浅析事业单位档案管理中存在的问题及对策

王琨

摘 要：档案管理是一个较为繁琐并且严谨的工作，档案的歸档和分类还需要按照一定的逻辑进行操作，事业单位的发展也需要全方面的支撑，那么档案管理在其中也凸显了重要的作用，档案的利用在政治、经济、文化角度来看都是一个事业单位不可分割的部分。本文以事业单位为论文背景，以档案管理作为切入点集中论述事业单位档案管理中存在的问题以及相应的对策。

关键词：档案管理；事业单位；分类管理；文件检索；

从古代开始，在朝廷就有设置档案管理这个职位，最早可以追溯到书写记载历史的“史官”，而史官在书写历史时就要根据各类文献综述来作为参考，列出时间轴，进行历史事件的书写，以确保数据和史料的准确性，我们可看出档案管理从古至今都有着重要的参考价值和历史地位，那么在新时代的今天，我们要如何应对事业单位档案管理中存在的问题及对策呢？

档案管理并不止是字面上的档案馆的管理，还需要涉及到事业单位平时文件的拟写、运行、归档等整个管理流程中。事业单位也可以根据材料的存档情况来检索到相关的全部文件，为整体工作的科学性、合理性、准确性奠定了基础。

1 针对各类档案分类和归档

作为事业单位的档案管理者，档案管理中最常见的一个问题就是关于档案的分类，档案的分类不是简单的贴贴标签，放置是在固定位置。而是需要一定的分类逻辑，再经过立卷归档、编号上架，档案数量越大的事业单位越是需要更精准的分类逻辑才能确保检索出指定档案的时间。

1.1 针对档案管理中“分类”的问题

当我们拿到一份材料时，我们遇见的第一个问题就是如何进行分类，我们可以根据以下参考逻辑来分类：

了解文件档案中的具体内容，对于文件档案有一个大致的客观印象；

文件档案中的内容要符合国家相关的法律法规、规范标准、不得有残缺差漏的内容，保证文档的科学性和完整性；

根据文件档案的性质进行分类，或者根据文件档案名称的首字母进行排序；

有效的区分出不同等级的文件档案：

根据文件档案的重要性、长期的文件档案、短期的文件档案，以时间轴的逻辑或重要性大小的逻辑进行整理分类。

1.2 针对档案管理中“归档”的问题

“归档”的含义就是根据科学的方式将零散无序的或者需要进一步系统化整理的文件、材料、档案来组织成有序的单位，使文件提高可利用的环节整理的有效过程。简而言之也就是如何将文件转化成档案的过程。

我们在做档案管理使遇到的第二个问题就是“如何科学有效的进行文件的归档？”那么针对这个问题，我们可以选择将这些无序的文件材料变得有序化、系统化。那么有序化的归档就是指要将文件材料按照一定的规律、逻辑进行文件的编排，使得文件材料脉络明细，清楚易懂。系统化的归档则是指整理文件时要按照文件材料的来源、重要程度、形成时间、文件形式等特点，对文件进行基本的组合、排列、编目、上架形成有序的档案管理体系。

通过有序化和系统化的归档使得文件材料之间获得某种有机联系，使这些材料更容易的被检索出来并且反映出文件材料的内涵。

2 针对各类档案的借阅

各类档案在上架和归档后，会有事业单位的人员或外来人员进行借阅，那么在借阅的流程中是容易出现问题和漏洞的，因此我们针对各类人员借阅档案可以指定出相应的流程，并且档案管理人员根据此流程进行严格执行。

2.1 本单位人员借阅档案

流程：（1）借阅人本人提出书面申请（2）办公室主任进行审核（3）借阅人本人的主管领导签字批准（4）档案管理人员检索相关档案（5）借阅人本人填写借阅登记簿（6）借阅人填写档案借阅使用反馈（7）档案管理人员填写归还归档文件

2.2 外来人员借阅档案

流程：（1）借阅人持有事业单位的介绍信到事业单位的档案管理室申请档案借阅审批单（2）亲自填写档案借阅审批单（3）办公室主任进行审核（4）主管领导签字批准（5）档案管理人员检索查找（6）借阅人本人填写借阅登记簿（7）借阅人填写档案借阅使用反馈（8）档案管理人员填写归还归档文件。

3 针对各类档案交接、统计

在进行了基础的整理、查阅后，我们还要考虑到一个档案管理的角度，就是档案管理人员的人事变动，例如管理员出现了人事调动、换班、产假、年假等情况。因此针对这类问题，我们可以选择以下办法和措施进行解决：

1）事业单位的档案管理人员根据事业单位所规定的档案归档范围，统一进行文件材料的形成、收集、保存、归档并且要确保文件材料完整没有缺失部分。

2）档案管理人员要根据不同档案的特点进行不同归类，并且记录好每一份档案的归档日期和纸质文件的归档位置。

3）档案管理人员每年对应当对现有的档案进行重新整理，确保档案的数量准确无误，档案内材料齐全。

4）档案管理人员在进行产假或年假时，提前分配好值班人员，避免工作时间出现“无人值班”现象。

5）档案管理人员按档案立卷要求进行立卷，并且编制档号，设置案卷目录和各类检索工具，使档案处于一种可被检索到的状态

6）做好档案的统计、入库、安全这一流程，并且充分利用好档案的特点，再进行各类档案的汇编，将档案信息进行二次加工，使之价值型大大提高。

4 针对各类档案的鉴定和销毁

如果事业单位的员工离职或是曾经的某些资料记载有误或需要重新记录和统计，那么针对这类需要重新鉴定和销毁的档案，我们应该如何做呢？下面所设想的流程可以解决这种问题：

流程：（1）档案管理员或相关人员提出档案销毁的申请。（2）办公室主任对档案进行核查。（3）主管领导签字批准。（4）由主管领导、档案管理人员、办公室主任、该档案相关工作人员共同组成“档案鉴定小组”来统一鉴定。（5）档案管理人员根据鉴定结果每个项目进行在册登记。（6）事业单位最高领导同意批准重新记录或销毁。（7）档案管理人员和相关部门人员2位一起协同销毁档案。（8）档案管理人员重新检索该档案，将留底全部清空清册。（9）档案管理人员将销毁时间和销毁内容准确记录，记录在工作日志中留底封存

以上就是笔者对于事业单位档案管理中存在的问题以及解决对策的全部内容，在这个互联网覆盖的时代，事业单位的档案管理将会遇到更多的问题和挑战。

参考文献

[1]陈智为.王英玮.档案管理学（第四版）[M]北京：中国人民大学出版社，2015.

[2]石磊.虞巧灵.企业文书与档案管理[M]南京：华中科技大学出版社，2011.

[3]邓泽民.档案管理实务[M]北京：科学出版社，2010.

[4]王英玮.专门档案管理（第三版）[M]北京：中国人民大学出版社，2017.