对中医院文书档案管理的几点认识

周辉

摘 要：中医院文书档案管理工作是衡量其档案管理水平的重要标准，是档案存在的基础性工作，更是中医院重要资源的发生地，其管理工作的好坏直接影响到中医院档案资料的完整性和使用效率等。因此，需要加强中医院文书档案管理的标准化和规范化，才能在保证文书档案资料完整性的同时，提高其使用效率，促进中医院的建设与发展。

关键词：中医院；文书档案；管理

中医院文书档案管理工作是其管理工作中的重要组成部分，能够促使医院的档案管理工作逐渐走向标准化、制度化和科学化。可见，加强文书档案管理的管理质量和效率，对于中医院的和谐、稳定、长久发展具有重要意义。故此，本文首先分析中医院文书档案管理存在的不足，而后分析其优化策略，以此改善中医院的文书档案管理工作。

1 中医院文书档案管理存在的不足

第一，文书工作与文书档案管理工作在衔接上存在问题。中医院的文书档案管理工作中，大多数文书工作与档案管理工作分开执行，这就造成文书工作与档案管理之间的衔接出现脱节。主要是由于文书工作人员对文书档案管理工作不够了解，而档案管理工作人员与文书工作人员之间的沟通较少，导致双方在文书工作与档案管理工作的衔接上没有达成一致。第二，中医院文书档案使用效率较低，没有发挥出文书档案在中医院发展中的作用[1]。虽然有很多的中医院已经引进网络技术和计算机技术开展文书档案管理工作，但是并没有完全发挥出网络技术和计算机技术在档案管理方面的优势，尤其是在文书档案的使用方面，信息技术并没有发挥出优势和作用，导致中医院文书档案的使用效率较低，影响文书档案管理工作的发展，并影响医院的发展和科研工作的落实。

2 优化中医院文书档案管理的策略

2.1 加强领导对文书档案管理的重视

只有领导重视文书档案的管理工作，才能保证其基础设施的建设满足管理需求；同时，只有领导了解文书档案管理工作，才能确保管理制度的落实，并促使各部门工作人员正确认识文书档案管理工作，高度配合，共同完善文书档案的管理工作。中医院领导对文书档案管理工作的重视，能够促使相关部门为档案管理工作选择有专业能力、良好综合素质的工作人员，并增加资金投入，从技术、文书档案管理设备、人员培训等方面做好基础性工作，并通过相关的制度提供工作人员的积极性；同时，因领导对文书档案管理工作的重视，能够加强各科室之间的联系，强化沟通、协调效果，促使中医院文书档案管理工作顺利开展，且有利于提升其管理水平。中医院的文书档案管理工作中，领导的重视在其中占据重要地位，需要领导从中医院的发展等方面认识到文书档案管理的重要性，并重视其管理质量和效率，才能提升其管理水平。

2.2 明确文书工作与文书档案管理工作的关系

在中医院中，文书工作与文书档案管理工作有着极为密切的联系，文件是档案的基础，而档案则是文件的归宿，做好文书工作则是做好文书档案管理工作的重要条件，文书工作质量直接影响着其管理工作质量。因此，需要在工作中强化文书工作人员的档案意识，强化档案管理工作人员的指导与监督作用。文书工作人员需要严格按照管理制度执行工作，做好文书的收集和整理等工作，并保证文书的及时性、完整性和准确性，对其进行科学的分类，促使文书材料之间形内在联系[2]。文书档案管理工作人员则需要认识执行相关的归档等制度，关注文书材料的收集和整理等工作，按时接收文书档案，对于新接收的文书档案要认真核对，不合符规定的文件要将其返回，重新进行整理后归档保存；同时，按照文书档案管理期限表等确定其价值，并按照其使用制度等开展档案检查和借阅等工作，保证借阅的档案能够及时归档，并做好文书档案的保护以及统计工作。

2.3 实现数字化的文书档案管理

随着信息技术在各行业中的广泛使用，部分中医院也将信息技术引入文书档案管理工作中，利用计算机处理庞大信息的高效性简化相关的管理工作，节约文书档案收集、整理以及归档等工作的时间，有效提高工作效率。同时，使用计算机以及光盘等检索工具，结合网络平台，不同经过中医院文书档案管理部门授权的人员可以快速、便捷的查询到所需的档案材料，从而提高文书档案的借阅效率，丰富文书档案的借阅方式。中医院实行数字化的文书档案管理工作，是档案管理发展的必然需求，也是中医院进步和发展的趋势。因此，中医院文书档案管理工作中，需要结合医院以及文书档案管理的实际需求，在实现数字化管理的同时，不断完善其数字化管理模式[3]。

2.4 加强文书档案管理的基础工作

作为中医院的文书档案管理工作人员，需要从岗位的实际情况出发，树立自身的服务意识，认真做好文书档案的收集、整理、归档以使用等基础性工作，充分发挥出自身岗位的作用，提升文书档案管理水平。在中医院的运行中，其重要、有价值的文书档案大多来自于关键业务科室，因此，文书档案管理工作人员需要积极与各科室的工作人员进行科通，结合文书档案管理的需求和管理工作的发展等，定期对各科室的负责文书档案管理工作的人员进行培训，提高其对文书档案管理工作的认识、提升其管理能力，进而提升各科室文书档案的收集、整理等工作的质量，保证中医院文书档案管理工作渠道的有效性，从而发挥出文书档案管理科室在医院发展、科研等工作中的意义。

2.5 做好文书档案的归档工作

中医院文书档案管理工作不仅工作量大，且涉及的范围较广，为实现统一的管理标准、规格，提高管理质量，可以重點从以下两个方面加强工作：第一，建立并完善相关的规章制度。中医院的文书档案管理工作需要认真贯彻执行《档案法》，以此为依据建立管理制度，使文书档案管理工作有据可依。将岗位职责、归档整理、保管、借阅等作为建立文书档案管理制度的重点内容，保证文书档案资料的完整性和管理质量、效率等。第二，把握好文书档案的归档质量。首先，做好材料的归档工作，严格按照文书档案的管理制度执行工作，对于中医院的文书类档案采取定期收集、整理、归档的方式做好归档工作。其次，做好零散文书材料的管理工作，主要是将工作重点放在为经过各部门文书处理的重要资料方面，做好其收集和整理工作。最后，切实保证文书档案的整理工作。文书档案在收集、整理和保存中需要做到分类明确，准确划分文书档案的管理期限，区分的标题要简单明确，将文书档案有序排列起来，确保档案目录清晰、准确，并将其装订整齐[4]。

3 总结

中医院在完善文书档案管理工作的过程中，需要结合自身的实际情况来制定策略，从文书档案管理的基础工作做起，加强领导对文书档案管理的重视，加大管理工作的人力和物力投入，保障文书档案管理工作的基础设施建设，进而逐渐优化其管理质量和效率，提升文书档案管理水平，为中医院档案管理工作的全面发展奠定基础。

参考文献

[1]黄建华.探讨医院文书档案管理工作中存在的问题及对策[J].北方药学，2013，10（07）：151.

[2]周灿.论档案“双轨制”管理在医院文书档案管理中的利用[J].兰台世界，2017（20）：77-79.

[3]李桂萍.新时期医院文书档案管理工作办法研究进展[J].实用心脑肺血管病杂志，2017，25（S1）：219-221.

[4]李静.我国医院文书档案管理的现状和改进[J].上海第二工业大学学报，2017，34（02）：151-155.