归类整理必须要按要求规范整理、及时归档，不得擅自涂改、弄虚作假，要做到严格审核，确保档案材料来源真实可靠、内容真实准确。

2 干部人事档案的管理

2.1 档案材料收集和审核

为了使人事档案能够适应干部工作的需要，要经常通过有关部门收集干部任免、调动、考察考核、培训、奖惩等工作中新形成的反映干部德、能、勤、績的材料，充实档案内容。

人事档案材料进行归类入档前，必须经过认真的鉴别，属于归档的材料应完整齐全，对象明确，手续完备，经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归入干部档案，并做到完整、真实、及时、规范等四点要求。完整，是要将记载干部本人德、能、勤、绩、廉的各方面材料收集齐全，使干部档案能够反映干部本人的基本面貌，收集到的每份档案材料要齐全；真实，是指档案材料须文字清楚，没有涂改造假，没有与实际情况不符合的信息；及时，是在开展档案工作过程中，要随时注意收集需要归档的材料，做到随办、随收、随审、随归；规范，是要保证档案材料收集归档工作质量，归档的材料必须属于同一立卷对象，是《收集归档规定》确定的归档范围内，并办理完毕的正式材料。组工干部在收集档案材料的同时，也需做好材料审核工作，认真核实每份归档材料上的姓名、出生日期、参加工作时间、入党时间、民族、籍贯等自然情况是否与档案其他材料记载一致。凡经鉴别确认不真实的材料以及未经组织查证核实的材料，要清出处理。此外，在收集档案材料的过程中，如发现材料有出现破损、残缺、大小不一致、虫蛀等现象，须用档案专用宣纸补缺，防止材料进一步破损。

2.2 档案的保管和保护

根据安全保密、便于查找的原则要求，对干部档案应严密、科学地保管。档案保存得是否妥当，关系到档案寿命的长短，因此，档案库房要做到隔热防潮的效果。另外，为避免档案在保存中受到损害，更要对档案进行防火、防潮、防尘、防鼠、防盗、防光、防虫、防水等“八防”的措施处理。就广东省而言，属于热带和亚热带季风气候区，每年三、四月属潮湿霉雨天气，在此月份内应注意做好档案的防潮工作，可通过机器进行除湿，保持档案室内干燥。对于存放已久的历史档案，虫害是最严重的危害之一，常见于离退休干部的档案中。档案害虫能通过库房的门窗缝隙等进入库内，也会在档案的收集、整理、利用的过程中带入，其破坏的形式主要是啃咬，使档案残破，另外，害虫的粪便及其它排泄物还能污染档案，使纸质档案沾粘在一起，所以档案害虫是破坏档案材料的大敌。要减少档案害虫对档案造成的危害，需要定期地抽查，如发现虫害，即立刻要对档案进行消毒杀虫处理，对刚接收进库的档案进行认真检查，带有害虫的档案要必须做好消毒杀虫才能入库。做好防虫工作，在档案柜里放置防虫药，将出现虫蛀的档案与其他档案分开存放，定期更换防虫药，防止害虫滋生蔓延。

3 人事档案的转递

干部人事档案转递工作是在干部工作调动、辞职或职务变动后，人事档案管理部门将其档案转给新的主管单位干部人事档案部门。人事档案的转递，应符合合格、及时、安全、规范四点要求。转递的档案要按照干部档案审核整改的要求，制订干部人事档案质量标准。档案转出单位要按照标准，把握信息准确、材料齐全、手续完备、整理规范的要求，对需要转出的干部档案严格进行审核，对不符合要求的档案认真进行整改，不得扣留材料或分批转出。对有调动或职务变动的干部，在其新单位考察结束后，由新单位提供“干部档案转递通知单”，将档案移交至该单位人事档案管理部门；辞职的干部档案，应在干部本人办理离职手续后，及时将其档案移交到当地人力资源市场保管。办理人事档案转递时，档案必须严密包封，通过机要交通转递或派专人送取，严禁邮寄或交干部本人自带，对个人携带档案的，档案管理部门应拒绝接收。转递时须按规定填写“干部档案转递通知单”的项目，并详细登记，收到档案的单位，经核对无误，在回执上签名盖章后退回。

4 干部人事档案工作存在的问题

4.1 缺少专职档案工作人员

目前，部分机关、事业单位人事档案管理都是以人事部门兼职开展，缺少专职负责档案的人员，导致档案材料不能及时分类归档，容易造成档案材料保管不全、缺失损坏等现象。兼职人事档案干部存在缺少档案工作专业培训、人员不固定等问题。组工干部在进行档案改版时会发现，很多档案编排杂乱无章，不按规定类别归档，且档案装订工作不严格，部分档案材料中出现多次打孔，材料内容字体被裁切等现象，这是因为从事档案工作的干部没有经过专业的档案培训或没有严格按照干部人事档案整理工作要求进行科学规范的整理。

4.2 缺乏科学化管理

现时干部人事档案管理方式都是以纸质档案保管为主，缺乏科学化管理。纸质材料易造成损害，长久保存会出现纸质发黄、字迹变浅、内容模糊不清的现象，也会容易引起虫蛀、潮湿等，使档案材料受到损坏。

5 解决措施和建议

根据存在的问题，就此提出以下建议：

（1）设立专职负责管理档案人员和部门，使档案材料能做到及时整理归档，严格管理干部档案，注意保密，不让无关人员翻阅，不随便将档案调离档案室，做到规范操作程序、提高档案质量。在未配置专职档案人员的情况下，兼职档案管理工作人员需对档案进行翻阅、借调时，应做好登记，以便明确档案材料的去向及用途，同时也能让档案工作人员对档案管理负责，起到监督管理作用。

（2）引入信息化的管理系统，把现有纸质的档案材料录入或扫描存入电脑，做好备份工作，备注干部的年龄、学历、专业、职称、职务等信息，分类分档存放，有效提高档案的利用率，使档案工作更完善、更方便快捷。

注释

1.档案保护

2.干部档案工作条例

3.人事档案管理工作

4.浅谈人事档案的重要性