浅谈公安信访档案的特点与管理

公安信访档案是公安机关根据《信访条例》、《公安机关信访工作规定》等规定，在办理人民群众来信、来访问题的过程，接收以及直接形成的以文字、图片或影像等形式存在的真实记录。公安机关受理的信访事项为信访人对本级公安机关及派出机构和民警的职务行为反映情况，提出建议、意见或者投诉请求等信访事项。例如，公民A因受到他人非法人身伤害向公安机关报案，后公民A认为公安机关在办案过程中存在执法不公的情况，于是向公安机关信访部门反映该事项。公民A信访时提供的反映事项的材料即为信访原始材料，公安机关对信访事项的登记、转办、受理、办理、答复、复查、复核等一系列过程中所产生的材料均为公安信访档案应当收集的材料。这说明公安信访档案立卷是以信访人开始信访为起点，以公安执法活动本身为诉求，以案结事了为终点。公安信访档案作为一种档案，必然具有一般档案的共性，也有着其自身的特点。

1 来源和形式的自主性

公安信访档案与公安案件卷宗档案虽然都是公安机关履职过程中产生的，却不是直接的执法过程中产生的。公安案件卷宗档案是公安机关在处理客观存在的违法行为时直接产生的，不容信访人自主选择。而公安信访档案的产生是信访人由于牵涉治安、刑事、行政等案件与公安机关产生法律关系后，对公安机关的处理存在异议时，而自主决定信访的，信访材料是信访人自行撰写的，纯粹的主观行为，即使没有充分的证据支持，只是信访人对公安执法行为的主观感受不满意，其即可向公安门户网站，电话、信访窗口等渠道向公安机关信访。信访材料的形式也丰富多样，最常见的是以信件为主，其他的如口诉后由公安机关代为登记 ，或是提供照片、U盘、光盘，有的信访材料几种形式兼有，完全由信访人自行决定，具有充分的自主性。

2 公安信訪卷宗的特定完备性

公安信访材料必须是针对公安机关或民警的职务行为，才属于公安信访管辖的范畴，具有很强的特定性。公安机关信访部门在收到信访人提供的信访材料后，会逐一进行甄别，对于依法应当通过法定途径解决的信访事项、依照有关法律、法规的规定管辖，15日内出具不受理信访事项告知书依法导入法定程序办理，不启动信访程序。对属于公安机关受理的信访事项，应当启动信访程序。信访程序通常由县级公安机关启动，信访程序包括登记、受理告知、办理、信访答复。信访人对于公安信访答复不服的，可向地市级公安机关或县级人民政府提出复查请求；对信访复查意见仍不服的，还可向省级公安机关或地市级人民政府得出复核请求。换言之，一旦启动信访程序，就必须按《信访条例》规定时限60日内办理并答复信访人。这些信访活动体现在一份完整的信访卷宗材料上，就包括了信访人提供的原始材料、公安机关登记表、受理告知书、转办警种部门的转办函、警种部门办理情况反馈报告，处理信访事项答复意见书以及送达凭证等，缺一不可。一旦缺失其中任一材料，就说明该信访事项在办理程序上不完备，存在可能需要追究相关部门或人员责任的情况。

3 公安信访卷宗的弱法性

公安信访卷宗与公安案件卷宗相比具有较弱的法定性。公安案件卷宗档案是根据治安、刑事、行政等法律规定下进行收集整理的，在行政处罚、案件诉讼等法律活动中起着关键性作用，而公安信访活动的最大法即《信访条例》，属于行政法规，公安信访不直接参与执法活动，公安信访卷宗法定属性较弱。两种档案材料在法律上的强弱之分其实也正体现了两项工作的区别与关系。公安信访工作是公安工作的“晴雨表”，通过对公安信访档案材料的整理与分析，能够及时灵敏的反映出公安工作的成效，人民的满意度。正是由于公安信访的弱法性，门槛低，近年来，公安机关在畅通信访渠道上下了较大功夫，开放了公安公众服务网、便民服务热线、统一规范全国公安信访接待窗口，鼓励律师参与和代理信访案件，目的就是为了更好接收人民群众的来信来访，为规范公安工作提供更有力的监督。

基于公安信访档案兼具一般档案的属性，又具有自身的特殊性，参照普通档案的管理，公安信访档案的管理分基础工作和利用工作两部分。

一是公安信访档案基础管理。公安信访卷宗从立卷到归档，是完全依托信访程序而设立，归档顺序就是一个倒序的完整的办理信访事项流程图。即信访人提供的原始材料在卷宗最下方，接着往上分别是调查处理材料、转办函、受理告知、信访事项回访表，处理信访事项答复意见书、办结情况报告。在这个过程中，信访流程的每一步均需要领导审批签字，送达的文书还需要收集送达凭证，目的是为了确保信访人切实收到文书，也为后期信访复查、复核时限参考使用。公安信访档案实行一事一卷。若属于同一信访事项，信访人重复信访的，不再重复立卷。若同一信访人反映多个诉求同属同一案件的，仍立一卷；多个诉求且不属同一案件的，则立多卷。这种立卷管理模式，能够有效避免重复信访、一信多投导致的重复工作，有利于引导信访人通过信访答复、复查、复核三级程序逐级信访，规范信访秩序。

二是公安信访档案信息利用。为了充分挖掘公安信访档案的数据信息，进一步服务公安工作，公安机关对公安信访档案也实行信息化管理。信访信息系统也是根据信访流程建立，信访流程和文书均在信息系统中生成，并硬性要求上传对应扫描的纸质文书后才可进入进一步骤，这就从源头上实现了信访档案的电子信息化，确保纸质和电子档案同步生成。同时，为了避免信访人重复信访导致数据重复问题，系统增加判重功能，大大减轻了信访部门的工作量。在这样的流程管理下，原始数据可以有效和充分地录入，数据查询统计功能也得以发挥到极致，在庞大的信访数据下，信访系统可以高效快捷地分析出当地信访动态和预警，为管理决策提供有力地数据和信息支撑。

作者简介

李莉（1986--），女，汉，福建省福鼎市人，本科，毕业于山西财经大学；现有职称：助理馆员；研究方向：档案管理。